解放军文职招聘考试卷内文件或归档文件编目

 卷内文件或归档文件编目。

编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

 

目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 （长297mm宽220mm），我县统一印制成红色。各单位应在县档案局统一购置，不能用白纸印。

 

填写归档文件目录项目时．应使用耐久的书写材料进行填写，且字迹必须工整，美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录，目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒，另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册，以便查找和向档案馆移交之用。

 

卷内文件目录放在卷首，归档文件目录放置在归档文件的最前面。填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下：

 1)卷内文件目录和归档文件目录的两个区别：

（1）卷内文件目录第一栏是顺序号，归档文件目录第一栏是件号。

顺序号是卷内文书材料依其排列先后填写的序号， 按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从“1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序，第二卷数字不能相连；

件号，即文件的排列顺序号，填写室编件号。原则上一份文件编一个件号，登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，应看作是一份文件的两个部分，只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本，只编一个件号；重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号，但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制，同一年度内盒与盒之间的文件件号必须相连。

（2）    卷内文件目录第六栏是页号，归档文件目录第六栏是页数

页号，即填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号，止号要与文件最后页的页码相符。每卷都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。

页数，即填写一件文件的总页数，用于统计和核对。每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。

2)责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

（1）责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，如“邵东县档案局”，不能使用“本局”等含义不明，难于判断的简称。

（2）联合发文填主办者和“我”（我指立档单位名称）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字。

（3）对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须用“（ ）”标出领导职务；

（4）未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写；

（5）另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者；

（6）花名册、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准；

3)文号：填写文件制发机关的发文字号。

（1）文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能随意删减、省略、落字。如有明显错字，注意改正，可用三排编写。

（2） 文号中的年度要用[   ]括起，如“邵档发[2008]10号”。 （3）少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。

（4）文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如"会议文件之一"或"某刊第几期"等。

4)题名：即文件标题。填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。明显的错字，注意改正。目录题名中如漏了《  》和“  ”的，要增补。目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。