解放军文职招聘考试档案保管的基本物资条件

 档案保管的基本物资条件

一、 档案库房

  最基本、最稳定的物质条件，是档案保管中长期起作用的因素

  建筑原则：适用、经济、美观、防热、防潮、防光、防有害气体、防尘的要求较高

     库房建筑的主要要求：

1 要有足够的面积

2 开间大小适当

3 屋顶绝对防止雨雪浸漏，具有良好的隔热性能。

4 墙壁坚固耐久，具有隔热、防潮、防尘的性能

5 地面具有坚固性与耐久性，防水防潮效能好

6 门窗应紧密、牢固耐火，窗户防强光与防风沙

二 、档案装具

1 档案箱  （铁质档案箱）   2 档案架（双柱档案架）

3 档案柜（密集型档案柜）

三 包装材料

1 卷皮      2 卷盒       3 包装纸

 

                             第三节   库房管理

一、 库房编号有两种方法：

    1、为所有库房编一总的顺序号

    2、分区编号

二、 库房编号和排架

   1、整齐一致

档案架、柜、箱等装具的排列有序，分类排列

   2、避光通风

避免阳光直射，注意通风

   3、空间利用

注意：充分利用空间

      便于取放

   4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。

 

    三 、全宗的排列与档案的上架

l     全宗的排列，基本上依照进馆档案的先后顺序

l  1、全宗的排列

l         一个全宗的档案放在一起

l         按全宗号流水排列法和全宗分类排列法两种

l         按全宗群排列的方法

l         全宗编号和在库房的实际排列顺序

2、存放方式：竖放和平放

四、 档案存放位置索引：1、以全宗及其档案为单位

                       2、以档案库房和档案架（柜）为单位

六、 全宗卷

    全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。

每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。全宗卷的内容通常包括：
　　（一）在收集工作中产生的文件材料，如档案交接书和移交目录。
　　（二）在档案整理工作形成的文件材料，如整理工作方案，立卷说明，立档单位和全宗历史考证等等。
    （三）在档案价值鉴定中产生的文件材料，如鉴定档案材料分析报告，销毁档案清册，本全宗的档案保管期限表等。
　　（四）档案在保管过程中形成的文件材料。
　　（五）在档案统计工作中产生的文件材料，如档案室报送以全宗为单位的不定期的档案数量与状况统计表等。
　　（六）在档案提供利用工作中形成的文件材料。比如以一个机关、一个全宗为对象的检索工具、全宗指南、机关工作大事记等参考资料等。
     

在管理上应单独存放并实施统一管理，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。