解放军文职招聘考试常见检索工具的功能和编制方法

 常见检索工具的功能和编制方法

l  （一）案卷目录 （馆藏性检索工具）

l  案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。它是一种以案卷名为索引查找档案的检索工具。

    案卷目录一般采用书本式，其目录表的项目包括顺序号(案卷号)、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。

   编制案卷目录以全宗为范围，通常按照全宗内档案分类的类别来编制，如按年度编制、按组织机构编制、按问题编制等。为了便于移交和管理档案，需编制案卷目录，以分清不同的保管期限

 

案卷号
档案室编	档案馆编	题名	年度	页数	期限	备注

 

l  （二）案卷文件目录

l  案卷文件目录又叫“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

l  这种目录克服了案卷目录和卷内文件目录的某些局限，从而使馆藏性目录更加深化和系统。不仅使每一案卷中所包括的文件标题在目录中反映出来，同时保持了独立成册的形式。案卷文件目录的产生使馆藏性目录实现了对案卷和文件的配套检索。

编制案卷文件目录，首先列出案卷号、案卷标题、起止日期、页数，然后在下面列出卷内文件的目录。一般只需把案卷目录和卷内文件目录依次打印，或复印剪贴后装订成册即可。

l  （三）全宗目录

l  全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具。它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。全宗目录适合于档案数量较大、全宗较多的大中型档案馆。

                                全宗目录一

全宗号	全宗名称	案卷数量	起止年代
1	市委	560	1963-2000
2	纪委	402	1970-2000
….. .	......	......	......

                                全宗目录二

 

l  （四）分类目录

l  分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的优点是将反映同一问题的档案信息集中在一起，系统性强，但编制分类目录必须要熟悉中国档案分类表效率才高。

l  分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的优点是将反映同一问题的档案信息集中在一起，系统性强，但编制分类目录必须要熟悉中国档案分类表效率才高。

多采用卡片式

编制：1、填制卡片    2、排列：以《中国档案分类法》为准；按字母顺序排列，然后逐级按阿拉伯数字大小排列，类目排列应于分类表一致。

 

注意问题：

（1）不同历史时期的档案应分别排列

（2）统一时期的档案统一排列

（3）一件（卷）档案标引有两个以上分类号时，每个分类号轮排到首位一次。

（4）需安放导卡

l  （五）主题目录

l  主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录。

l  主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。

l  主题目录的优越性在计算机检索中可以得到充分的显示，将每份文件的主题词输入计算机后，能够以任何一个词作为检索项，查出有关该主题词的全部文件。这种检索方法类似于计算机的“关键字”搜索，但通过主题词检索，更为科学和有效，其查全率和查准率都相对较高。

大多采用卡片式

l  （六）专题目录

l  档案专题目录是通过有组织的分析、筛选、整合，从档案资源中把某一特定专题的档案清理出来，比较集中、有序地、系统地提供某一专题档案重要文件级信息。这种检索工具充分表现了其在揭示档案信息的有效性、提供检索的高效性和便于利用的方便性上的功能，是一种具有现实意义的检索工具。

其功能与主题目录有相似之处。但专题目录不受分类法和主题法的约束，选题更具灵活性。可以编制某一专题目录，将与该专题有关的所有档案集中起来。具有族性查找特点。

编制

1 选题：不能与分类类目重复    反映馆藏档案特色

2 选材

3 填卡

4排列：分类以及类内文件排列

l  （七）文号索引

l  文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式。

    文号索引适用于机关档案室和地、县级档案馆，省以上档案馆一般不需要设此索引。文号索引应按年度、发文机关分别编制，即将同一年度同一发文机关的文件编一张表，然后将所有的表装订成册。

l  文号索引有号码对应式和位置对应式两种形式。

1、号码对应式是将文号一一列出，然后在与该文号对应的空格中填写该份文件的档号。即在一张表格中预先打印上文件的编号，从00-99。然后在与文件编号对应的空格中填写该份文件的档号。表内每页有100格，以固定数字00-99表示，代表100个文号。满100号时， 填写第二页，并在“00”号前注上“I”字，满200号时，再重起一页，并在“00”号前注上“2”字。 依此类推，每满100号就增加一页，并在“00”号前填写相应的页数。文号旁的空白格用于填写该份文件的档号。

 

00		10		20		30		40		50		60		70		80		90
01		11		21		31		41		51		61		71		81		91
02		12		22		32		42		52		62		72		82		92
03		13		23		33		43		53		63		73		83		93
04		14		24		34		44		54		64		74		84		94
05		15		25		35		45		55		65		75		85		95
06		16		26		36		46		56		66		76		86		96
07		17		27		37		47		57		67		77		87		97
08		18		28		38		48		58		68		78		88		98
09		19		29		39		49		59		69		79		89		99

 

   2、位置对应式是用一定的格式确定每一发文号在表格中的位置，然后在该位置上直接填写该份文件的档号。

	0	1	2	3	4	5	6	7		8	9
1					B
2
3			A
4
5
6							1-1-2-1
7
8

 

l  表内空格位置表示发文号，表格由纵横坐标组成，横坐标由。今9将表格分为10列，纵坐标由0至某一数字将表格分为若干行，这样每行可表示10个发文号，几行便可以表示几十个发文号。如8行就可以表示80个发文号。第一页的第1行表示0-9号发文，第2行表示10....19 号发文，依次类推。

l   如上表所示，"A"表示第32号发文，"B"表示第14号发文。检索时根据纵横坐标确定文号位置，这个位置上填写的号码即为该号文件的档号。例如上表第66号发文的档号为“1-1-2-1 ”。

l  （八）人名索引

l  人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到记载某一人物的材料。

l  人名索引的排列，可采用几种方法:笔数法，即以姓氏笔划数目为序;笔形法，即按汉字的起笔形状将汉字分为几大类，然后按笔形排列；音序法，即以汉语拼音的字母为序排列。

l  （九）地名索引

地名索引是揭示档案中所涉及的地名，并指明出处的一种检索工具。地名索引的结构包括地名和档号两个部分利用者通过该索引可以查到记载某一地区情况的档案。地名索引一般按照地名首字的字顺排列。地名索引的形式

幻灯片199

l  （十）档案馆指南

l  档案馆指南是一种全面而系统地介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。它是档案馆面向社会的一种宣传、报道性工具。

档案馆指南一般应包括六个部分，即说明或序言、目录、档案馆概况、馆藏档案情况介绍、馆藏资料情况介绍和附录。

l  （十一）全宗指南

l  全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书。它由封面、正文和备注三个部分组成。

l  (1)封面。封面内容包括全宗指南名称、形成时间和全宗号三方面。全宗指南名称由全宗构成者 的名称加"全宗指南"构成;形成时间是指全宗内档案文件的起止年代；全宗号是指该全宗的编号。

l  (2)正文。全宗指南的内容主要包括立档单位和全宗历史概况、全宗内档案概况和档案的内容与成分。立档单位和全宗历史概况前面已经说过。全宗内档案概况主要包括档案的来源、数量、进馆日期、整理、保管、鉴定情况、完整程度等内容。

    (3)备注。备注主要是说明全宗指南的编制情况，有关全宗内档案的补充说明，全宗指南中需要加解释的名词、事件及问题，全宗内档案增加、调整、销毁等问题的说明