解放军文职招聘考试 第二章 档案管理（上）

 第二章  档案管理（上）
学习提示：本章应全面理解档案收集、整理、鉴定、保管、检索和统计等业务环节的基本内容和要求，掌握科技档案的特点、种类以及管理要求和整理规则，熟悉会计档案、人事档案和特殊载体档案的概念和管理规范。

第一节  档案收集
一、档案收集的内容和要求
档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
（一）档案收集的内容
档案收集的内容，可以分为两个层次：一是档案室的收集，即档案室接收本单位内部组织机构所形成的档案；二是档案馆的收集，即档案馆接收各现行机关和撤销机关的档案，向社会征集档案等。
（二）档案收集的要求
档案收集的基本要求是：科学组织，信息完整，结构优化，标准控制。
二、档案室的收集
（一）加强对归档制度的宣传
（二）对文件形成的超前控制
（三）对文件积累、归档的监督和指导
（四）全面检查归档案卷的质量
（五）加强平时收集工作
三、档案馆的收集
（一）档案馆的收集范围
档案馆收集工作的基本指导思想是，在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。
1．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围；2．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围；3．中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围
（二）现行机关档案的接收
现行机关的档案是各级综合性档案馆馆藏的主要来源，接收现行机关档案室移交的档案，是档案馆收集工作的主要任务。
1．接收期限
根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”
2．接收要求
进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。一个机关形成的全部档案作为一个整体，统一移交给一个档案馆，不能随意分散；进馆的档案要齐全完整，进行统一的分类整理，正确划分保管期限，具有长久保存价值；立档单位编制的组织沿革、全宗指南、检索工具和有关资料应随同档案一起接收；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。
3．接收方法
档案馆接收现行机关的档案主要有两种方法，即逐年接收和定期接收。逐年接收就是现行机关按照接收期限，将已到期的档案每年向档案馆移交一次；定期接收就是现行机关将已到接收期限的档案每隔一段时间向档案馆移交一次。间隔时间由档案馆确定，一般为3年或5年。
（三）撤销机关档案的接收
我国经济、政治、文化等体制的改革和行政区划的变动，必须会带来机构的变动。机关、国有企事业单位一旦撤销，其全部档案应清理后移交国家档案馆。撤销机关档案的接收要求与现行机关档案一样。
（四）重大活动档案的接收
重大活动档案，是指在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。根据规定，重大活动的组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位，应当自重大活动结束之日起4个月内，向同级国家档案馆移交重大活动档案;因特殊情况需要延期移交档案的,须经同级档案行政管理部门同意。重大活动中形成的全部档案独立构成全宗，档案的编目、鉴定等工作，由接收档案的国家档案馆按照档案整理规则进行。
（五）社会散存档案的征集
所谓征集，是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动，这也是丰富档案馆馆藏资源的途径之一。征集的途径包括：征集个人保存的历史档案；向有关机关、企事业单位和社会团体征集档案；向有关国家和地区征集历史档案；向图书馆、博物馆、纪念馆等文化部门征集档案。征集的主要方法有接受捐赠、有偿征集、国家收购和征购、交换等。

第二节  档案整理
一、档案整理概述
档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。
（一）档案整理的类型
档案整理可以分为以下三种类型：
1．系统排列和编目；2．局部调整；3．全过程整理
（二）档案整理的内容和步骤
档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成份进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷、有序排列，使之构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的排列、案卷排列等；档案的编目是以一定形式提示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现。
（三）档案整理的原则
档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。
1．保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。
2．充分利用原有的整理基础
充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。
3．便于档案的保管和利用
便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。
二、全宗
（一）全宗的概念
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通俗地讲，全宗是一个机关的全部档案。按照全宗管理档案，是档案工作中的一个基本原则和核心理论。
（二）立档单位及其构成条件
立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。判断一个单位是否立档单位，主要看它是否具有以下三方面的条件：
1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；
2.是一个的会计单位或经济核算单位，独立编制预算；
3.设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。
其中，第一个条件是首要的、必要的条件，后两个是补充条件。
（三）立档单位变化对全宗划分的影响
1.政权更迭的全宗处理
2.立档单位职能发生根本性变化的全宗处理
3. 立档单位其他变化情况的全宗处理
（四）全宗的补充形式
1．联合全宗；2．汇集全宗；3．档案汇集
（五）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。对于那些没有标明作者或收受者的“无头无尾”文件，则要从文件的外部特征和内部特征进行考证，综合判定其所属全宗。
三、全宗内档案的分类
（一）分类的基本要求
全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使之构成一个有机的体系。它包括分类方法的选择、分类方案的制订、档案归类和案卷排列等内容。
分类应遵循以下基本要求：
1．客观性；2．逻辑性；3．可操作性。
（二）常用的分类方法
档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，也称“分类标准”、“分类原则”或“分类特征”。全宗内档案分类的方法很多，常用的主要有以下四种：
1．年度分类法；2．组织机构分类法；3．问题分类法；4．门类分类法
（三）分类方案的编制
所谓分类方案，就是标列各个层次的类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，又称“分类大纲”。分类方案是档案分类的依据，但在分类过程中可以根据实际情况修订和完善。
1.机关全宗分类方案的编制
机关全宗分类方案的编制，应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法。
2. 企业全宗分类方案的编制
根据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的规定，工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。
四、档号和案卷目录的编制
（一）档号编制原则
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：
1．唯一性原则；2．合理性原则；3．稳定性原则；4．扩充性原则；5．简单性原则。
（二）档号的结构
根据《档号编制规则》的规定，档号结构分为三种。《归档文件整理规则》颁布实施后，又出现了档号的第四种结构。
（三）档号的编制方法
1.全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
2.案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识，应根据全宗内档案整理状况，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
3.类别号的编制方法
类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
4.项目号的编制方法
项目号一般引用有关管理部门编制的项目代号。
5.案卷号的编制方法
案卷号用三位阿拉伯数字标识，目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
6.件号的编制方法
件号用阿拉伯数字标识，不应有空号。件号的编制有两种情况：一种是不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号，每个案卷的卷内文件按排列次序流水编号。另一种按照《归档文件整理规则》整理的档案，同一个类目下的文件按排列次序流水编号。
7.页（张）号的编制方法
页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，不应有空号。
（四）案卷目录的编制
案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。是查找利用档案最基本的检索工具，也是档案登记的基本形式，是对档案进行统计和检查的重要依据。
案卷目录必须按全宗编制，有两种类型：一种是以全宗为单位编制的综合目录，主要适用于案卷数量较少的全宗；另一种是以分类方案中的一级类目为单位编制的分类目录，在实际工作中，大多采用第二种。

第三节  档案鉴定
一、档案鉴定概述
（一）档案鉴定的内容
档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程。当前档案界人士通称的档案鉴定主要指的档案价值鉴定。
我国现阶段的档案价值鉴定的内容分为三个方面：一是归档鉴定。二是保管期限鉴定。三是到期鉴定。
（二）档案价值鉴定的原则
1．从国家和人民的整体利益出发；2．全面的观点；3．历史的观点；4.．发展的观点。
（三）档案价值鉴定的标准
档案价值鉴定的标准可分为自身属性标准、社会需求标准和相对价值标准。其中自身属性标准又包括职能标准、来源标准、内容标准和形式特征标准等。
二、档案保管期限表
档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。
（一）档案保管期限表的类型
1．通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）；2．专门档案保管期限表；3．同系统机关档案保管期限表；4．同类型机关档案保管期限表；5．机关档案保管期限表。
（二）档案保管期限表的结构
档案保管期限表通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目
（三）档案保管期限的划分
档案保管期限是指对档案划定的存留年限。根据国家现行规定，文书档案的保管期限分永久和定期两种，其中定期又可分为30年、10年。永久保存，就是无限期地尽可能长远地保存下去。定期保存的计算方法，一般是从文件产生后的第二年起计算，有些特殊文件和专门文件可以从其失效、结案后算起。
三、档案鉴定的组织和方法
（一）档案鉴定的组织
档案鉴定组织的任务是，组织编制和审查档案保管期限表；组织和指导本馆、本机关档案鉴定工作；讨论审查“档案鉴定报告”和“档案销毁清册”；对档案的存毁作出决定，报有关领导批准。
（二）档案鉴定的方法
档案鉴定的方法是直接鉴定法，即直接、具体地审查档案。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页地审查档案材料，从它的内容、作者、题名、可靠程度等方面，全面考察分析其价值，而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名来判定档案的价值。直接鉴定法一般以案卷为基本单位进行。
（三）档案销毁
档案销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。机关销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册。经机关分管负责人批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
第二章  档案管理（中）
第四节  档案保管与保护
一、档案保管的内容和要求
（一）档案保管的内容
档案保管是维护档案完整与安全的活动，指采取一定的管理方式和技术手段对档案进行科学管理与保护，以维护档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命的工作。其主要内容包括三个方面：
1.档案库房管理
2.档案流动过程中的保护
3.保护档案的专门措施
（二）档案保管的基本要求
1.以防为主，防治结合
2.加强重点，照顾一般
二、档案保管的基本条件
档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。
（一）档案馆（室）建筑
1.档案馆建设规模和构成
档案馆应按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》设计建造。档案馆建筑由档案库房、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公室用房和附属用房及建筑设备组成。
2. 档案馆的选址
档案馆的选址应符合下列要求：应选择工程地质条件和水文地质条件较好地区；应远离易燃、易爆场所，不应设在有污染腐蚀性气体源的下风向；应选择交通便利，城市公用设施比较完备的地区；应选择地势较高、排水通畅、空气通畅和环境安静的地段。
3.档案馆的建筑设计
4.档案室用房
档案室用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。
（二）其他保管条件
1.档案装具
我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。其中，活动式档案密集架在有效利用库房空间、方便管理和密闭等方面具有较好的性能。
2.档案保管设备。
3.档案包装材料。
我国包装档案的材料主要有两种：卷皮、卷盒等。
三、档案库房管理
（一）档案装具的排列编号
1.合理布局。2.避光通风。3.整齐有序。
（二）档案存放
1.档案的排列存放
档案馆对馆藏档案的存放应坚持简便、实用、便于管理的原则，以全宗为单位排列。
档案室的档案，一般根据档案的种类实行分类排列，将同一类别的档案集中存放在一起。
2.档案存放位置索引
档案存放位置索引是以表册或卡片的形式记录和反映档案在库房和装具中存放次序的管理工具。档案存放位置索引有两体例：一是指明档案存放位置的索引；另一种是指明库房内装具所存放档案的索引。
（三）档案管理的应急处置
档案管理的应急处置，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急措施加以处置的工作。
1. 档案管理的应急处置预案
2. 档案管理的应急处置措施
四、档案保护
（一）库房温湿度的控制
《档案馆建筑设计规范》对于档案库房的温湿度标准作出规定，温度为14℃～24℃；相对湿度为45%～60%。库房温湿度的控制方法很多，主要是通过密闭、通风，结合增温、降温、增湿、降湿等措施，使库房温湿度控制在标准范围内。
1.密闭
密闭是库房温湿度的控制的基础。。
2.通风
（二）库房的“八防”措施
库房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，它们是保障档案实体安全的主要防护措施。
1.防火
档案库房装具应采用金属柜架，库房照明灯具及其他电器时，要保证材质、性能上的安全性，安装时必须按照规范操作，保证线路的安全。
2.防光
档案库房一般应使用白炽灯为照明光源。
3.防霉
灭菌的方法可以分为两类：一类是物理灭菌法，包括有冷冻真空干燥灭菌、真空充氮灭菌、微波灭菌等方法；另一类是化学灭菌法，包括酒精灭菌、臭氧灭菌、甲醇灭菌、环氧乙烷灭菌等方法。
4.防虫
杀灭害虫的方法有物理方法和化学方法物理两种，物理方法主要有低温杀虫、高温杀虫、射线辐照射杀虫、气调杀虫等；化学方法主要是采用熏蒸杀虫剂来杀灭害虫，常用的熏蒸杀虫剂有硫酸氟、磷化铝、环氧乙烷等。
（三）档案修复
档案修复是指使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程，是一项抢救性的保护措施。纸质档案修复技术主要包括去污技术、去酸技术、加固技术、修裱技术、字迹恢复与显示技术等。
五、全宗卷
（一）全宗卷的编制原则和内容
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
全宗卷的主要内容包括：
1.档案收集方面的材料；2.档案整理方面的材料；3.档案鉴定方面的材料；4.档案保管方面的材料；5.档案统计方面的材料；6.档案利用方面的材料；7.档案管理新技术应用方面的材料。
（二）全宗卷的整理
全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
（三）全宗卷的管理
档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。

第五节  档案检索
一、档案检索概述
（一）档案检索的内容
档案检索就是存储和查找档案信息的过程。存储是查找的前提，查找是存储的目的。
1.存储阶段的主要内容
档案检索存储阶段的主要内容包括两方面：一是著录标引。二是组织检索工具。
2.查找阶段的主要内容
档案检索查找阶段的主要内容包括两个环节一是确定查找内容。二是转换成检索标识。
（二）档案检索效率
检索效率是指通过检索满足利用者利用需求的全面性和准确性程度。它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量的最基本的指标。
1.查全率
查全率是指检索结果满足利用者利用需求的全面程度，即检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。与查全率相对应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。
2.查准率
查准率是指满足利用者利用需求的准确程度，即检索出来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分比。
二、档案著录
档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。档案著录是组织档案检索工具的基础，著录的质量决定了检索工具的质量。
（一）著录项目
档案著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项。根据《档案著录规则》的规定，包括7个著录项目。
著录项目分为必要项目和选择项目。其中必要项目包括正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词。其余为选择项目。
（二）标识符
标识符是一种规范化的人工语言，用于表示不同的著录项目和著录内容。
1.著录用标识符
2. 著录用标识符的使用规则
（三）著录条目格式
著录条目格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
1．段落符号式条目格式
2．表格式条目格式
（四）必要项目著录细则
三、档案标引
档案标引是指对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。档案标引分为分类标引和主题标引两种，其中赋予分类号的过程称为分类标引；赋予主题词的过程称为主题标引。
（一）分类标引
 档案分类标引一般有以下程序：
1. 研读分类法。2. 档案主题分析。3. 判定类别。4. 标引分类号。5. 审校。
（二）主题标引
主题标引的步骤和方法有以下几方面：
1.审读档案。2.主题分析和主题概念的选定。3、选词标引，一个标引对象，标引用词一般2～10个。
四、档案检索工具
档案检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
（一）档案检索工具的种类
1.按体例分：目录、索引、指南。
2.按功能分：馆藏性检索工具、查找性检索工具、介绍性检索工具。
3.按载体形式分：卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具。
（二）常用档案检索工作的编制
1.案卷文件目录
案卷文件目录又称全引目录，是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.专题目录
专题目录是按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。
3.文号索引
文号索引是指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
4.人名索引
人名索引是指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。它是查找涉及人物档案的最有效的检索工具。
5.全宗指南
全宗指南又称全宗介绍，是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。正文部分的编写有以下三方面组成：（1）全宗构成者沿革简介。（2）全宗内档案情况简介。（3）档案内容与成分介绍。
6.档案馆指南
档案馆指南是介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。它是每个档案馆必备的基础工具书。

第六节  档案统计
一、档案统计的内容和要求
（一）档案统计的内容
档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动，是以统计数字反映和揭示档案及档案工作中各种现象的特征和规律性的工作。
档案统计工作的内容主要包括档案的基本登记和综合统计两部分。
（二）档案统计的基本要求
档案统计是档案业务工作的一个独立环节，是档案事业发展的一项重要基础工作。档案统计应遵循准确性、科学性和时效性的基本要求。
二、档案登记
档案登记是档案统计的基础，分为档案数量与状况登记和档案利用登记两个方面。
（一）档案数量与状况登记
档案数量与状况登记是指对档案的数量、保管状态及其变化情况等基本方面的登记，其主要形式如下：
1.案卷目录和卷内文件目录。2.总登记簿。3.档案收进登记簿。4.案卷目录登记簿。5.全宗名册。6.全宗单。
（二）档案利用登记
1.档案利用登记簿。2.利用者登记卡。3.档案借出登记簿。4.档案利用效果登记表
三、档案统计的步骤与方法
档案统计大致可以分为统计设计、统计调查、统计整理和统计分析四个阶段。
（一）档案统计设计
档案统计设计是档案统计工作的第一步，是指搜集档案及档案工作数据的调查计划，它包括资料搜集、整理与分析过程的统计设想和科学安排，在整个设计中占主要地位。
（二）档案统计调查
档案统计调查是档案统计工作的关键环节，其基本任务就是采取科学的方法，借助各种调查表，有计划、有组织地为档案统计获取原始数据。档案统计调查的基本方法有统计表报和专门调查两种。
（三）档案统计整理
档案统计整理就是将统计调查获得的原始数据进行综合整理，使之规范化、系统化的过程。
统计整理的基本方法是统计分组。
（四）档案统计分析
档案统计分析是档案统计工作的最后一步，是指运用统计方法及与分析对象有关的知识，从定量与定性的结合上对档案和档案工作进行的研究活动。统计分析的方法包括以下几种：
1.对比分析。2.相关分析与因果分析。3.静态分析和动态分析。4.综合分析。5.系统分析。
一、科技档案的概念、特点和种类
（一）科技档案的概念
1980年12月27日，经国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》第二条规定，科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。2000年12月11日，由国家质量技术监督局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》将科技档案定义为：企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
（二）科技档案的特点
1.专业性。
2.成套性。
3.现实性。
4.效益性。
（三）科技档案的种类
1.按产生领域分，可以分为基本建设档案、科学技术研究档案、产品档案、设备仪器档案等；
2.按行业分，可以分为农业科技档案、工业科技档案、国防科技档案、测绘科技档案、气象科技档案、地震科技档案等；
3.按记录形式和载体形态分，可分为文字档案、图样档案、图表档案、计算档案、声像科技档案、电子科技档案、样品实物档案等。
二、科技档案的超前控制
（一）科技文件的形成
科学技术文件是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。
1.科学技术研究文件的形成
2.工业产品档案的形成
3．基本建设文件的形成
4.设备仪器文件的形成
（二）科技文件的积累
科技文件的积累，是指按照一定的要求和方法，将科技生产活动中形成的科技文件及时集中和妥善保管起来，为归档移交做准备的工作。
1. 科技文件积累的要求：（1）明确积累职责。（2）明确积累范围。（3）确保积累质量。
2. 科技文件积累的方法
有以下三种：一是由科技人员个人积累；二是由专兼职资料员积累；三是由档案部门代为积累。
（三）科技文件的管理措施
1.“三纳入”规定
2.档案部门参加项目验收制度
3.“四同步”管理
4.设备开箱验收制度
（四）科技文件的组卷
1.组卷的基本要求
组卷的基本要求是：案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况；案卷内科技文件材料要齐全、完整；案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
2.组卷方法
产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技材料应按其结构或阶段等分别组卷。常见的组卷方法有以下几种：（1）按部件组卷。（2）按结构组卷。（3）按阶段组卷。（4）按专业组卷。（5）按其他方法组卷。
3.案卷内科技文件材料的排列
案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。
4.卷内科技文件材料页号的编写
案卷内科技术文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
5.案卷封面的编制
案卷封面填写的项目包括：案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、密级、档号等。
6.卷内目录的编制
卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前，其填写的项目包括：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等。
7.卷内备考表的编制
卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
8、案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。
（五）科技文件的归档
科技文件的归档科技文件的归档工作，要以归档制度为基本依据。科技文件归档制度的内容，一般包括归档范围、归档时间、归档要求和手续。
1.归档范围
一般说来，凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件，都应列入归档范围。
2.时档时间
归档时间应根据不同类型的科技文件的形成特点来确定，一般有以下几种方法：
（1）在项目结束后归档。
（2）分阶段归档。
（3）分单项归档。
（4）按年度归档。
（5）随时归档。
3.归档份数
是指同一科技文件归档的数量。凡是需要归档的科技文件，一般是归档一份或一套。重要的，利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
4.归档要求和手续
（六）重大建设项目文件的归档
1、项目文件的整理要求
2、项目文件的归档
3、项目文件的归档审查
三、科技档案的整理
（一）科技档案的分类
科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案实体管理体系。
1. 科技档案分类的基本要求
（1）科技档案的分类要遵循同一规则。
（2）科技档案分类要遵循效用规则。
（3）科技档案分类要遵循排它规则。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。
2.科技档案分类的方法
（1）工程项目分类法。（2）型号分类法。（3）课题分类法。（4）专业分类法。（5）地域分类法。（6）时间分类法。
3. 科技档案分类方法的实际应用
（二）科技档案案卷的排列
案卷排列是科技档案整理工作的重要内容。科技档案案卷的排列应遵循科技档案的形成规律，保持案卷之间的有机联系。
案卷排列应遵循分类排列的原则，即将属于同一类别的科技档案排列在一起，将不同类别的科技档案分别排列，不同类别的科技档案有不同的排列方法。
（三）科技档案号的编制
科技档案号是档案馆（室）在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案的一组代码，是存取科技档案的标记，它起着固定整理成果，反映分类和排列次序，便于保管和查阅科技档案的作用。
1.科技档案号的编制要求
科技档案号的编制应符合以下要求：科技档案号要反映科技档案系统整理后的成果，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致；科技档案号由代字和代号组成，代字使用汉语拼音字母或英文字母，代号使用阿拉伯数字；科技档案号力求简单明了，标识清楚。
2.科技档案号的编制方法
（1）科技档案类目的标识
（2）科技档案号的结构与编写方法
（四）科技档案目录的编制
科技档案目录是指由揭示科技档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的科技档案检索工具。常见的有科技档案总目录和分类目录。
1. 科技档案总目录
科技档案总目录是按照科技档案归档时间的先后次序，以保管单位为著录对象编制的科技档案总登记账。它主要起到库藏管理的作用，用以统计库藏科技档案的数量，反映库藏科技档案的变动情况。
2.科技档案分类目录
科技档案分类目录是严格按照科技档案分类和系统排列的结果以科技档案案卷为著录对象编制的管理目录。一般说来，库藏科技档案都是按照分类整理的顺序来排架管理，因此，科技档案分类目录是保管和查阅科技档案最基本的检索工具，也是进行分类统计的依据。

第八节   会计档案、人事档案和特殊载体档案管理
一、会计档案管理
会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
（一）会计核算材料的归档
会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。
1.归档范围
根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的规定，会计核算材料的归档范围具体包括以下四类：（1）会计凭证。（2）会计账簿。（3）财务报告。（4）其他会计核算资料。
2.归档时间
原则上，当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理。
3.归档要求和手续
归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、有利于保管和利用的要求。
（二）会计档案的整理
会计档案的整理的具体内容包括以下几方面：
1.会计档案的分类
同一核算单位的会计档案原则上按年度——类型进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计核算材料等四类。
2.会计档案的组卷
会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。
3.会计档案的编目
（三）会计档案的鉴定与销毁
1.会计档案的鉴定
根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
2.会计档案的销毁
二、人事档案管理
人事档案是在人事管理活动中形成的记述和反映个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖励、处罚等方面情况并以个人为单位归档保存的原始记录。
（一）人事档案的归档
1.人事档案的归档范围
2.人事档案的归档要求
（二）人事档案的鉴定
1.价值性鉴定
2.完整性鉴定
3.真实性鉴定
（四）人事档案的整理
1.人事档案的分类
一个人的人事档案共可划分为十大类。
2.人事档案的排列
总体上，人事档案十大类材料应按顺序排列，每一类内材料的排序是根据材料内容的形成时间及主次关系来进行排列的，具体排列方法有以下三种：（1）时间排序法。（2）主次关系排序法。（3）层次排序法。
3.人事档案的编目
人事档案目录包括类号、材料名称、材料制成时间和材料份数。
4.人事档案的装订
（五）人事档案的利用
干部人事档案的利用应遵守7个方面的规定。
（六）流动人员人事档案的管理
1.流动人员人事档案的范围
    流动人员人事档案主要包括七类。
2.流动人员人事档案管理机构
 　 流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。
3.流动人员人事档案的转递
    人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。
三、特殊载体档案管理
（一）照片档案管理
照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
1.照片档案的收集
2. 照片档案的整理
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则，照片档案的底片、照片应分开存放。
3.照片档案的保管
照片档案入库前应进行检查。对受污染的照片、底片应进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。拷贝片提供利用，以便更好地保存母片。
底片、照片应恒温、恒湿保存。每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。
（二）磁性载体档案管理
磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。
1. 磁性载体文件的归档
2. 磁性载体档案的整理编目
3. 磁性载体档案贮存与保护
    （三）印章档案管理
    印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。印章档案可分为实用印章和艺术印章。
1．印章档案的的收集
2．印章档案保管期限的划分
3．印章档案的整理