《档案工作实务》
第一章 文件管理
第一节 文 件
一、文件的概念与属性
（一）文件的概念
文件定义有很多种，以下列举两个有代表性的定义：一是学术定义；如一般教材中，文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。
另一是档案工作行业标准中的定义。如中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。
这里使用的文件概念，也基于公务文件的理解，即狭义文件的理解。
（二）公务文件的特点
1. 公文由法定作者制发2. 公文具有法定的权威性和现行效用3. 公文具有规范的体式和特定的处理程序
二、文件的种类
按文件的规范性情况分为通用公文和事务文件两类，现分述如下。
（一）通用公文
通用公文一般是指党政机关的规范性文件。1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）了《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
要了解各类通用公文的使用情况，并能分别加以区分。如公报、公告和通告；决定和决议；意见、条例和规定；议案和报告；请示和批复；通知和通报等。
（二）事务文件
事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。
事务文件的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等。
第一章 文件管理
第一节 文 件
一、文件的概念与属性
（一）文件的概念
文件定义有很多种，以下列举两个有代表性的定义：一是学术定义；如一般教材中，文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。
另一是档案工作行业标准中的定义。如中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。
这里使用的文件概念，也基于公务文件的理解，即狭义文件的理解。
（二）公务文件的特点
1. 公文由法定作者制发2. 公文具有法定的权威性和现行效用3. 公文具有规范的体式和特定的处理程序
二、文件的种类
按文件的规范性情况分为通用公文和事务文件两类，现分述如下。
（一）通用公文
通用公文一般是指党政机关的规范性文件。1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）了《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
要了解各类通用公文的使用情况，并能分别加以区分。如公报、公告和通告；决定和决议；意见、条例和规定；议案和报告；请示和批复；通知和通报等。
（二）事务文件
事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。
事务文件的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等。
第二节 文件的形成与处理
一、文件的拟写
（一）文件拟写的基础
文件的拟写过程有如下步骤：
1. 领会意图，明确目的2. 调查研究，获取材料3. 总体构思，拟写提纲4. 起草初稿，认真修改
（二）文件拟写的相关规范
1. 行文规范
（1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。
（2）除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。
（3）行文要注意隶属关系。
（4）行文应分清主送与抄送机关。
（5）两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。
2. 结构规范
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
二、文书处理程序
文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。
（一）收文处理
收文处理是指各单位围绕所收文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。
（二）发文处理
发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等。
一、文件的拟写
（一）文件拟写的基础
文件的拟写过程有如下步骤：
1. 领会意图，明确目的2. 调查研究，获取材料3. 总体构思，拟写提纲4. 起草初稿，认真修改
（二）文件拟写的相关规范
1. 行文规范
（1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。
（2）除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。
（3）行文要注意隶属关系。
（4）行文应分清主送与抄送机关。
（5）两个以上的机关单位联合行文，其行文的机关应当是同级机关。
2. 结构规范
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
二、文书处理程序
文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。
（一）收文处理
收文处理是指各单位围绕所收文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。
（二）发文处理
发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等。
第三节 文件整理与归档
一、立卷
（一）立卷基础
1. 立卷的概念和含义
（1）立卷的概念
文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
2. 立卷特征及其运用
立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。文件一般有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者等特征。立卷特征需要灵活和结合运用。
（二）立卷环节的选择
1. 部门立卷
①集中式。是指机关文书部门集中立卷的模式。
②部门式。是指在机关文书部门的组织下，机关的一级内设部门分别立卷的模式。部门式又分为完全部门式和部分部门式两种。
2. 文件处理部门与机关档案室结合立卷
从机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。
（二）立卷的准备工作
1. 立卷工作会议
参加会议人员为机关分管领导、综合部门（中心机构）负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤人员等。
2. 立卷业务培训
3. 文件材料的收集和清理
4. 机关档案室在立卷工作中的作用
（1）协助立卷部门组织立卷的准备工作。（2）进行立卷工作的业务指导和监督。
（3）为机关立卷工作提供良好的后勤服务。
（三）拟订（或修订）立卷类目
立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。
立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。
（四）平时归卷
就是立卷人员按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。
（五）卷内文件的排列与编目
1. 排列卷内文件
文件的排列一般是采用几个特征相结合的方法进行，如按问题——时间、名称——时间、作者——时间、地区——时间、通讯者——时间、文件的重要程度——时间，作者——文件重要程度等进行排列，其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或按文件重要程度排列的方法。
2. 编页（件）号
3. 填写卷内文件目录
卷内文件目录，是揭示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。卷内文件目录主要包括以下项目：
顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
4. 填写卷内备考表
卷内备考表，置于卷内文件之后，用以注明卷内文件及其立卷的状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。卷内备考表包括以下内容：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
5. 拟写案卷题名
案卷题名的基本结构是：作者（责任者）——内容（问题）——名称（文种）。
6. 填写案卷封面
案卷封面包括以下项目：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。
（六）案卷的排列与编目
1. 排列案卷
排列案卷，就是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。排列案卷的实质是为了保持案卷之间的联系，更好地为立卷目的服务。按保管期限和组织机构排列案卷是现行机关中最常用的两种基本方法。
2. 编制案卷号
编制案卷号，就是按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷号的编法也各异。
3. 编制案卷目录
案卷目录，即案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。案卷目录的编制可以按年度、保管期限、机关内各内部机构分别编制。
二、组件
归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。这里的归档文件整理，即组件。
（一）组件的意义
1. 有利于提高和控制档案的质量2. 有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率
3. 便于深化档案信息资源的开发、利用和管理4. 更适应现代化的计算机管理
（二）组件的方法步骤
1. 装订
装订即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。
“件”是指实体的文件，一般以每份文件为一件。需要注意的是：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
2. 分类
规则》推荐了常用的复式分类法，即年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）的分类方法。
3. 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
4. 编号
编号是编制包括一组数字和字符在内的编号项目，包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。
归档文件应以分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置上加盖归档章并填写相关内容。此时所编之号称为室编件号。
档案室的档案移交进馆时，因需要再鉴定、整理，文件的位置有所调整而根据新排序所编的件号，称之为馆编件号。
上述编号项目中，全宗号、年度、保管期限和件号是必备项目，各级机关档案部门编号时必须编制。机构（问题）项为选择项。
5. 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录
归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。
6. 装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。
三、归档
归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。
（一）归档范围
根据2006年12月18日颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定
（二）归档时间
机关文件处理部门一般应在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档。有些专门档案可根据有关专门规定时间移交归档。
（三）归档要求
就是指对归档的档案文件和有关材料的质量要求。主要内容有：归档的档案文件和有关材料应齐全、完整；归档的档案文件和有关材料应符合有关标准及规范；按时归档；严格办理归档交接手续等。
（四）归档工作内容和步骤
包括编制移交有关目录、撰写立卷（或组件）说明、移交等工作。
第二章 档案管理（上）
学习提示：本章应全面理解档案收集、整理、鉴定、保管、检索和统计等业务环节的基本内容和要求，掌握科技档案的特点、种类以及管理要求和整理规则，熟悉会计档案、人事档案和特殊载体档案的概念和管理规范。
一、立卷
（一）立卷基础
1. 立卷的概念和含义
（1）立卷的概念
文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据文件之间固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程称为立卷。
2. 立卷特征及其运用
立卷特征就是在立卷过程中，按文件的基本特征确定文件分类和组卷的原则和依据。文件一般有问题、作者、名称、时间、地区、通讯者等特征。立卷特征需要灵活和结合运用。
（二）立卷环节的选择
1. 部门立卷
①集中式。是指机关文书部门集中立卷的模式。
②部门式。是指在机关文书部门的组织下，机关的一级内设部门分别立卷的模式。部门式又分为完全部门式和部分部门式两种。
2. 文件处理部门与机关档案室结合立卷
从机关档案室介入立卷工作的深度看，有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。
（二）立卷的准备工作
1. 立卷工作会议
参加会议人员为机关分管领导、综合部门（中心机构）负责人、立卷部门人员、档案部门负责人和机关各部门内勤人员等。
2. 立卷业务培训
3. 文件材料的收集和清理
4. 机关档案室在立卷工作中的作用
（1）协助立卷部门组织立卷的准备工作。（2）进行立卷工作的业务指导和监督。
（3）为机关立卷工作提供良好的后勤服务。
（三）拟订（或修订）立卷类目
立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，预先拟制（修订）的新年度归档文件的类目表，又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。
立卷类目的结构包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。
（四）平时归卷
就是立卷人员按照当年拟订（或修订）的立卷类目的要求，在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷（或组卷），到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。
（五）卷内文件的排列与编目
1. 排列卷内文件
文件的排列一般是采用几个特征相结合的方法进行，如按问题——时间、名称——时间、作者——时间、地区——时间、通讯者——时间、文件的重要程度——时间，作者——文件重要程度等进行排列，其中用得比较广泛的是按文件的时间先后顺序或按文件重要程度排列的方法。
2. 编页（件）号
3. 填写卷内文件目录
卷内文件目录，是揭示卷内文件内容与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查阅、统计卷内文件。卷内文件目录主要包括以下项目：
顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
4. 填写卷内备考表
卷内备考表，置于卷内文件之后，用以注明卷内文件及其立卷的状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。卷内备考表包括以下内容：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
5. 拟写案卷题名
案卷题名的基本结构是：作者（责任者）——内容（问题）——名称（文种）。
6. 填写案卷封面
案卷封面包括以下项目：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号。
（六）案卷的排列与编目
1. 排列案卷
排列案卷，就是根据一定的规则，将案卷系统化地排列成有机联系的整体。排列案卷的实质是为了保持案卷之间的联系，更好地为立卷目的服务。按保管期限和组织机构排列案卷是现行机关中最常用的两种基本方法。
2. 编制案卷号
编制案卷号，就是按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷号的编法也各异。
3. 编制案卷目录
案卷目录，即案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。案卷目录的编制可以按年度、保管期限、机关内各内部机构分别编制。
二、组件
归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。这里的归档文件整理，即组件。
（一）组件的意义
1. 有利于提高和控制档案的质量2. 有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率
3. 便于深化档案信息资源的开发、利用和管理4. 更适应现代化的计算机管理
（二）组件的方法步骤
1. 装订
装订即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。
“件”是指实体的文件，一般以每份文件为一件。需要注意的是：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
2. 分类
规则》推荐了常用的复式分类法，即年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）的分类方法。
3. 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
4. 编号
编号是编制包括一组数字和字符在内的编号项目，包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。
归档文件应以分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置上加盖归档章并填写相关内容。此时所编之号称为室编件号。
档案室的档案移交进馆时，因需要再鉴定、整理，文件的位置有所调整而根据新排序所编的件号，称之为馆编件号。
上述编号项目中，全宗号、年度、保管期限和件号是必备项目，各级机关档案部门编号时必须编制。机构（问题）项为选择项。
5. 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录
归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。
6. 装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。
三、归档
归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。
（一）归档范围
根据2006年12月18日颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定
（二）归档时间
机关文件处理部门一般应在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档。有些专门档案可根据有关专门规定时间移交归档。
（三）归档要求
就是指对归档的档案文件和有关材料的质量要求。主要内容有：归档的档案文件和有关材料应齐全、完整；归档的档案文件和有关材料应符合有关标准及规范；按时归档；严格办理归档交接手续等。
（四）归档工作内容和步骤
包括编制移交有关目录、撰写立卷（或组件）说明、移交等工作。
第二章 档案管理（上）
学习提示：本章应全面理解档案收集、整理、鉴定、保管、检索和统计等业务环节的基本内容和要求，掌握科技档案的特点、种类以及管理要求和整理规则，熟悉会计档案、人事档案和特殊载体档案的概念和管理规范。
第一节 档案收集
一、档案收集的内容和要求
档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
（一）档案收集的内容
档案收集的内容，可以分为两个层次：一是档案室的收集，即档案室接收本单位内部组织机构所形成的档案；二是档案馆的收集，即档案馆接收各现行机关和撤销机关的档案，向社会征集档案等。
（二）档案收集的要求
档案收集的基本要求是：科学组织，信息完整，结构优化，标准控制。
二、档案室的收集
（一）加强对归档制度的宣传（二）对文件形成的超前控制（三）对文件积累、归档的监督和指导
（四）全面检查归档案卷的质量（五）加强平时收集工作
三、档案馆的收集
（一）档案馆的收集范围
档案馆收集工作的基本指导思想是，在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。
1．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围；2．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围；3．中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围
（二）现行机关档案的接收
现行机关的档案是各级综合性档案馆馆藏的主要来源，接收现行机关档案室移交的档案，是档案馆收集工作的主要任务。
1．接收期限
根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”
2．接收要求
进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。一个机关形成的全部档案作为一个整体，统一移交给一个档案馆，不能随意分散；进馆的档案要齐全完整，进行统一的分类整理，正确划分保管期限，具有长久保存价值；立档单位编制的组织沿革、全宗指南、检索工具和有关资料应随同档案一起接收；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。
3．接收方法
档案馆接收现行机关的档案主要有两种方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是现行机关按照接收期限，将已到期的档案每年向档案馆移交一次；定期接收就是现行机关将已到接收期限的档案每隔一段时间向档案馆移交一次。间隔时间由档案馆确定，一般为3年或5年。
（三）撤销机关档案的接收
我国经济、政治、文化等体制的改革和行政区划的变动，必须会带来机构的变动。机关、国有企事业单位一旦撤销，其全部档案应清理后移交国家档案馆。撤销机关档案的接收要求与现行机关档案一样。
（四）重大活动档案的接收
重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。根据规定，重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案;因特殊情况需要延期移交档案的,须经同级档案行政管理部门同意。重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规则进行。
（五）社会散存档案的征集
所谓征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动，这也是丰富档案馆馆藏资源的途径之一。征集的途径包括：征集个人保存的历史档案；向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案；向有关国家和地区征集历史档案；向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。征集的主要方法有接受捐赠、有偿征集、国家收购和征购、交换等。
一、档案收集的内容和要求
档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
（一）档案收集的内容
档案收集的内容，可以分为两个层次：一是档案室的收集，即档案室接收本单位内部组织机构所形成的档案；二是档案馆的收集，即档案馆接收各现行机关和撤销机关的档案，向社会征集档案等。
（二）档案收集的要求
档案收集的基本要求是：科学组织，信息完整，结构优化，标准控制。
二、档案室的收集
（一）加强对归档制度的宣传（二）对文件形成的超前控制（三）对文件积累、归档的监督和指导
（四）全面检查归档案卷的质量（五）加强平时收集工作
三、档案馆的收集
（一）档案馆的收集范围
档案馆收集工作的基本指导思想是，在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。
1．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围；2．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围；3．中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围
（二）现行机关档案的接收
现行机关的档案是各级综合性档案馆馆藏的主要来源，接收现行机关档案室移交的档案，是档案馆收集工作的主要任务。
1．接收期限
根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”
2．接收要求
进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。一个机关形成的全部档案作为一个整体，统一移交给一个档案馆，不能随意分散；进馆的档案要齐全完整，进行统一的分类整理，正确划分保管期限，具有长久保存价值；立档单位编制的组织沿革、全宗指南、检索工具和有关资料应随同档案一起接收；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。
3．接收方法
档案馆接收现行机关的档案主要有两种方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是现行机关按照接收期限，将已到期的档案每年向档案馆移交一次；定期接收就是现行机关将已到接收期限的档案每隔一段时间向档案馆移交一次。间隔时间由档案馆确定，一般为3年或5年。
（三）撤销机关档案的接收
我国经济、政治、文化等体制的改革和行政区划的变动，必须会带来机构的变动。机关、国有企事业单位一旦撤销，其全部档案应清理后移交国家档案馆。撤销机关档案的接收要求与现行机关档案一样。
（四）重大活动档案的接收
重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。根据规定，重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案;因特殊情况需要延期移交档案的,须经同级档案行政管理部门同意。重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规则进行。
（五）社会散存档案的征集
所谓征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动，这也是丰富档案馆馆藏资源的途径之一。征集的途径包括：征集个人保存的历史档案；向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案；向有关国家和地区征集历史档案；向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。征集的主要方法有接受捐赠、有偿征集、国家收购和征购、交换等。
第二节 档案整理
一、档案整理概述
档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。
（一）档案整理的类型
档案整理可以分为以下三种类型：
1．系统排列和编目；2．局部调整；3．全过程整理
（二）档案整理的内容和步骤
档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使之构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。
（三）档案整理的原则
档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。
1．保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。
2．充分利用原有的整理基础
充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。
3．便于档案的保管和利用
便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。
二、全宗
（一）全宗的概念
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。
（二）立档单位及其构成条件
立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位，主要看它是否具有以下三方面的条件：
1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；
2.是一个的会计单位或经济核算单位，独立编制预算；
3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。
其中，第一个条件是首要的、必要的条件，后两个是补充条件。
（三）立档单位变化对全宗划分的影响
1.政权更迭的全宗处理
2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理
3. 立档单位其他变化情况的全宗处理
（四）全宗的补充形式
1．联合全宗；2．汇集全宗；3．档案汇集
（五）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件，则要从文件的外部特征和内部特征进行考证，综合判定其所属全宗。
三、全宗内档案的分类
（一）分类的基本要求
全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。
分类应遵循以下基本要求：
1．客观性；2．逻辑性；3．可操作性。
（二）常用的分类方法
档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多，常用的主要有以下四种：
1．年度分类法；2．组织机构分类法；3．问题分类法；4．门类分类法
（三）分类方案的编制
所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据，但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。
1.机关全宗分类方案的编制
机关全宗分类方案的编制，应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法。
2. 企业全宗分类方案的编制
根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定，工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
四、档号和案卷目录的编制
（一）档号编制原则
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：
1．唯一性原则；2．合理性原则；3．稳定性原则；4．扩充性原则；5．简单性原则。
（二）档号的结构
根据《档号编制规则》的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了档号的第四种结构。
（三）档号的编制方法
1.全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2.案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
3.类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
4.项目号的编制方法
项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。
5.案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
6.件号的编制方法
件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两种情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7.页（张）号的编制方法
页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。
（四）案卷目录的编制
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。
案卷目录必须按全宗编制，有两种类型：一种是以全宗为单位编制的综合目录，主要适用于案卷数量较少的全宗；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录，在实际工作中，大多采用第二种。
一、档案整理概述
档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。
（一）档案整理的类型
档案整理可以分为以下三种类型：
1．系统排列和编目；2．局部调整；3．全过程整理
（二）档案整理的内容和步骤
档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使之构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。
（三）档案整理的原则
档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。
1．保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。
2．充分利用原有的整理基础
充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。
3．便于档案的保管和利用
便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。
二、全宗
（一）全宗的概念
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。
（二）立档单位及其构成条件
立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位，主要看它是否具有以下三方面的条件：
1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；
2.是一个的会计单位或经济核算单位，独立编制预算；
3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。
其中，第一个条件是首要的、必要的条件，后两个是补充条件。
（三）立档单位变化对全宗划分的影响
1.政权更迭的全宗处理
2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理
3. 立档单位其他变化情况的全宗处理
（四）全宗的补充形式
1．联合全宗；2．汇集全宗；3．档案汇集
（五）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件，则要从文件的外部特征和内部特征进行考证，综合判定其所属全宗。
三、全宗内档案的分类
（一）分类的基本要求
全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。
分类应遵循以下基本要求：
1．客观性；2．逻辑性；3．可操作性。
（二）常用的分类方法
档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多，常用的主要有以下四种：
1．年度分类法；2．组织机构分类法；3．问题分类法；4．门类分类法
（三）分类方案的编制
所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据，但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。
1.机关全宗分类方案的编制
机关全宗分类方案的编制，应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法。
2. 企业全宗分类方案的编制
根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定，工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
四、档号和案卷目录的编制
（一）档号编制原则
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：
1．唯一性原则；2．合理性原则；3．稳定性原则；4．扩充性原则；5．简单性原则。
（二）档号的结构
根据《档号编制规则》的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了档号的第四种结构。
（三）档号的编制方法
1.全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2.案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
3.类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
4.项目号的编制方法
项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。
5.案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
6.件号的编制方法
件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两种情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7.页（张）号的编制方法
页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。
（四）案卷目录的编制
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。
案卷目录必须按全宗编制，有两种类型：一种是以全宗为单位编制的综合目录，主要适用于案卷数量较少的全宗；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录，在实际工作中，大多采用第二种。
第三节 档案鉴定
一、档案鉴定概述
（一）档案鉴定的内容
档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。当前档案界人士通称的档案鉴定主要指的档案价值鉴定。
我国现阶段的档案价值鉴定的内容分为三个方面：一是归档鉴定。二是保管期限鉴定。三是到期鉴定。
（二）档案价值鉴定的原则
1．从国家和人民的整体利益出发；2．全面的观点；3．历史的观点；4.．发展的观点。
（三）档案价值鉴定的标准
档案价值鉴定的标准可分为自身属性标准、社会需求标准和相对价值标准。其中自身属性标准又包括职能标准、来源标准、内容标准和形式特征标准等。
二、档案保管期限表
档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。
（一）档案保管期限表的类型
1．通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）；2．专门档案保管期限表；3．同系统机关档案保管期限表；4．同类型机关档案保管期限表；5．机关档案保管期限表。
（二）档案保管期限表的结构
档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目
（三）档案保管期限的划分
档案保管期限是指对档案划定的存留年限。根据国家现行规定，文书档案的保管期限分永久和定期两种，其中定期又可分为30年、10年。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。
三、档案鉴定的组织和方法
（一）档案鉴定的组织
档案鉴定组织的任务是，组织编制和审查档案保管期限表；组织和指导本馆、本机关档案鉴定工作；讨论审查“档案鉴定报告”和“档案销毁清册”；对档案的存毁作出决定，报有关领导批准。
（二）档案鉴定的方法
档案鉴定的方法是直接鉴定法，即直接、具体地审查档案。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页地审查档案材料，从它的内容、作者、题名、可靠程度等方面，全面考察分析其价值，而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名来判定档案的价值。直接鉴定法一般以案卷为基本单位进行。
（三）档案销毁
档案销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。机关销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册。经机关分管负责人批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
第二章 档案管理（中）
第四节 档案保管与保护
一、档案保管的内容和要求
（一）档案保管的内容
档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。其主要内容包括三个方面：
1.档案库房管理2.档案流动过程中的保护3.保护档案的专门措施
（二）档案保管的基本要求
1.以防为主，防治结合 2.加强重点，照顾一般
二、档案保管的基本条件
档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。
（一）档案馆（室）建筑
1.档案馆建设规模和构成
档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》设计建造。档案馆建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房和附属用房及建筑设备组成。
2. 档案馆的选址
档案馆的选址应符合下列要求：应选择工程地质条件和水文地质条件较好地区；应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；应选择交通便利，城市公用设施比较完备的地区；应选择地势较高、排水通畅、空气通畅和环境安静的地段。
3.档案馆的建筑设计
4.档案室用房
档案室用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。
（二）其他保管条件
1.档案装具
我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。其中，活动式档案密集架在有效利用库房空间、方便管理和密闭等方面具有较好的性能。
2.档案保管设备。
3.档案包装材料。
我国包装档案的材料主要有两种：卷皮、卷盒等。
三、档案库房管理
（一）档案装具的排列编号
1.合理布局。2.避光通风。3.整齐有序。
（二）档案存放
1.档案的排列存放
档案馆对馆藏档案的存放应坚持简便、实用、便于管理的原则，以全宗为单位排列。
档案室的档案，一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。
2.档案存放位置索引
档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。档案存放位置索引有两体例：一是指明档案存放位置的索引；另一种是指明库房内装具所存放档案的索引。
（三）档案管理的应急处置
档案管理的应急处置，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急措施加以处置的工作。
1. 档案管理的应急处置预案2. 档案管理的应急处置措施
四、档案保护
（一）库房温湿度的控制
《档案馆建筑设计规范》对于档案库房的温湿度标准作出规定，温度为14℃～24℃；相对湿度为45%～60%。库房温湿度的控制方法很多，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温湿度控制在标准范围内。
1.密闭
密闭是库房温湿度的控制的基础。。
2.通风
（二）库房的“八防”措施
库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。
1.防火
档案库房装具应采用金属柜架，库房照明灯具及其他电器时，要保证材质、性能上的安全性，安装时必须按照规范操作，保证线路的安全。
2.防光
档案库房一般应使用白炽灯为照明光源。
3.防霉
灭菌的方法可以分为两类：一类是物理灭菌法，包括有冷冻真空干燥灭菌、真空充氮灭菌、微波灭菌等方法；另一类是化学灭菌法，包括酒精灭菌、臭氧灭菌、甲醇灭菌、环氧乙烷灭菌等方法。
4.防虫
杀灭害虫的方法有物理方法和化学方法物理两种，物理方法主要有低温杀虫、高温杀虫、射线辐照射杀虫、气调杀虫等；化学方法主要是采用熏蒸杀虫剂来杀灭害虫，常用的熏蒸杀虫剂有硫酸氟、磷化铝、环氧乙烷等。
（三）档案修复
档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。
五、全宗卷
（一）全宗卷的编制原则和内容
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
全宗卷的主要内容包括：
1.档案收集方面的材料；2.档案整理方面的材料；3.档案鉴定方面的材料；4.档案保管方面的材料；5.档案统计方面的材料；6.档案利用方面的材料；7.档案管理新技术应用方面的材料。
（二）全宗卷的整理
全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
（三）全宗卷的管理
档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。
一、档案鉴定概述
（一）档案鉴定的内容
档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。当前档案界人士通称的档案鉴定主要指的档案价值鉴定。
我国现阶段的档案价值鉴定的内容分为三个方面：一是归档鉴定。二是保管期限鉴定。三是到期鉴定。
（二）档案价值鉴定的原则
1．从国家和人民的整体利益出发；2．全面的观点；3．历史的观点；4.．发展的观点。
（三）档案价值鉴定的标准
档案价值鉴定的标准可分为自身属性标准、社会需求标准和相对价值标准。其中自身属性标准又包括职能标准、来源标准、内容标准和形式特征标准等。
二、档案保管期限表
档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。
（一）档案保管期限表的类型
1．通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）；2．专门档案保管期限表；3．同系统机关档案保管期限表；4．同类型机关档案保管期限表；5．机关档案保管期限表。
（二）档案保管期限表的结构
档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目
（三）档案保管期限的划分
档案保管期限是指对档案划定的存留年限。根据国家现行规定，文书档案的保管期限分永久和定期两种，其中定期又可分为30年、10年。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。
三、档案鉴定的组织和方法
（一）档案鉴定的组织
档案鉴定组织的任务是，组织编制和审查档案保管期限表；组织和指导本馆、本机关档案鉴定工作；讨论审查“档案鉴定报告”和“档案销毁清册”；对档案的存毁作出决定，报有关领导批准。
（二）档案鉴定的方法
档案鉴定的方法是直接鉴定法，即直接、具体地审查档案。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页地审查档案材料，从它的内容、作者、题名、可靠程度等方面，全面考察分析其价值，而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名来判定档案的价值。直接鉴定法一般以案卷为基本单位进行。
（三）档案销毁
档案销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。机关销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册。经机关分管负责人批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
第二章 档案管理（中）
第四节 档案保管与保护
一、档案保管的内容和要求
（一）档案保管的内容
档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。其主要内容包括三个方面：
1.档案库房管理2.档案流动过程中的保护3.保护档案的专门措施
（二）档案保管的基本要求
1.以防为主，防治结合 2.加强重点，照顾一般
二、档案保管的基本条件
档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。
（一）档案馆（室）建筑
1.档案馆建设规模和构成
档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》设计建造。档案馆建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房和附属用房及建筑设备组成。
2. 档案馆的选址
档案馆的选址应符合下列要求：应选择工程地质条件和水文地质条件较好地区；应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；应选择交通便利，城市公用设施比较完备的地区；应选择地势较高、排水通畅、空气通畅和环境安静的地段。
3.档案馆的建筑设计
4.档案室用房
档案室用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。
（二）其他保管条件
1.档案装具
我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。其中，活动式档案密集架在有效利用库房空间、方便管理和密闭等方面具有较好的性能。
2.档案保管设备。
3.档案包装材料。
我国包装档案的材料主要有两种：卷皮、卷盒等。
三、档案库房管理
（一）档案装具的排列编号
1.合理布局。2.避光通风。3.整齐有序。
（二）档案存放
1.档案的排列存放
档案馆对馆藏档案的存放应坚持简便、实用、便于管理的原则，以全宗为单位排列。
档案室的档案，一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。
2.档案存放位置索引
档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。档案存放位置索引有两体例：一是指明档案存放位置的索引；另一种是指明库房内装具所存放档案的索引。
（三）档案管理的应急处置
档案管理的应急处置，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急措施加以处置的工作。
1. 档案管理的应急处置预案2. 档案管理的应急处置措施
四、档案保护
（一）库房温湿度的控制
《档案馆建筑设计规范》对于档案库房的温湿度标准作出规定，温度为14℃～24℃；相对湿度为45%～60%。库房温湿度的控制方法很多，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温湿度控制在标准范围内。
1.密闭
密闭是库房温湿度的控制的基础。。
2.通风
（二）库房的“八防”措施
库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。
1.防火
档案库房装具应采用金属柜架，库房照明灯具及其他电器时，要保证材质、性能上的安全性，安装时必须按照规范操作，保证线路的安全。
2.防光
档案库房一般应使用白炽灯为照明光源。
3.防霉
灭菌的方法可以分为两类：一类是物理灭菌法，包括有冷冻真空干燥灭菌、真空充氮灭菌、微波灭菌等方法；另一类是化学灭菌法，包括酒精灭菌、臭氧灭菌、甲醇灭菌、环氧乙烷灭菌等方法。
4.防虫
杀灭害虫的方法有物理方法和化学方法物理两种，物理方法主要有低温杀虫、高温杀虫、射线辐照射杀虫、气调杀虫等；化学方法主要是采用熏蒸杀虫剂来杀灭害虫，常用的熏蒸杀虫剂有硫酸氟、磷化铝、环氧乙烷等。
（三）档案修复
档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。
五、全宗卷
（一）全宗卷的编制原则和内容
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
全宗卷的主要内容包括：
1.档案收集方面的材料；2.档案整理方面的材料；3.档案鉴定方面的材料；4.档案保管方面的材料；5.档案统计方面的材料；6.档案利用方面的材料；7.档案管理新技术应用方面的材料。
（二）全宗卷的整理
全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
（三）全宗卷的管理
档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。
第五节 档案检索
一、档案检索概述
（一）档案检索的内容
档案检索就是存储和查找档案信息的过程。存储是查找的前提，查找是存储的目的。
1.存储阶段的主要内容
档案检索存储阶段的主要内容包括两方面：一是著录标引。二是组织检索工具。
2.查找阶段的主要内容
档案检索查找阶段的主要内容包括两个环节一是确定查找内容。二是转换成检索标识。
（二）档案检索效率
检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量的最基本的指标。
1.查全率
查全率是指检索结果满足利用者利用需求的全面程度，即检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。与查全率相对应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。
2.查准率
查准率是指满足利用者利用需求的准确程度，即检索出来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分比。
二、档案著录
档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案著录是组织档案检索工具的基础，著录的质量决定了检索工具的质量。
（一）著录项目
档案著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。根据《档案著录规则》的规定，包括7个著录项目。
著录项目分为必要项目和选择项目。其中必要项目包括正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。其余为选择项目。
（二）标识符
标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录项目和著录内容。
1.著录用标识符2. 著录用标识符的使用规则
（三）著录条目格式
著录条目格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
1．段落符号式条目格式2．表格式条目格式
（四）必要项目著录细则
三、档案标引
档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。档案标引分为分类标引和主题标引两种，其中赋予分类号的过程称为分类标引；赋予主题词的过程称为主题标引。
（一）分类标引
档案分类标引一般有以下程序：
1. 研读分类法。2. 档案主题分析。3. 判定类别。4. 标引分类号。5. 审校。
（二）主题标引
主题标引的步骤和方法有以下几方面：
1.审读档案。2.主题分析和主题概念的选定。3、选词标引，一个标引对象，标引用词一般2～10个。
四、档案检索工具
档案检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
（一）档案检索工具的种类
1.按体例分：目录、索引、指南。
2.按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。
3.按载体形式分：卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。
（二）常用档案检索工作的编制
1.案卷文件目录
案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.专题目录
专题目录是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。
3.文号索引
文号索引是指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
4.人名索引
人名索引是指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。它是查找涉及人物档案的最有效的检索工具。
5.全宗指南
全宗指南又称全宗介绍，是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。正文部分的编写有以下三方面组成：（1）全宗构成者沿革简介。（2）全宗内档案情况简介。（3）档案内容与成分介绍。
6.档案馆指南
档案馆指南是介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。它是每个档案馆必备的基础工具书。
一、档案检索概述
（一）档案检索的内容
档案检索就是存储和查找档案信息的过程。存储是查找的前提，查找是存储的目的。
1.存储阶段的主要内容
档案检索存储阶段的主要内容包括两方面：一是著录标引。二是组织检索工具。
2.查找阶段的主要内容
档案检索查找阶段的主要内容包括两个环节一是确定查找内容。二是转换成检索标识。
（二）档案检索效率
检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量的最基本的指标。
1.查全率
查全率是指检索结果满足利用者利用需求的全面程度，即检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。与查全率相对应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。
2.查准率
查准率是指满足利用者利用需求的准确程度，即检索出来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分比。
二、档案著录
档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案著录是组织档案检索工具的基础，著录的质量决定了检索工具的质量。
（一）著录项目
档案著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。根据《档案著录规则》的规定，包括7个著录项目。
著录项目分为必要项目和选择项目。其中必要项目包括正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。其余为选择项目。
（二）标识符
标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录项目和著录内容。
1.著录用标识符2. 著录用标识符的使用规则
（三）著录条目格式
著录条目格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
1．段落符号式条目格式2．表格式条目格式
（四）必要项目著录细则
三、档案标引
档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。档案标引分为分类标引和主题标引两种，其中赋予分类号的过程称为分类标引；赋予主题词的过程称为主题标引。
（一）分类标引
档案分类标引一般有以下程序：
1. 研读分类法。2. 档案主题分析。3. 判定类别。4. 标引分类号。5. 审校。
（二）主题标引
主题标引的步骤和方法有以下几方面：
1.审读档案。2.主题分析和主题概念的选定。3、选词标引，一个标引对象，标引用词一般2～10个。
四、档案检索工具
档案检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
（一）档案检索工具的种类
1.按体例分：目录、索引、指南。
2.按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。
3.按载体形式分：卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。
（二）常用档案检索工作的编制
1.案卷文件目录
案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.专题目录
专题目录是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。
3.文号索引
文号索引是指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
4.人名索引
人名索引是指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。它是查找涉及人物档案的最有效的检索工具。
5.全宗指南
全宗指南又称全宗介绍，是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。正文部分的编写有以下三方面组成：（1）全宗构成者沿革简介。（2）全宗内档案情况简介。（3）档案内容与成分介绍。
6.档案馆指南
档案馆指南是介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。它是每个档案馆必备的基础工具书。
第六节 档案统计
一、档案统计的内容和要求
（一）档案统计的内容
档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动，是以统计数字反映和揭示档案及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。
档案统计工作的内容主要包括档案的基本登记和综合统计两部分。
（二）档案统计的基本要求
档案统计是档案业务工作的一个独立环节，是档案事业发展的一项重要基础工作。档案统计应遵循准确性、科学性和时效性的基本要求。
二、档案登记
档案登记是档案统计的基础，分为档案数量与状况登记和档案利用登记两个方面。
（一）档案数量与状况登记
档案数量与状况登记是指对档案的数量、保管状态及其变化情况等基本方面的登记，其主要形式如下：
1.案卷目录和卷内文件目录。2.总登记簿。3.档案收进登记簿。4.案卷目录登记簿。5.全宗名册。6.全宗单。
（二）档案利用登记
1.档案利用登记簿。2.利用者登记卡。3.档案借出登记簿。4.档案利用效果登记表
三、档案统计的步骤与方法
档案统计大致可以分为统计设计、统计调查、统计整理和统计分析四个阶段。
（一）档案统计设计
档案统计设计是档案统计工作的第一步，是指搜集档案及档案工作数据的调查计划，它包括资料搜集、整理与分析过程的统计设想和科学安排，在整个设计中占主要地位。
（二）档案统计调查
档案统计调查是档案统计工作的关键环节，其基本任务就是采取科学的方法，借助各种调查表，有计划、有组织地为档案统计获取原始数据。档案统计调查的基本方法有统计表报和专门调查两种。
（三）档案统计整理
档案统计整理就是将统计调查获得的原始数据进行综合整理，使之规范化、系统化的过程。
统计整理的基本方法是统计分组。
（四）档案统计分析
档案统计分析是档案统计工作的最后一步，是指运用统计方法及与分析对象有关的知识，从定量与定性的结合上对档案和档案工作进行的研究活动。统计分析的方法包括以下几种：
1.对比分析。2.相关分析与因果分析。3.静态分析和动态分析。4.综合分析。5.系统分析。
第七节 科技档案管理
一、科技档案的概念、特点和种类
（一）科技档案的概念
1980年12月27日，经国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》第二条规定，科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。2000年12月11日，由国家质量技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》将科技档案定义为：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
（二）科技档案的特点
1.专业性。2.成套性。3.现实性。4.效益性。
（三）科技档案的种类
1.按产生领域分，可以分为基本建设档案、科学技术研究档案、产品档案、设备仪器档案等；
2.按行业分，可以分为农业科技档案、工业科技档案、国防科技档案、测绘科技档案、气象科技档案、地震科技档案等；
3.按记录形式和载体形态分，可分为文字档案、图样档案、图表档案、计算档案、声像科技档案、电子科技档案、样品实物档案等。
二、科技档案的超前控制
（一）科技文件的形成
科学技术文件是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。
1.科学技术研究文件的形成2.工业产品档案的形成3．基本建设文件的形成4.设备仪器文件的形成
（二）科技文件的积累
科技文件的积累，是指按照一定的要求和方法，将科技生产活动中形成的科技文件及时集中和妥善保管起来，为归档移交做准备的工作。
1. 科技文件积累的要求：（1）明确积累职责。（2）明确积累范围。（3）确保积累质量。
2. 科技文件积累的方法
有以下三种：一是由科技人员个人积累；二是由专兼职资料员积累；三是由档案部门代为积累。
（三）科技文件的管理措施
1.“三纳入”规定2.档案部门参加项目验收制度3.“四同步”管理4.设备开箱验收制度
（四）科技文件的组卷
1.组卷的基本要求
组卷的基本要求是：案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；案卷内科技文件材料要齐全、完整；案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
2.组卷方法
产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技材料应按其结构或阶段等分别组卷。常见的组卷方法有以下几种：（1）按部件组卷。（2）按结构组卷。（3）按阶段组卷。（4）按专业组卷。（5）按其他方法组卷。
3.案卷内科技文件材料的排列
案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。
4.卷内科技文件材料页号的编写
案卷内科技术文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
5.案卷封面的编制
案卷封面填写的项目包括：案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、密级、档号等。
6.卷内目录的编制
卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前，其填写的项目包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等。
7.卷内备考表的编制
卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
8、案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。
（五）科技文件的归档
科技文件的归档科技文件的归档工作，要以归档制度为基本依据。科技文件归档制度的内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和手续。
1.归档范围
一般说来，凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围。
2.时档时间
归档时间应根据不同类型的科技文件的形成特点来确定，一般有以下几种方法：
（1）在项目结束后归档。（2）分阶段归档。（3）分单项归档。（4）按年度归档。（5）随时归档。
3.归档份数
是指同一科技文件归档的数量。凡是需要归档的科技文件，一般是归档一份或一套。重要的，利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
4.归档要求和手续
（六）重大建设项目文件的归档
1、项目文件的整理要求2、项目文件的归档3、项目文件的归档审查
三、科技档案的整理
（一）科技档案的分类
科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案实体管理体系。
1. 科技档案分类的基本要求
（1）科技档案的分类要遵循同一规则。（2）科技档案分类要遵循效用规则。
（3）科技档案分类要遵循排它规则。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。
2.科技档案分类的方法
（1）工程项目分类法（2）型号分类法（3）课题分类法（4）专业分类法（5）地域分类法（6）时间分类法
3. 科技档案分类方法的实际应用
（二）科技档案案卷的排列
案卷排列是科技档案整理工作的重要内容。科技档案案卷的排列应遵循科技档案的形成规律，保持案卷之间的有机联系。
案卷排列应遵循分类排列的原则，即将属于同一类别的科技档案排列在一起，将不同类别的科技档案分别排列，不同类别的科技档案有不同的排列方法。
（三）科技档案号的编制
科技档案号是档案馆（室）在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案的一组代码，是存取科技档案的标记，它起着固定整理成果，反映分类和排列次序，便于保管和查阅科技档案的作用。
1.科技档案号的编制要求
科技档案号的编制应符合以下要求：科技档案号要反映科技档案系统整理后的成果，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致；科技档案号由代字和代号组成，代字使用汉语拼音字母或英文字母，代号使用阿拉伯数字；科技档案号力求简单明了，标识清楚。
2.科技档案号的编制方法
（1）科技档案类目的标识（2）科技档案号的结构与编写方法（四）科技档案目录的编制
科技档案目录是指由揭示科技档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的科技档案检索工具。常见的有科技档案总目录和分类目录。
1. 科技档案总目录
科技档案总目录是按照科技档案归档时间的先后次序，以保管单位为著录对象编制的科技档案总登记账。它主要起到库藏管理的作用，用以统计库藏科技档案的数量，反映库藏科技档案的变动情况。
2.科技档案分类目录
科技档案分类目录是严格按照科技档案分类和系统排列的结果以科技档案案卷为著录对象编制的管理目录。一般说来，库藏科技档案都是按照分类整理的顺序来排架管理，因此，科技档案分类目录是保管和查阅科技档案最基本的检索工具，也是进行分类统计的依据。
一、档案统计的内容和要求
（一）档案统计的内容
档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动，是以统计数字反映和揭示档案及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。
档案统计工作的内容主要包括档案的基本登记和综合统计两部分。
（二）档案统计的基本要求
档案统计是档案业务工作的一个独立环节，是档案事业发展的一项重要基础工作。档案统计应遵循准确性、科学性和时效性的基本要求。
二、档案登记
档案登记是档案统计的基础，分为档案数量与状况登记和档案利用登记两个方面。
（一）档案数量与状况登记
档案数量与状况登记是指对档案的数量、保管状态及其变化情况等基本方面的登记，其主要形式如下：
1.案卷目录和卷内文件目录。2.总登记簿。3.档案收进登记簿。4.案卷目录登记簿。5.全宗名册。6.全宗单。
（二）档案利用登记
1.档案利用登记簿。2.利用者登记卡。3.档案借出登记簿。4.档案利用效果登记表
三、档案统计的步骤与方法
档案统计大致可以分为统计设计、统计调查、统计整理和统计分析四个阶段。
（一）档案统计设计
档案统计设计是档案统计工作的第一步，是指搜集档案及档案工作数据的调查计划，它包括资料搜集、整理与分析过程的统计设想和科学安排，在整个设计中占主要地位。
（二）档案统计调查
档案统计调查是档案统计工作的关键环节，其基本任务就是采取科学的方法，借助各种调查表，有计划、有组织地为档案统计获取原始数据。档案统计调查的基本方法有统计表报和专门调查两种。
（三）档案统计整理
档案统计整理就是将统计调查获得的原始数据进行综合整理，使之规范化、系统化的过程。
统计整理的基本方法是统计分组。
（四）档案统计分析
档案统计分析是档案统计工作的最后一步，是指运用统计方法及与分析对象有关的知识，从定量与定性的结合上对档案和档案工作进行的研究活动。统计分析的方法包括以下几种：
1.对比分析。2.相关分析与因果分析。3.静态分析和动态分析。4.综合分析。5.系统分析。
第七节 科技档案管理
一、科技档案的概念、特点和种类
（一）科技档案的概念
1980年12月27日，经国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》第二条规定，科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。2000年12月11日，由国家质量技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》将科技档案定义为：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
（二）科技档案的特点
1.专业性。2.成套性。3.现实性。4.效益性。
（三）科技档案的种类
1.按产生领域分，可以分为基本建设档案、科学技术研究档案、产品档案、设备仪器档案等；
2.按行业分，可以分为农业科技档案、工业科技档案、国防科技档案、测绘科技档案、气象科技档案、地震科技档案等；
3.按记录形式和载体形态分，可分为文字档案、图样档案、图表档案、计算档案、声像科技档案、电子科技档案、样品实物档案等。
二、科技档案的超前控制
（一）科技文件的形成
科学技术文件是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。
1.科学技术研究文件的形成2.工业产品档案的形成3．基本建设文件的形成4.设备仪器文件的形成
（二）科技文件的积累
科技文件的积累，是指按照一定的要求和方法，将科技生产活动中形成的科技文件及时集中和妥善保管起来，为归档移交做准备的工作。
1. 科技文件积累的要求：（1）明确积累职责。（2）明确积累范围。（3）确保积累质量。
2. 科技文件积累的方法
有以下三种：一是由科技人员个人积累；二是由专兼职资料员积累；三是由档案部门代为积累。
（三）科技文件的管理措施
1.“三纳入”规定2.档案部门参加项目验收制度3.“四同步”管理4.设备开箱验收制度
（四）科技文件的组卷
1.组卷的基本要求
组卷的基本要求是：案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；案卷内科技文件材料要齐全、完整；案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
2.组卷方法
产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技材料应按其结构或阶段等分别组卷。常见的组卷方法有以下几种：（1）按部件组卷。（2）按结构组卷。（3）按阶段组卷。（4）按专业组卷。（5）按其他方法组卷。
3.案卷内科技文件材料的排列
案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。
4.卷内科技文件材料页号的编写
案卷内科技术文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
5.案卷封面的编制
案卷封面填写的项目包括：案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、密级、档号等。
6.卷内目录的编制
卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前，其填写的项目包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等。
7.卷内备考表的编制
卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
8、案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。
（五）科技文件的归档
科技文件的归档科技文件的归档工作，要以归档制度为基本依据。科技文件归档制度的内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和手续。
1.归档范围
一般说来，凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围。
2.时档时间
归档时间应根据不同类型的科技文件的形成特点来确定，一般有以下几种方法：
（1）在项目结束后归档。（2）分阶段归档。（3）分单项归档。（4）按年度归档。（5）随时归档。
3.归档份数
是指同一科技文件归档的数量。凡是需要归档的科技文件，一般是归档一份或一套。重要的，利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
4.归档要求和手续
（六）重大建设项目文件的归档
1、项目文件的整理要求2、项目文件的归档3、项目文件的归档审查
三、科技档案的整理
（一）科技档案的分类
科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案实体管理体系。
1. 科技档案分类的基本要求
（1）科技档案的分类要遵循同一规则。（2）科技档案分类要遵循效用规则。
（3）科技档案分类要遵循排它规则。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。
2.科技档案分类的方法
（1）工程项目分类法（2）型号分类法（3）课题分类法（4）专业分类法（5）地域分类法（6）时间分类法
3. 科技档案分类方法的实际应用
（二）科技档案案卷的排列
案卷排列是科技档案整理工作的重要内容。科技档案案卷的排列应遵循科技档案的形成规律，保持案卷之间的有机联系。
案卷排列应遵循分类排列的原则，即将属于同一类别的科技档案排列在一起，将不同类别的科技档案分别排列，不同类别的科技档案有不同的排列方法。
（三）科技档案号的编制
科技档案号是档案馆（室）在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案的一组代码，是存取科技档案的标记，它起着固定整理成果，反映分类和排列次序，便于保管和查阅科技档案的作用。
1.科技档案号的编制要求
科技档案号的编制应符合以下要求：科技档案号要反映科技档案系统整理后的成果，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致；科技档案号由代字和代号组成，代字使用汉语拼音字母或英文字母，代号使用阿拉伯数字；科技档案号力求简单明了，标识清楚。
2.科技档案号的编制方法
（1）科技档案类目的标识（2）科技档案号的结构与编写方法（四）科技档案目录的编制
科技档案目录是指由揭示科技档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的科技档案检索工具。常见的有科技档案总目录和分类目录。
1. 科技档案总目录
科技档案总目录是按照科技档案归档时间的先后次序，以保管单位为著录对象编制的科技档案总登记账。它主要起到库藏管理的作用，用以统计库藏科技档案的数量，反映库藏科技档案的变动情况。
2.科技档案分类目录
科技档案分类目录是严格按照科技档案分类和系统排列的结果以科技档案案卷为著录对象编制的管理目录。一般说来，库藏科技档案都是按照分类整理的顺序来排架管理，因此，科技档案分类目录是保管和查阅科技档案最基本的检索工具，也是进行分类统计的依据。
第八节 会计档案、人事档案和特殊载体档案管理
一、会计档案管理
会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
（一）会计核算材料的归档
会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。
1.归档范围
根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，会计核算材料的归档范围具体包括以下四类：（1）会计凭证。（2）会计账簿。（3）财务报告。（4）其他会计核算资料。
2.归档时间
原则上，当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理。
3.归档要求和手续
归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、有利于保管和利用的要求。
（二）会计档案的整理
会计档案的整理的具体内容包括以下几方面：
1.会计档案的分类
同一核算单位的会计档案原则上按年度——类型进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计核算材料等四类。
2.会计档案的组卷
会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。
3.会计档案的编目
（三）会计档案的鉴定与销毁
1.会计档案的鉴定
根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
2.会计档案的销毁
二、人事档案管理
人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。
（一）人事档案的归档
1.人事档案的归档范围2.人事档案的归档要求
（二）人事档案的鉴定
1.价值性鉴定2.完整性鉴定3.真实性鉴定
（四）人事档案的整理
1.人事档案的分类 一个人的人事档案共可划分为十大类。
2.人事档案的排列
总体上，人事档案十大类材料应按顺序排列，每一类内材料的排序是根据材料内容的形成时间及主次关系来进行排列的，具体排列方法有以下三种：（1）时间排序法。（2）主次关系排序法。（3）层次排序法。
3.人事档案的编目
人事档案目录包括类号、材料名称、材料制成时间和材料份数。
4.人事档案的装订
（五）人事档案的利用
干部人事档案的利用应遵守7个方面的规定。
（六）流动人员人事档案的管理
1.流动人员人事档案的范围 流动人员人事档案主要包括七类。
2.流动人员人事档案管理机构
流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。
3.流动人员人事档案的转递
人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。
三、特殊载体档案管理
（一）照片档案管理
照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
1.照片档案的收集
2. 照片档案的整理
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则，照片档案的底片、照片应分开存放。
3.照片档案的保管
照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。
底片、照片应恒温、恒湿保存。每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。
（二）磁性载体档案管理
磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。
1. 磁性载体文件的归档2. 磁性载体档案的整理编目3. 磁性载体档案贮存与保护
（三）印章档案管理
印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。印章档案可分为实用印章和艺术印章。
1．印章档案的的收集2．印章档案保管期限的划分3．印章档案的整理
一、会计档案管理
会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
（一）会计核算材料的归档
会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。
1.归档范围
根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，会计核算材料的归档范围具体包括以下四类：（1）会计凭证。（2）会计账簿。（3）财务报告。（4）其他会计核算资料。
2.归档时间
原则上，当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理。
3.归档要求和手续
归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、有利于保管和利用的要求。
（二）会计档案的整理
会计档案的整理的具体内容包括以下几方面：
1.会计档案的分类
同一核算单位的会计档案原则上按年度——类型进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计核算材料等四类。
2.会计档案的组卷
会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。
3.会计档案的编目
（三）会计档案的鉴定与销毁
1.会计档案的鉴定
根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
2.会计档案的销毁
二、人事档案管理
人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。
（一）人事档案的归档
1.人事档案的归档范围2.人事档案的归档要求
（二）人事档案的鉴定
1.价值性鉴定2.完整性鉴定3.真实性鉴定
（四）人事档案的整理
1.人事档案的分类 一个人的人事档案共可划分为十大类。
2.人事档案的排列
总体上，人事档案十大类材料应按顺序排列，每一类内材料的排序是根据材料内容的形成时间及主次关系来进行排列的，具体排列方法有以下三种：（1）时间排序法。（2）主次关系排序法。（3）层次排序法。
3.人事档案的编目
人事档案目录包括类号、材料名称、材料制成时间和材料份数。
4.人事档案的装订
（五）人事档案的利用
干部人事档案的利用应遵守7个方面的规定。
（六）流动人员人事档案的管理
1.流动人员人事档案的范围 流动人员人事档案主要包括七类。
2.流动人员人事档案管理机构
流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。
3.流动人员人事档案的转递
人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。
三、特殊载体档案管理
（一）照片档案管理
照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
1.照片档案的收集
2. 照片档案的整理
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则，照片档案的底片、照片应分开存放。
3.照片档案的保管
照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。
底片、照片应恒温、恒湿保存。每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。
（二）磁性载体档案管理
磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。
1. 磁性载体文件的归档2. 磁性载体档案的整理编目3. 磁性载体档案贮存与保护
（三）印章档案管理
印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。印章档案可分为实用印章和艺术印章。
1．印章档案的的收集2．印章档案保管期限的划分3．印章档案的整理
第三章 档案信息资源的开发和利用
【学习提示】本章应深刻理解档案信息资源开发利用的含义、原则、途径和方法，全面掌握档案借阅、开放、公布、编研、展览、社会服务功能拓展的主要内容和基本要求。
第一节 档案信息资源开发利用概述
一、档案信息资源开发利用的含义
档案信息资源开发利用是指档案馆（室）根据特定利用者的需求或社会需求，将馆（室）藏的静态档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动态信息，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。它是档案工作的目的和归宿。
二、档案信息资源开发利用的基本原则
档案信息资源开发利用需遵循服务原则、开放原则、法制原则和效益原则，其中，服务原则是总的指导思想，开放原则与法制原则是开发利用工作健康发展的必要保证，而坚持效益原则是确保开发利用工作取得成效的关键。
三、档案信息资源开发利用的主要内容
根据国家档案局2005年2月印发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，档案信息资源开发利用的主要内容包括不断充实档案信息服务的内容；充分利用网络提供利用服务；构建政府内部档案信息共享平台；加强档案利用场所和设施建设；推进档案信息产品专题开发和加工；加强企业档案信息资源开发；重视档案信息增值服务工作；促进档案信息服务业的形成等八个方面。
档案信息资源开发利用是指档案馆（室）根据特定利用者的需求或社会需求，将馆（室）藏的静态档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动态信息，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。它是档案工作的目的和归宿。
二、档案信息资源开发利用的基本原则
档案信息资源开发利用需遵循服务原则、开放原则、法制原则和效益原则，其中，服务原则是总的指导思想，开放原则与法制原则是开发利用工作健康发展的必要保证，而坚持效益原则是确保开发利用工作取得成效的关键。
三、档案信息资源开发利用的主要内容
根据国家档案局2005年2月印发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，档案信息资源开发利用的主要内容包括不断充实档案信息服务的内容；充分利用网络提供利用服务；构建政府内部档案信息共享平台；加强档案利用场所和设施建设；推进档案信息产品专题开发和加工；加强企业档案信息资源开发；重视档案信息增值服务工作；促进档案信息服务业的形成等八个方面。
第二节 档案信息资源开发利用的途径和方法
一、档案信息资源开发利用的基本途径
档案信息资源开发利用的途径是指档案馆（室）满足档案用户需求的基本工作形式。按开发利用工作的对象划分，可分为提供档案原件、提供档案副本或复制品、提供档案信息加工品等途径；按开发利用工作的渠道划分，可分为档案信息查阅服务、政府信息公开查阅服务、网络利用、档案资料编研出版、档案展览和社会宣传教育等途径。
二、档案信息资源开发利用的基本方法
档案信息资源开发利用的方法是档案部门为满足档案用户需求所采取的各种服务方式、程序和手段。目前常用的开发利用方法主要有档案借阅、档案开放、档案公布、档案展览、档案编研等。
三、档案借阅
档案借阅是档案馆（室）通过提供档案为直接利用者服务的一种档案信息资源开发利用的方法，包括档案阅览、档案复制、档案外借、档案证明、档案咨询等具体形式。
（一）档案阅览
档案阅览是指档案馆（室）根据利用者的查档需求，在阅览室提供相应的档案资料的一项工作，这是档案馆（室）最基本、最常用的一种档案信息资源开发利用方法。
阅览室是指档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。一般来说，档案室应设单独阅览室，档案馆应设开放阅览室和内部阅览室，并视情况设置缩微胶片阅览室、音像阅览室、机读阅览室等。
档案馆（室）必须依照《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》以及其他法律法规明确档案查阅利用条件和手续，并依法开展提供档案查阅利用服务。
（二）档案外借
档案外借是为满足某些特殊的利用需求，档案馆（室）暂时将档案借出馆（室）外使用的一种档案信息资源开发利用方法。档案一般不外借。
（三）档案证明
档案证明是指依据档案的记载出具的凭证性文件。出具档案证明要以引述或节录档案原文为主要编写方法，保证内容的准确、真实、客观。
（四）档案咨询
档案咨询是指档案馆、档案室答复利用者询问、指导和帮助其利用的活动。按利用者提出的问题划分，档案咨询可分为指导性咨询、文献专题咨询、专项事实或数据的咨询等三种主要类型。
（五）档案利用统计分析
档案利用统计分析就是运用各种科学方法，对经过整理的反映档案利用情况的统计资料进行周密的分析研究，根据具体的数量关系，探讨档案利用工作的特点，揭示档案利用工作的发展规律和存在的问题，提出解决问题的办法，做出科学的预测和结论。
四、档案开放
档案开放是档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。《中华人民共和国档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。
《浙江省国家档案馆管理办法》规定，国家档案馆的下列馆藏档案，应当向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外：1. 建国以前形成的档案；2. 建国以后形成的档案，时间已满30年的；3. 属于政府信息公开范围的档案；4. 经济、科学、技术、文化等活动形成的档案；5. 重大活动档案，进馆满6个月的。
开放档案意义重大，为积极稳妥推进这项工作，需要按照国家有关规定，认真做好开放鉴定工作和开放前的准备工作，其中特别要依照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》要求，在权限内做好馆藏档案的解密和划分控制范围的工作。
五、档案公布
档案公布是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。
档案公布有严格的审批程序和审批权限。《档案法》规定，属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布；对于单位和个人寄存在国家档案馆的档案，由寄存者决定是否公布。
《档案法》规定档案公布的形式主要有七种：通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；通过电台、电视台播放；通过公众计算机信息网络传播；在公开场合宣读、播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案或者其复制件。
一、档案信息资源开发利用的基本途径
档案信息资源开发利用的途径是指档案馆（室）满足档案用户需求的基本工作形式。按开发利用工作的对象划分，可分为提供档案原件、提供档案副本或复制品、提供档案信息加工品等途径；按开发利用工作的渠道划分，可分为档案信息查阅服务、政府信息公开查阅服务、网络利用、档案资料编研出版、档案展览和社会宣传教育等途径。
二、档案信息资源开发利用的基本方法
档案信息资源开发利用的方法是档案部门为满足档案用户需求所采取的各种服务方式、程序和手段。目前常用的开发利用方法主要有档案借阅、档案开放、档案公布、档案展览、档案编研等。
三、档案借阅
档案借阅是档案馆（室）通过提供档案为直接利用者服务的一种档案信息资源开发利用的方法，包括档案阅览、档案复制、档案外借、档案证明、档案咨询等具体形式。
（一）档案阅览
档案阅览是指档案馆（室）根据利用者的查档需求，在阅览室提供相应的档案资料的一项工作，这是档案馆（室）最基本、最常用的一种档案信息资源开发利用方法。
阅览室是指档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。一般来说，档案室应设单独阅览室，档案馆应设开放阅览室和内部阅览室，并视情况设置缩微胶片阅览室、音像阅览室、机读阅览室等。
档案馆（室）必须依照《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》以及其他法律法规明确档案查阅利用条件和手续，并依法开展提供档案查阅利用服务。
（二）档案外借
档案外借是为满足某些特殊的利用需求，档案馆（室）暂时将档案借出馆（室）外使用的一种档案信息资源开发利用方法。档案一般不外借。
（三）档案证明
档案证明是指依据档案的记载出具的凭证性文件。出具档案证明要以引述或节录档案原文为主要编写方法，保证内容的准确、真实、客观。
（四）档案咨询
档案咨询是指档案馆、档案室答复利用者询问、指导和帮助其利用的活动。按利用者提出的问题划分，档案咨询可分为指导性咨询、文献专题咨询、专项事实或数据的咨询等三种主要类型。
（五）档案利用统计分析
档案利用统计分析就是运用各种科学方法，对经过整理的反映档案利用情况的统计资料进行周密的分析研究，根据具体的数量关系，探讨档案利用工作的特点，揭示档案利用工作的发展规律和存在的问题，提出解决问题的办法，做出科学的预测和结论。
四、档案开放
档案开放是档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。《中华人民共和国档案法》规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类的档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。
《浙江省国家档案馆管理办法》规定，国家档案馆的下列馆藏档案，应当向社会开放，涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及按国家规定不宜开放的除外：1. 建国以前形成的档案；2. 建国以后形成的档案，时间已满30年的；3. 属于政府信息公开范围的档案；4. 经济、科学、技术、文化等活动形成的档案；5. 重大活动档案，进馆满6个月的。
开放档案意义重大，为积极稳妥推进这项工作，需要按照国家有关规定，认真做好开放鉴定工作和开放前的准备工作，其中特别要依照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制范围的暂行规定》要求，在权限内做好馆藏档案的解密和划分控制范围的工作。
五、档案公布
档案公布是指将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。
档案公布有严格的审批程序和审批权限。《档案法》规定，属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布；对于单位和个人寄存在国家档案馆的档案，由寄存者决定是否公布。
《档案法》规定档案公布的形式主要有七种：通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；通过电台、电视台播放；通过公众计算机信息网络传播；在公开场合宣读、播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案或者其复制件。
第三节 档案编研
一、档案编研概述
档案编研是档案工作人员围绕一定主题，主动把具有研究价值和实用价值的档案信息进行集中、研究、编辑、加工，使之成为更适合用户利用的形式，并将其成果公开出版或推荐、分发给有关人员使用的一种档案信息资源开发利用方式。档案编研工作包含以下内容：汇编档案文集，编纂和公布档案史料；编写评价和介绍档案材料的工具书；编写出版档案参考材料；参与编史修志或撰写专著。
档案编研属于深层次的档案信息资源开发利用方法，具有研究性、思想性、政策性等特点。并随着网络的快速发展和广泛运用，网络编研正日益引起档案工作者的关注。
二、档案编研的选题
选题是档案编研工作的首要环节。一般来说，选题必须依据三个条件，一是考虑社会需要，包括选题的现实性、战略性、新颖性和预见性，二是依据档案文献基础，发挥馆（室）藏档案文献优势，考虑档案文献的史料价值，三是编辑力量，考虑能完成编研成果的人力资源情况和经费、时间等等支撑条件。
三、档案编研的选材
按照选材大纲，查找与编研题目相关的文献资料，并按照材料的真实性、典型性、新颖性、适用性和完整性等五方面标准，经过初选、复选和定选等步骤对所查找收集的文献资料进行挑选。同时注意根据编研题目不同性质，区分选材政策界限，如时效性、机密性、政策性等。
四、档案编研材料的加工
档案编研材料的加工是指编者按照一定的原则和方法，将档案文献的信息内容如实地转移到其它载体上，并对档案文献的文字、符号、图形以及款式等外形特征进行必要的技术性处理，它直接关系到档案编研成果的质量。档案编研材料加工应遵循“存真、求实、慎改、标注、规范”等原则。
（一）加工的内容和方法
1. 原文转录：主要有全文转录、原文节录和综合提炼等三种形式。
2. 格式加工：对档案原件中的标记、批语、特定行文款式等在转录过程中规范其转录格式。
3. 点校加工：主要有标点、分段、文字的校正和恢复。
4. 拟制或修改标题，使之能准确、概括反映档案文献的主要内容。
（二）分类编排
分类编排是把编研成果内的档案文献或内容按一定原则组成一个具有一定逻辑关系的有机整体，包括确定体例、档案文献的分类和排列。
（三）辅文编写
档案编研成果的辅文根据其性质和功能，可分为注释、按语、序言等评述性材料，年表、插图、备考、编辑说明等查考性材料，以及目录、索引等检索性材料。
1. 编辑说明
编辑说明是档案编研成果的必要组成部分，是任何一部档案编研成果都必须具备的，其作用是介绍编研成果内档案文献的状况和编者进行编辑加工的情况，其内容一般包括三个方面：一是有关编辑加工情况的说明。二是有关编研成果内档案文献状况的说明。三是有关编辑人员情况的说明。
2. 序言
序言是编者对所编辑的编研成果的总评述和总说明，其基本内容包括：概括评述题目的历史背景和基本内容；概括介绍和评述档案文献的状况和价值；对档案文献所反映的某些观点作必要的评述、补充、修正或说明，等等。
3. 目录
目录是按编研成果的编排体例和档案史料的排列顺序，列出其标题或分类特征，并注明其在编研成果中的准确页次的一种检索性辅助材料。它是任何类型的编研成果中都不可缺少的部分。档案编研成果的目录，可分为简要目录和详细目录两种类型。
4. 注释
注释，又称注或注解，是对档案文献中不易被利用者所理解的某些文字和内容的揭示和加工情况的说明。注释的种类很多，根据注释对象和注文性质的不同，可分为内容注释、文字注释和有关情况的注释等。注文的位置比较灵活，一般有夹注、脚注、篇后注和书后注。
五、常用档案编研材料的类型及编辑
（一）档案文献汇编
档案文献汇编是按照一定的题目对档案文献原文材料的收集、挑选、编辑和评介而编制的一种档案编研成果，是我国档案部门开展编研工作的最基本形式，具有原始性、专题性和系统性、易读性的特点。
档案文献汇编一般由汇编题名、编辑说明、目录和正文（即档案原文）等构成，而正文以全录式转录为主，按一定体例进行编排。根据选题不同可分为法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、专题文件汇编等主要类型。
（二）档案参考资料
档案参考资料是档案部门根据一定的题目对馆（室）藏档案的有关内容进行研究、综合、加工而编写的一种档案编研成果，具有问题集中、内容准确、文字简便、概括性强的特点。根据档案参考资料的性质不同可分为大事记、组织沿革、专题概要、基础数字汇集、年鉴等主要类型。
一、档案编研概述
档案编研是档案工作人员围绕一定主题，主动把具有研究价值和实用价值的档案信息进行集中、研究、编辑、加工，使之成为更适合用户利用的形式，并将其成果公开出版或推荐、分发给有关人员使用的一种档案信息资源开发利用方式。档案编研工作包含以下内容：汇编档案文集，编纂和公布档案史料；编写评价和介绍档案材料的工具书；编写出版档案参考材料；参与编史修志或撰写专著。
档案编研属于深层次的档案信息资源开发利用方法，具有研究性、思想性、政策性等特点。并随着网络的快速发展和广泛运用，网络编研正日益引起档案工作者的关注。
二、档案编研的选题
选题是档案编研工作的首要环节。一般来说，选题必须依据三个条件，一是考虑社会需要，包括选题的现实性、战略性、新颖性和预见性，二是依据档案文献基础，发挥馆（室）藏档案文献优势，考虑档案文献的史料价值，三是编辑力量，考虑能完成编研成果的人力资源情况和经费、时间等等支撑条件。
三、档案编研的选材
按照选材大纲，查找与编研题目相关的文献资料，并按照材料的真实性、典型性、新颖性、适用性和完整性等五方面标准，经过初选、复选和定选等步骤对所查找收集的文献资料进行挑选。同时注意根据编研题目不同性质，区分选材政策界限，如时效性、机密性、政策性等。
四、档案编研材料的加工
档案编研材料的加工是指编者按照一定的原则和方法，将档案文献的信息内容如实地转移到其它载体上，并对档案文献的文字、符号、图形以及款式等外形特征进行必要的技术性处理，它直接关系到档案编研成果的质量。档案编研材料加工应遵循“存真、求实、慎改、标注、规范”等原则。
（一）加工的内容和方法
1. 原文转录：主要有全文转录、原文节录和综合提炼等三种形式。
2. 格式加工：对档案原件中的标记、批语、特定行文款式等在转录过程中规范其转录格式。
3. 点校加工：主要有标点、分段、文字的校正和恢复。
4. 拟制或修改标题，使之能准确、概括反映档案文献的主要内容。
（二）分类编排
分类编排是把编研成果内的档案文献或内容按一定原则组成一个具有一定逻辑关系的有机整体，包括确定体例、档案文献的分类和排列。
（三）辅文编写
档案编研成果的辅文根据其性质和功能，可分为注释、按语、序言等评述性材料，年表、插图、备考、编辑说明等查考性材料，以及目录、索引等检索性材料。
1. 编辑说明
编辑说明是档案编研成果的必要组成部分，是任何一部档案编研成果都必须具备的，其作用是介绍编研成果内档案文献的状况和编者进行编辑加工的情况，其内容一般包括三个方面：一是有关编辑加工情况的说明。二是有关编研成果内档案文献状况的说明。三是有关编辑人员情况的说明。
2. 序言
序言是编者对所编辑的编研成果的总评述和总说明，其基本内容包括：概括评述题目的历史背景和基本内容；概括介绍和评述档案文献的状况和价值；对档案文献所反映的某些观点作必要的评述、补充、修正或说明，等等。
3. 目录
目录是按编研成果的编排体例和档案史料的排列顺序，列出其标题或分类特征，并注明其在编研成果中的准确页次的一种检索性辅助材料。它是任何类型的编研成果中都不可缺少的部分。档案编研成果的目录，可分为简要目录和详细目录两种类型。
4. 注释
注释，又称注或注解，是对档案文献中不易被利用者所理解的某些文字和内容的揭示和加工情况的说明。注释的种类很多，根据注释对象和注文性质的不同，可分为内容注释、文字注释和有关情况的注释等。注文的位置比较灵活，一般有夹注、脚注、篇后注和书后注。
五、常用档案编研材料的类型及编辑
（一）档案文献汇编
档案文献汇编是按照一定的题目对档案文献原文材料的收集、挑选、编辑和评介而编制的一种档案编研成果，是我国档案部门开展编研工作的最基本形式，具有原始性、专题性和系统性、易读性的特点。
档案文献汇编一般由汇编题名、编辑说明、目录和正文（即档案原文）等构成，而正文以全录式转录为主，按一定体例进行编排。根据选题不同可分为法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、专题文件汇编等主要类型。
（二）档案参考资料
档案参考资料是档案部门根据一定的题目对馆（室）藏档案的有关内容进行研究、综合、加工而编写的一种档案编研成果，具有问题集中、内容准确、文字简便、概括性强的特点。根据档案参考资料的性质不同可分为大事记、组织沿革、专题概要、基础数字汇集、年鉴等主要类型。
第四节 档案展览
一、档案展览概述
档案展览是指按一定主题展示档案的活动，按照展期长短，可分为长期性的档案展览和临时性的档案展览两种。
二、档案展览的筹办
（一）编写展览大纲
档案展览选题必须综合考虑展览的目的、档案的特点、广大受众群体的需求和人才队伍以及经费状况等诸多因素。
档案展览的展品主要有文字材料、图表照片、实物标本、音像制品等。展品的挑选应遵循真实性、典型性、适应性、外在表现力等原则。
编写展览大纲、展览说明和讲解词。展览大纲是根据展览主题的内容范围和展品的状况提出的具有一定逻辑联系的，能反映主题和各个纲要的展品内容、展示形式的具体方案。
（二）布展
布展是将档案展览付诸实施的重要环节，具体可分为展览设计、展品制作和展板、展柜制作、环境设计等环节。
（三）展览宣传
展览宣传的主要目的是扩大影响，引起社会广泛关注，吸引观众参观展览。可通过借助媒体宣传、展览周围环境宣传、编印发放展览宣传资料等途径做好档案展览的宣传工作。
（四）展览服务
展览服务是档案展览顺利开展的重要保障，一般包括讲解服务、咨询服务、其他服务等几个方面。
（五）展览观众的组织与管理
展览观众的组织与管理包括开幕式的组织与管理、展览的日常管理两部分。
一、档案展览概述
档案展览是指按一定主题展示档案的活动，按照展期长短，可分为长期性的档案展览和临时性的档案展览两种。
二、档案展览的筹办
（一）编写展览大纲
档案展览选题必须综合考虑展览的目的、档案的特点、广大受众群体的需求和人才队伍以及经费状况等诸多因素。
档案展览的展品主要有文字材料、图表照片、实物标本、音像制品等。展品的挑选应遵循真实性、典型性、适应性、外在表现力等原则。
编写展览大纲、展览说明和讲解词。展览大纲是根据展览主题的内容范围和展品的状况提出的具有一定逻辑联系的，能反映主题和各个纲要的展品内容、展示形式的具体方案。
（二）布展
布展是将档案展览付诸实施的重要环节，具体可分为展览设计、展品制作和展板、展柜制作、环境设计等环节。
（三）展览宣传
展览宣传的主要目的是扩大影响，引起社会广泛关注，吸引观众参观展览。可通过借助媒体宣传、展览周围环境宣传、编印发放展览宣传资料等途径做好档案展览的宣传工作。
（四）展览服务
展览服务是档案展览顺利开展的重要保障，一般包括讲解服务、咨询服务、其他服务等几个方面。
（五）展览观众的组织与管理
展览观众的组织与管理包括开幕式的组织与管理、展览的日常管理两部分。
第五节 档案馆社会服务功能拓展
一、政府信息公开查阅场所建设
各级国家档案馆应按照《政府信息公开条例》规定，认真做好政府信息公开的查阅服务工作，应设置政府信息公开查阅场所，积极为社会各界和人民群众主动提供公开的政府信息。
被确定为政府信息公开申请受理点的档案馆应制定政府信息公开申请受理制度，公布政府信息公开申请受理、转送、审批和答复程序，建立畅通的政府信息公开申请转送审批机制。
根据浙江省档案局制定了《浙江省国家综合档案馆政府信息公开查阅场所建设规范（试行）》的规定，档案馆政府信息公开查阅场所建设的内容主要包括条件建设、制度建设和业务建设。
二、爱国主义教育基地建设
国家档案馆爱国主义教育基地是指经各级党委、政府或者相关部门批准命名、公开挂牌，由国家档案馆管理，以馆藏档案为主要资源，向社会开展爱国主义、革命传统教育和国情、省情、市情、区情、县情教育及科技文化知识教育的活动场所。
根据2005年国家档案局发布的《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》的规定，档案馆爱国主义教育基地建设包括内容建设、制度建设和场地建设三个方面。
三、档案网站建设
是一个开放性服务窗口，包括档案信息服务、宣传、网上办事功能、和交流等基本功能。档案网站建设应以科学定位、专业特色、视觉美化、方便实用为原则，着重做好内容设计，体现档案网站的不同个性。档案网站是指基于互联网对档案信息资源进行集成并提供有关档案信息服务的应用系统。
一、政府信息公开查阅场所建设
各级国家档案馆应按照《政府信息公开条例》规定，认真做好政府信息公开的查阅服务工作，应设置政府信息公开查阅场所，积极为社会各界和人民群众主动提供公开的政府信息。
被确定为政府信息公开申请受理点的档案馆应制定政府信息公开申请受理制度，公布政府信息公开申请受理、转送、审批和答复程序，建立畅通的政府信息公开申请转送审批机制。
根据浙江省档案局制定了《浙江省国家综合档案馆政府信息公开查阅场所建设规范（试行）》的规定，档案馆政府信息公开查阅场所建设的内容主要包括条件建设、制度建设和业务建设。
二、爱国主义教育基地建设
国家档案馆爱国主义教育基地是指经各级党委、政府或者相关部门批准命名、公开挂牌，由国家档案馆管理，以馆藏档案为主要资源，向社会开展爱国主义、革命传统教育和国情、省情、市情、区情、县情教育及科技文化知识教育的活动场所。
根据2005年国家档案局发布的《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》的规定，档案馆爱国主义教育基地建设包括内容建设、制度建设和场地建设三个方面。
三、档案网站建设
是一个开放性服务窗口，包括档案信息服务、宣传、网上办事功能、和交流等基本功能。档案网站建设应以科学定位、专业特色、视觉美化、方便实用为原则，着重做好内容设计，体现档案网站的不同个性。档案网站是指基于互联网对档案信息资源进行集成并提供有关档案信息服务的应用系统。
第四章 电子文件管理
第一节 电子文件概述
一、概念
电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
二、电子文件构成要素
电子文件由内容信息、背景信息与结构信息三大基本要素构成，其中，
（一） 内容信息是指文件中所表达的对象，包含表达作者意图的信息；
（二） 背景信息是对有关文件及形成、维护文件的管理背景的描述信息；
（三） 结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现形式的信息。
三、电子文件的特点
(一)信息的非人工识读性及系统依赖性
(二)信息与载体的可分离性
(三)信息的流动性与不稳定性
(四)信息存取的不可靠性
四、电子文件的种类
根据不同的标准，电子文件以划分为不同的类别：
(一)按文件信息格式可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等；
(二)按文件功能可分为主文件、支持性文件、辅助性或工具性文件；
(三)按文件生成方式可分为数字化文件、原始数字文件；
(四)按组成方式可分为简单文件、复合文件、复杂文件。
第一节 电子文件概述
一、概念
电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
二、电子文件构成要素
电子文件由内容信息、背景信息与结构信息三大基本要素构成，其中，
（一） 内容信息是指文件中所表达的对象，包含表达作者意图的信息；
（二） 背景信息是对有关文件及形成、维护文件的管理背景的描述信息；
（三） 结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现形式的信息。
三、电子文件的特点
(一)信息的非人工识读性及系统依赖性
(二)信息与载体的可分离性
(三)信息的流动性与不稳定性
(四)信息存取的不可靠性
四、电子文件的种类
根据不同的标准，电子文件以划分为不同的类别：
(一)按文件信息格式可分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等；
(二)按文件功能可分为主文件、支持性文件、辅助性或工具性文件；
(三)按文件生成方式可分为数字化文件、原始数字文件；
(四)按组成方式可分为简单文件、复合文件、复杂文件。
第二节 电子文件管理概述
一、 电子文件管理原则
（一）全程管理原则
根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行连贯、一致的管理。
（二）前端控制原则
对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。
（三） 真实性保障原则
要求文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后保持不变。
（四） 完整性保障原则
要求电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。
（五） 可读性保障原则
要求文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、理解的方式输出，并保持其内容的真实性。
（六） 风险管理原则
通过对电子风险进行识别和评估，采用合理的技术、方法对电子文件风险加以防范和控制，以最小的成本获得最大的电子文件安全保证。
（七） 技术与管理手段结合原则
电子文件管理技术手段与管理措施需要密切配合：技术手段是确保电子文件真实、可靠的工具；严格的管理是保证技术措施可行与实现电子文件生命周期全过程控制的保障措施。
二、 电子文件管理模式
（一） 机构内部电子文件管理模式
1． 分散式管理
电子文件分散地保管在各文件形成部门，归档保存的是由电子文件转换而来经正式签署的纸质文件的管理模式。
2． 集中式管理
在机构内部有统一的部门归口负责管理机构所有的电子文件。一般来说，归口部门有档案部门和信息技术部门。信息技术部门统一管理电子文件无法真正保障电子文件的真实性、完整性与长期可读性。
3． 文档一体化管理
根据全程管理和前端控制原则，不再强调文件、档案界限改而采取一体化管理的方式。文档一体化管理最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件全生命周期的电子文件管理系统。
（二） 档案馆电子文件管理模式
1．集中式保管
对于失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆进行长期管理的保管模式。加拿大英属哥伦比亚大学学派是集中式保管的倡导者，美国、英国等国国家档案馆采取这一模式。
2．分布式保管
文件形成机构自始至终保管自己形成的电子文件，档案馆可对非现行电子文件保管提供指导和帮助，并具有一定的控制权的保管模式。美国匹兹堡大学学派是分布式保管的倡导者，90年代中后期澳大利亚国家档案馆采取了分布式保管模式，2000年后又重新采纳了集中式保管模式。
在上述两种方案的基础上，有人提出了集中式与分布式结合的“自由进馆原则”。
三、 电子文件管理规范
(一)电子文件管理法规
目前世界上没有专门针对电子文件的独立法律，而是以其他法律中涉及电子文件及其管理相关的条款为主。
1．电子文件相关的法律问题主要有：
（1）电子文件的法律证据效力；（2）电子文件管理与知识产权保护；（3）电子文件管理与隐私权保护。
2．电子文件法规特点
（1）分散性；（2）不配套性；（3）模糊性。
(二)电子文件管理标准
相对于电子文件法规而言，电子文件管理标准主要侧重于业务、技术领域，具有较强的操作性；注意对具有多样性、重复性概念、事物和活动加以规范，目前电子文件管理标准大多属于推荐性标准。
1．国外电子文件管理标准
当前电子文件管理标准的内容涵盖范围广，主要有文件管理标准、文件流程分析标准、功能需求标准、元数据标准、长久保存标准等。目前世界范围内较为著名的国际标准主要有：《信息与文献-文件管理》（ISO15489）、《信息与文献-文件管理流程-文件元数据-原则》（ISO/PDTR 23081）、《信息与文献-文件工作流程分析》（ISO/TR 26122）、《开放档案信息系统（OAIS）参考模型》（ISO14721）等。
2．我国电子文件管理标准
我国电子文件管理标准主要可以分为：
（1）与电子文件相关的信息处理标准，如《信息技术文件描述和处理语言 超文本置标语言（HTML）》（GB/T18792-2002）等。
（2）电子公文、电子文件标准，如《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等。
（3）电子科技文件标准，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、、
（GB/T17678.1-1999）等。
（三）电子文件管理制度
电子文件管理制度是指国家或机构为电子文件管理而制定的包括政策、指南、准则在内的规范，可以分为综合性制度与专项制度。
一、 电子文件管理原则
（一）全程管理原则
根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行连贯、一致的管理。
（二）前端控制原则
对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。
（三） 真实性保障原则
要求文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后保持不变。
（四） 完整性保障原则
要求电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。
（五） 可读性保障原则
要求文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、理解的方式输出，并保持其内容的真实性。
（六） 风险管理原则
通过对电子风险进行识别和评估，采用合理的技术、方法对电子文件风险加以防范和控制，以最小的成本获得最大的电子文件安全保证。
（七） 技术与管理手段结合原则
电子文件管理技术手段与管理措施需要密切配合：技术手段是确保电子文件真实、可靠的工具；严格的管理是保证技术措施可行与实现电子文件生命周期全过程控制的保障措施。
二、 电子文件管理模式
（一） 机构内部电子文件管理模式
1． 分散式管理
电子文件分散地保管在各文件形成部门，归档保存的是由电子文件转换而来经正式签署的纸质文件的管理模式。
2． 集中式管理
在机构内部有统一的部门归口负责管理机构所有的电子文件。一般来说，归口部门有档案部门和信息技术部门。信息技术部门统一管理电子文件无法真正保障电子文件的真实性、完整性与长期可读性。
3． 文档一体化管理
根据全程管理和前端控制原则，不再强调文件、档案界限改而采取一体化管理的方式。文档一体化管理最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件全生命周期的电子文件管理系统。
（二） 档案馆电子文件管理模式
1．集中式保管
对于失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆进行长期管理的保管模式。加拿大英属哥伦比亚大学学派是集中式保管的倡导者，美国、英国等国国家档案馆采取这一模式。
2．分布式保管
文件形成机构自始至终保管自己形成的电子文件，档案馆可对非现行电子文件保管提供指导和帮助，并具有一定的控制权的保管模式。美国匹兹堡大学学派是分布式保管的倡导者，90年代中后期澳大利亚国家档案馆采取了分布式保管模式，2000年后又重新采纳了集中式保管模式。
在上述两种方案的基础上，有人提出了集中式与分布式结合的“自由进馆原则”。
三、 电子文件管理规范
(一)电子文件管理法规
目前世界上没有专门针对电子文件的独立法律，而是以其他法律中涉及电子文件及其管理相关的条款为主。
1．电子文件相关的法律问题主要有：
（1）电子文件的法律证据效力；（2）电子文件管理与知识产权保护；（3）电子文件管理与隐私权保护。
2．电子文件法规特点
（1）分散性；（2）不配套性；（3）模糊性。
(二)电子文件管理标准
相对于电子文件法规而言，电子文件管理标准主要侧重于业务、技术领域，具有较强的操作性；注意对具有多样性、重复性概念、事物和活动加以规范，目前电子文件管理标准大多属于推荐性标准。
1．国外电子文件管理标准
当前电子文件管理标准的内容涵盖范围广，主要有文件管理标准、文件流程分析标准、功能需求标准、元数据标准、长久保存标准等。目前世界范围内较为著名的国际标准主要有：《信息与文献-文件管理》（ISO15489）、《信息与文献-文件管理流程-文件元数据-原则》（ISO/PDTR 23081）、《信息与文献-文件工作流程分析》（ISO/TR 26122）、《开放档案信息系统（OAIS）参考模型》（ISO14721）等。
2．我国电子文件管理标准
我国电子文件管理标准主要可以分为：
（1）与电子文件相关的信息处理标准，如《信息技术文件描述和处理语言 超文本置标语言（HTML）》（GB/T18792-2002）等。
（2）电子公文、电子文件标准，如《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等。
（3）电子科技文件标准，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、、
（GB/T17678.1-1999）等。
（三）电子文件管理制度
电子文件管理制度是指国家或机构为电子文件管理而制定的包括政策、指南、准则在内的规范，可以分为综合性制度与专项制度。
第三节 电子文件管理
一、电子文件的收集
（一） 原则
电子文件收集的范围可按照国家关于文件归档范围的现行规定执行，但还应考虑到以下因素：
1． 文件的复杂程度2． 文件的管理要求
（二）具体要求
1．记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。
2．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施保证电子文件不被非正常改动，并将其存储于脱机保存的载体上。
3．对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4．收集不同类型电子文件还应注明格式、形成软件及相关信息，原则上要转换成通用格式，如不能转换则需将相关软件或算法一并收集。文本文件以XML、RTF、TXT为通用格式，图像文件以JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体文件以MPEG、AVl为通用格式，音频文件以WAV、MP3为通用格式。
5．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6．定期制作电子文件的备份，并对电子文件进行登记，登记信息与电子文件一同保存。
二、电子文件的鉴定
(一)鉴定内容
电子文件的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定两方面。
1． 内容鉴定：就是判定其价值和确定保管期限，与传统档案鉴定含义相同。
2． 技术鉴定：对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，鉴定内容包括真实性鉴定、完整性鉴定、可读性鉴定、无病毒鉴定、介质状况检查等。
(二)鉴定步骤
1． 确定电子文件保管期限2． 对电子文件鉴定过程进行记录和监控
三、电子文件的归档
电子文件归档可以依照《电子文件归档与管理规范》等相关规范执行。
(一)归档范围
归档范围应参照《机关文件材料归档和不归档的范围》及其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定。此外，还要结合电子文件特点，将下列材料纳入归档范围：
1． 归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据；
2． 与电子文件有联系的其他形式重要的文件，如纸质文件、缩微胶片等；
3． 电子文件归档时某些环节的成果。
(二)归档方式
电子文件归档包括逻辑归档和物理归档：
1． 逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
2． 物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（二） 归档时间
归档时间可以分为实时归档和定期归档：
1． 实时归档指电子文件形成后立即归档。
2． 定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。
（三） 归档具体要求
1．凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
2．把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封
存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
3．推荐采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、
硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
4．存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别
号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
5．特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
6．将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文
件登记表》。
7．归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续、页。
8．对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
9． 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
四、 电子文件的著录
(一)特点
1． 全要素2． 全过程3． 综合性
(二)实施
1．文件级以及案卷级的著录工作一般应由电子文件形成部门完成。档案部门对于文件级和案卷级著录工作仍负有指导和补充的责任。
2．案卷级以上的电子文件著录一般则由档案部门完成。
3．电子文件著录结果应当制成机读目录和纸质目录。
(三)元数据
1. 含义
元数据是指描述电子文件数据属性的数据，如文件格式、编排结构、硬件和软件环境、等数据。元数据与著录信息有联系又有区别。
2．特点
（1）整体性（2）层级性（3）相对稳定性和动态性（4）共享性（5）链接性
3．种类及要素
根据信息特点、价值、服务对象等因素，元数据可以划分为不同的类别，目前世界上已经形成了一些有代表性的元数据标准。
4．元数据作用
（1）解决电子文件长期可用、真实性、完整性三大难题的重要手段；
（2）改善现有的电子文件管理模式和方法；
（3）降低电子文件管理的风险；
（4）改进电子文件的检索和利用；
（5）为分布式数字档案馆信息组织提供了整合的工具和纽带；
（6）支持电子文件信息资源的开发。
5．元数据的管理
（1）一体式：即元数据与信息对象捆绑为一体，两者在物理上不分离，一起存储、流转和传递。
（2）分体式：元数据与信息对象分开管理，元数据一般存储与服务器的数据库中，而信息对象在信息管理系统中运行，采用指针将两者联系在一起。
（3）混合式：将重要、常用的元数据与信息对象捆绑在一起，而对于不常用的元数据采用分体式封装。
五、 电子文件的处置
处置方式一般三种：
(一)销毁(二)在本机构电子文件保存系统内长期保存(三)向档案部门移交
六、电子文件的保管
（一）特点
1．保管和日常维护的技术难度增加2．电子文件管理成本增加
3．结构的复杂性影响文件的真实性、完整性与系统性4．电子文件的共享性给信息保管带来不安全因素
5．电子文件原始性确认难度较大
（二）电子文件载体保护
电子文件载体保护可以在参照《电子文件归档与管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》来开展。
1．归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
（4））环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
2．对电子文件的有效性进行保证，具体要求：
（1）归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。
（2）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
（3）对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
（4）档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。
（三）电子文件信息保护
电子文件信息保护的主要措施有：
1．信息安全防范2．信息加密技术3．信息认证技术，包括数字签名技术、身份识别技术、信息认证等。
4．防治计算机病毒5．信息备份6．网络安全
（四）电子文件的长久保存
选择合适的载体、数据格式、制定相关标准、运用元数据进行管理是实现电子文件长久保存的基础性工作，除此以外还应当选择长久保存的技术（解决方案），当前主要有：
1．更新2．仿真3．迁移
一、电子文件的收集
（一） 原则
电子文件收集的范围可按照国家关于文件归档范围的现行规定执行，但还应考虑到以下因素：
1． 文件的复杂程度2． 文件的管理要求
（二）具体要求
1．记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。
2．当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施保证电子文件不被非正常改动，并将其存储于脱机保存的载体上。
3．对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
4．收集不同类型电子文件还应注明格式、形成软件及相关信息，原则上要转换成通用格式，如不能转换则需将相关软件或算法一并收集。文本文件以XML、RTF、TXT为通用格式，图像文件以JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体文件以MPEG、AVl为通用格式，音频文件以WAV、MP3为通用格式。
5．计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6．定期制作电子文件的备份，并对电子文件进行登记，登记信息与电子文件一同保存。
二、电子文件的鉴定
(一)鉴定内容
电子文件的鉴定包括内容鉴定和技术鉴定两方面。
1． 内容鉴定：就是判定其价值和确定保管期限，与传统档案鉴定含义相同。
2． 技术鉴定：对电子文件的各方面技术状况进行全面的检查，鉴定内容包括真实性鉴定、完整性鉴定、可读性鉴定、无病毒鉴定、介质状况检查等。
(二)鉴定步骤
1． 确定电子文件保管期限2． 对电子文件鉴定过程进行记录和监控
三、电子文件的归档
电子文件归档可以依照《电子文件归档与管理规范》等相关规范执行。
(一)归档范围
归档范围应参照《机关文件材料归档和不归档的范围》及其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定。此外，还要结合电子文件特点，将下列材料纳入归档范围：
1． 归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据；
2． 与电子文件有联系的其他形式重要的文件，如纸质文件、缩微胶片等；
3． 电子文件归档时某些环节的成果。
(二)归档方式
电子文件归档包括逻辑归档和物理归档：
1． 逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
2． 物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（二） 归档时间
归档时间可以分为实时归档和定期归档：
1． 实时归档指电子文件形成后立即归档。
2． 定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。
（三） 归档具体要求
1．凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
2．把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封
存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
3．推荐采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、
硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
4．存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别
号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
5．特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
6．将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文
件登记表》。
7．归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续、页。
8．对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
9． 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
四、 电子文件的著录
(一)特点
1． 全要素2． 全过程3． 综合性
(二)实施
1．文件级以及案卷级的著录工作一般应由电子文件形成部门完成。档案部门对于文件级和案卷级著录工作仍负有指导和补充的责任。
2．案卷级以上的电子文件著录一般则由档案部门完成。
3．电子文件著录结果应当制成机读目录和纸质目录。
(三)元数据
1. 含义
元数据是指描述电子文件数据属性的数据，如文件格式、编排结构、硬件和软件环境、等数据。元数据与著录信息有联系又有区别。
2．特点
（1）整体性（2）层级性（3）相对稳定性和动态性（4）共享性（5）链接性
3．种类及要素
根据信息特点、价值、服务对象等因素，元数据可以划分为不同的类别，目前世界上已经形成了一些有代表性的元数据标准。
4．元数据作用
（1）解决电子文件长期可用、真实性、完整性三大难题的重要手段；
（2）改善现有的电子文件管理模式和方法；
（3）降低电子文件管理的风险；
（4）改进电子文件的检索和利用；
（5）为分布式数字档案馆信息组织提供了整合的工具和纽带；
（6）支持电子文件信息资源的开发。
5．元数据的管理
（1）一体式：即元数据与信息对象捆绑为一体，两者在物理上不分离，一起存储、流转和传递。
（2）分体式：元数据与信息对象分开管理，元数据一般存储与服务器的数据库中，而信息对象在信息管理系统中运行，采用指针将两者联系在一起。
（3）混合式：将重要、常用的元数据与信息对象捆绑在一起，而对于不常用的元数据采用分体式封装。
五、 电子文件的处置
处置方式一般三种：
(一)销毁(二)在本机构电子文件保存系统内长期保存(三)向档案部门移交
六、电子文件的保管
（一）特点
1．保管和日常维护的技术难度增加2．电子文件管理成本增加
3．结构的复杂性影响文件的真实性、完整性与系统性4．电子文件的共享性给信息保管带来不安全因素
5．电子文件原始性确认难度较大
（二）电子文件载体保护
电子文件载体保护可以在参照《电子文件归档与管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》来开展。
1．归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
（3）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
（4））环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
2．对电子文件的有效性进行保证，具体要求：
（1）归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。
（2）对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
（3）对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
（4）档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。
（三）电子文件信息保护
电子文件信息保护的主要措施有：
1．信息安全防范2．信息加密技术3．信息认证技术，包括数字签名技术、身份识别技术、信息认证等。
4．防治计算机病毒5．信息备份6．网络安全
（四）电子文件的长久保存
选择合适的载体、数据格式、制定相关标准、运用元数据进行管理是实现电子文件长久保存的基础性工作，除此以外还应当选择长久保存的技术（解决方案），当前主要有：
1．更新2．仿真3．迁移
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