项目的文档管理与索赔控制

项目管理对于不同的参建角色，其管理方法、控制要素等都有所不同。施工单位的项目管理侧重于施工现场，对项目管理更直接。而业主的项目管理，则侧重于对参建各方、项目投资、材料采购、成本回收、质量进度等多方面的管理，相对于施工单位的项目管理，业主方的项目管理具有一定的间接性。因此对于业主来说，项目管理的核心从某种程度上讲就是文档管理。只有将文档管理做到系统化、全面化、清晰化，才能使整个项目受控并平稳运行，进而对项目上发生的一些索赔要求进行合理的控制，使项目成本得到有效控制。本文从业主方的视角，讨论项目文档管理在项目管理中的重要作用，以及文档管理与索赔控制的关系。
某化工厂基地占地面积12万平方米，分五期投资建设，一期项目已基本竣工投产，二期项目正在建设之中。二期项目包括车间、办公楼、动力中心3幢单体，总建筑面积2.7万平方米。其中，动力中心是整个工厂的消防、配电、冷却系统、压缩空气系统的中央核心部位。为配合设备安装，动力中心结构主体必须提前完成。
然而，承包商却因工程变更为由，向业主提出了一份230万元的变更报价。虽然工期并未提前，但是业主苦于在变更前未做任何这方面的书面记录和条件假设，在谈判中处于非常被动的地位。
从上面这个案例可以看到，项目文档的及时性、完整性相当重要。如果在承包商提出修改动力中心的结构形式时，业主做过一份备忘录，也许后来在与承包商的谈判中就不会如此被动。备忘录必须包括：变更发生的背景；该项变更的发起人；变更后的风险和利益分配；变更费用估算；变更所涉及的权利和义务；变更引起各种可能结果的处理办法等内容。在任何一个重大变更之前，业主都要就以上细节进行认真商议、确认，并最终形成一份正式的书面备忘录，发给双方保存。这虽然是一件枯燥而又乏味的工作，但当真正遇到问题和纠纷时，就可以进行追溯，查清事实的真相，避免双方扯皮。
除了文档的及时性，还要注意资料的完整性和预见性。为什么要将完整性和预见性放在一起？因为不同的事情会有不同的演变过程。有时候，我们也许并不知道怎样的做法才是完全正确的，怎样的结果才是我们要的正确答案。因此，并没有一份标准答案说这样做是完整的，而另外一种做法是不完整的。因此资料的完整性很难界定。所以，笔者在此又提出了一个预见性。在做项目文档时，必须要有一定的预见性，预见到这件事情会往哪个方向发展，其最终的结果是有利还是不利？如果有利时，该怎么写？如果不利时，该注意些什么？哪些因素是必要因素？哪些因素是关键问题？有关人员对这些问题都要有一个清醒的认识。从预见性出发，使项目的文档尽量完整、可靠。

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