商务英语便函的写作方式memo格式

商务英语 memo 写作方式例子：Pearson Co.Ltd MEMO To: John Carter, Regional Sales Manager From: Mary Walden, National Sales Director Date: 29 March 2004 Subject: Annual Sales Conference This year's Annual Sales Conferences will take place in our London Branch from 3 April to 8 April. Please book your flight in advance and we will meet all your expense during your stay there. (今年的年度销售大会将于 4 月 3 日至 4 月 8 日在我们伦敦分公司举行。 请提前预定航班。您在此期间的所有开支将由我们支付。) 通过上面的列子可以看出 memo 通常包含一下几个部分： 商务英语 memo 写作格式： 公司名称： 收函人姓名(和职务)To： 留言人姓名(和职务)From： 留言日期 Date： 便函主题 Subject： 正文： a.公司名称：因为大部分 memo 都是用专门的公司用纸书写，因此上面 会有公司的名称，电话等。如果没有你可以把它们打印出来。 b.To:指这个 memo 是写给谁的。 c.From:指这个 memo 是谁写的。 d.Date:指的是写这个 memo 时的日期。日期按照影视英语的写法要先 写日子，然后是月份和年。这里需要注意月份的英语单词应该是拼写出来。 在较为正式的场合下，月份通常不用阿拉伯数字，也不能缩写形式。 e.Subject:指的是主题，即这个 memo 主要是说哪方面的事情。这个单 词可以缩写为 Sub。主题有时候也可以用 Re:来表示。 Re 是 regarding 的缩 写，即这个 memo 是关于什么内容的，也就是主题，它就等于 subject。 f.正文：即这个 memo 的具体内容。 商务英语 memo 写作方式：几个问题 1. 这个 memo 是谁写的?她的职务是什么? 2. 这个 memo 是写给谁的?他的职务是什么? 3.指这个 memo 是什么时候写的? 请写出年月日。 4.这个 memo 的主题是什么? 答案： 1.这个 memo 是 Mary Walden 写的，她的职务是全国销售总监。 2.这个 memo 是写给 John Carter 的，他的职务是地区销售经理。 3.这个 memo 是 2004 年 3 月 29 日写的。 4.这个 memo 的主题是年度销售大会。 Memo 根据它的用途可以分为指令型、通知型、建议型和报告型等。 商务英语 memo 写作方式：通知型 Memo To： All Staff From： Anna Hope, Sales Director Date: 18 May 2004 Sub: The Visit of Chairman The Chairman of our corporation is going to visit our company next Monday 24 May 2004.He plans to discuss the pricing policy for our newly launched product with our sales staff. He will arrive there at 10am and please attend the welcome reception for him at 10:15 am. Thanks! (我们公司的董事长将于 2004 年 5 月 24 日(下周一)来我们公司。他计划 与我们的销售人员讨论新近推出的产品的定价制度。他将于上午 10 点钟到 达，请大家 10 点 15 分出席为他举行的欢迎会。谢谢!) 商务英语 memo 写作方式：指令型 Memo To：ALL Department Managers From：Simon Hofner，Human Resources Managers Date：30 March 2004 Sub： In-service English Training An English class will take place in the Training Centre. Please encourage your own staff attend the course. Please send me the names of all interested staff by 10am on 3 April. (英语培训班将在培训中心举行。请鼓励你们的员工参加。 请在 4 月 3 日上午 10 点前把愿意参加培训的员工名单给我。) 商务英语 memo 写作方式：建议型 Memo To：Mary Zhang, Managing Director From: Paul Gray, Production Manager Date: 16 May 2004 Sub: Suggestions Having checked our production capacity for the next year, I can suggest the following: Increase production by 20 000 bottles over a three-month period, while maintaining present production level of other lines. Discontinue production of weaker line(s) and use the shortfall capacity for mineral water. I hope one of these suggestion is suitable. (核对了我们明年的生产能力后，我想提出以下建议：在 3 个月期间产量 再增加两万瓶，同时保持其他产品的现有生产水平。不再生产一些销售不好 的产品而改为生产矿泉水。希望能采纳我的某个建议。) 商务英语 memo 写作方式：报告型 例一：Memo To： James Palmer, Sales Director From: Jane Philips, Regional Sales Manager Date: 23 April 2004 Subject：Survey As requested by Managing Director ， I have done a consumer research survey concerning our product. The survey showed that the market potential for our own brand shirts would be negligible. (应总经理的要求，我已经完成了一个关于我们产品的客户调研。这个调 查表明我们生产的自家品牌的衬衫在市场上没有太大的潜力。) Consumer [kən'sjuːmə] n. n'sjuːmən'sjuːmə] n. ] n. 消费者;用户，顾客 Concerning [kən'sjuːmə] n. n'sɜːnɪŋ] prep. ːnɪŋ] prep. ŋ] prep. 关 于 ; 就 … 而 言 we read stories concerning visitors from outer space. Potential [pən'sjuːmə] n. ˈtenʃl] n. tenʃl] n. l] n. 潜能;可能性;[(+for)]for)] Negligible ['neglɪdʒɪb(ə)l] a.dʒɪdʒɪb(ə)l] a.b(ə)l] a.)l] a.可以忽略的;无关紧要的;微不足道的; 有时候 memo 根据情况可能会更加口语化一些。在有些情况下还可以直 接手写： 例二：Memo To： Sheila From：Pauls Date： Tuesday Time：9：30am Can you give me the following data, please? a) Latest sales figures for market share of our products. b) Total market survey for soft drink(US North East). (你能给我以下数据吗?a)我们产品所占市场份额的最新数字。b)软饮料 的整个市场调查(美国东北部的地区)) 商务英语 memo 写作方式：注意事项 1. 首先 memo 这个单词有些时候可以省略，因为大多数 memo 都印在 专门的公司用纸上，并且纸上已经印有公司的标志等，如果没有 memo 这个 词则要些出来。memo 这个单词可以写在第一行的中间或者左边。 2. 注意 memo 的格式，即 To，From，Date 和 Subject 这 4 项内容的位 置并不是议程不变的，可以有以下形式： From： To： Date： Re:To: From: Subject: Date:Date: To: From: Subject: 3.明确表明意图，准确传递信息。在实际工作中，memo 的内容可长可 短，也可以正式或者非正式化，甚至非常口语化。这主要取决于对象是谁和 所写的正式程度。不必用过于复杂的单词，行文应该简单，每句话表达一个 意思。 4.如果内容较长，可以适当分段并且标注编号，可以用 1，2，3 或者 A，B，C 等符号标识不同的内容。 5.语言应该礼貌。 6.便函写作会涉及到开会时间和地点等问题。要想将这样的信息传递清 楚就涉及到正确使用表示时间和地点的介词，而这仅仅是需要注意的语法知 识的以小部分而已。不仅非正式文体写作需要注意语法知识，书信和报告中 也要注意这些细节，因此本书专门就重要的语法知识进行了专项讲解。有关 语法讲解和练习请参看本书第 5 章第 2 单元的内容。 BEC 考试中对 memo 的考核情况 在 BEC 初、中、高三个级别中，memo 通常只出现在初级和中级的写作 考试中。请大家注意以下几点： 1.初级考试中会让你写一个 memo，不过考试中的试题会把 memo 的格 式写出来。 2.对于中级考生而言，memo 的格式必须掌握。 3.格式中的 To,From,Date,Subject 这 4 项内容中不论有多少单词都不计 入考试要求的字数的。列如，中级写作中 memo 的写作要求为 40-50 个单词， 这个字数指的是 memo 的正文，而格式中的单词不计入。