2014职称计算机考试《Excel》使用技巧集锦(2)2

 11. 输入数字、文字、日期或时间

　　单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可。如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。否则，如果只输入时间数字，Excel将按 AM(上午)处理。

　　12. 快速输入欧元符号

　　先按下Alt键，然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字，松开Alt键，就可以输入欧元符号。

　　13. 将单元格区域从公式转换成数值

　　有时，你可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用"选择性粘贴"中的"数值"选项来转换数据。其实，有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区域边框变花了)，从出现的快捷菜单中选择"仅复制数值"。

　　14. 快速输入有序文本

　　如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字(1、2……)、日期(1日、2日……)等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如"甲、乙")。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为"填充柄")，按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素(如"丙、丁、戊……")依序自动填入相应的单元格中。

　　15. 输入有规律数字

　　有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:2、4、8……)，我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(2、4)。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单()，选"等比序列"选项，则该序列(2、4、8、16……)及其"单元格格式"分别输入相应的单元格中(如果选"等差序列"，则输入2、4、6、8……)。

　　16. 巧妙输入常用数据

　　有时我们需要输入一些数据，如单位职工名单，有的职工姓名中生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好"职工姓名序列"，以后输入就快多了。具体方法如下:将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，单击"工具→选项"命令打开"选项"对话框，选"自定义序列"标签()，先后按"导入"、"确定"按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第一位职工的姓名)，用"填充柄"即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

　　17. 快速输入特殊符号

　　有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号(如※)，非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X，注意:不能是表格中需要的字母)，等表格制作完成后，单击"编辑→替换"命令，打开"替换"对话框()，在"查找内容"下面的方框中输入代替的字母"X"，在"替换为"下面的方框中输入"※"，将"单元格匹配"前面的钩去掉(否则会无法替换)，然后按"替换"按钮一个一个替换，也可以按"全部替换"按钮，一次性全部替换完毕。

　　18. 快速输入相同文本

　　有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制(不是通常的"Ctrl+C"、"Ctrl+X"、"Ctrl+V")的方法来完成输入: 1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如"有限公司")，我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用"填充柄"将其复制到后续的单元格中。 2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。 3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下"Ctrl+D(或R)"键就可以完成输入，其中"Ctrl+D"是向下填充，"Ctrl+R"是向右填充。 4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下"Ctrl+Enter"键即可。

　　19. 快速给数字加上单位

　　有时我们需要给输入的数值加上单位(如"立方米"等)，少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值)，然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击"格式→单元格"命令，打开"单元格格式"对话框()，在"数字"标签中，选中"分类"下面的"自定义"选项，再在"类型"下面的方框中输入"#""立""方""米"，按下确定键后，单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。

　　20. 巧妙输入位数较多的数字

　　大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值(如身份证号码)，则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成"文本"格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小"'"就可以了(注意:'必须是在英文状态下输入)。