Word中文件操作技巧大放送（二）

 众所周知，制作编辑文档需要用到文字处理软件，现在Word是目前风糜全球、最流行的文字处理软件。笔者用Word写作也已经几年了，在Word中我们经常要与文件操作打交道，几次下来，竟然积累了一些比较实用的技巧，将它们整理成文，奉献给大家。

　　1、让Word认识WPS2000/WPS Office文件

　　目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外，还有中国金山公司的WPS2000和WPS Office，笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器，不通过中间转换，就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是，在Word97/2000/XP中却无法读取WPS Office文档！其实，以前我们曾记得在Office 2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序，利用它可以使得Word 读取WPS 2000文件，但是经笔者试验，发现安装此转换器无法使Word 读取WPS Office文件。其实，笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPS Office的转换器，我们可以将其下载，双击它，会弹出所示的界面，点下"确定"钮，该程序会自动地判断出您有没有安装过转换器，并会自动地为您安装。以后打开Word后，在"打开"对话框中的"文件类型"框中选择"WPS 文件（*.wps）"列表项，选择需要编辑的WPS文件，点击"打开"后即可直接打开WPSOffice文件了，当然也能够读取WPS97/2000文件了。

　　2、在Word中批量转换文档

　　手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于"打开另存为"之间吗？其实，在Word中出能够批量转换文档！只要我们试着单击"文件""建立新文件"命令，打开"新建"文件对话框（注意不能单击快捷栏上的"新建"图标或直接按"Ctrl+N"快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开"新建"文件对话框），点击"其它文档"标签，并双击其中的"转换向导"项目（如图2，但如果您的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office 2000或XP的安装程序，并会提示您插入Office 2000光盘），再顺着向导一步一步操作，利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word 2000/XP格式，也可以将Word 2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、microsoft 工作表、OutLook 工作薄等等，相信这个强大的功能会给您带来很大的方便。

　　3、快速还原图片文件

　　利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果您的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击"文件""另存为Web页"命令，Word就会自动地把其中内置的图片以"image001.jpg"、"image002.jpg"、"image003.jpg"、"image004.jpg"等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上"。files"的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

　　4、给Word文件减肥

　　现在PC机上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料文件也不例外。如我们在Microsoft Word 中打一点儿字，动不动就几十K字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。其实，我们只要我们使用"文件"菜单下的"另存为"命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果您嫌每次都要"另存为"太麻烦的话。可以打开Word，单击"工具"菜单中的"选项"命令，再单击"保存"选项卡，在设置窗口中取消选择"快速保存"选项（如图4），以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现"减肥"操作"一劳永逸"。另外，如果我们使用了Word 的嵌入字体技术，则在选中"嵌入 TrueType 字体"后，还应选中"只嵌入所用字符"复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同"打包"，大大增加文件的大小。

　　5、实现Word个性模板

　　用Word 建立的文件的默认页面是A4大小 ，即宽210毫米、高297毫米，但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开"页面设置"对话框进行设置。同时，Word 中默认生成的文档文件是不自动缩进的，使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word 默认的页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。

　　（1）进入Word XP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为C：WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为C：Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，您必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），您会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用Word XP打开它；