解放军文职招聘考试档案保管的基本物质条件

 一、档案库房

二、档案装具有

1、档案箱

2、档案架

3、档案柜等

三、包装材料有

1、卷皮

2、卷盒

3、包装纸等

第三节　档案库房管理

一、 库房编号有两种方法：

1、为所有库房编一总的顺序号

2、分区编号

二、排架和编号

1、整齐一致

2、避光通风

3、空间利用

4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。

三、全宗的排列和档案的存放

1、全宗的排列

一个全宗的档案放在一起

按全宗号流水排列法和全宗分类排列法两种

按全宗群排列的方法

全宗编号和在库房的实际排列顺序

2、存放方式

竖放和平放

四、档案存放位置索引

五、档案代理卡

为了便于库房管理员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。

六、全宗卷

全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。

通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。

全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。

七、温湿度调节和清洁卫生

请详见《档案保护技术学》。

八、保卫和保密

九、防火

十、档案在搬运中的保护

十一、安全检查

 第一节　档案检索工作的地位

一、检索工作在整个档案工作中的地位

1、检索是提供利用的先期工作

档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

2、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段

3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

二、编制档案检索工具的基本要求是

　1、全，指信息存储丰富。

　2、准，指检索准确。

　 3、快，指迅速。

4、便，指检索要方便 。

三、应当注意的问题：

要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。

2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

三、排检方法

（一）分类法：以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。

优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。

（二）按作者排检法：

现又称责任者

把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

此法一般在机关档案室用得较多。

（三）按文号排检法：

即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。

（四）按字序排检法

编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。

2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。

4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。

（五）按地序排检法

按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档

案、农业档案等。

（六）主题法

按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。

目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。