解放军文职招聘考试归档文件的分类

 归档文件的分类

 

一、确定分类方法。分类方法通常有以下3种，即：

1、年度分类法

2、机构(问题)分类法

3、保管期限分类法

在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的 , 我们在市直机关推荐使用“年度——保管期限”和“年度——保管期限——机构（问题）”这两种分类方法。

1、二级分类法：即“年度--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。例如：档案局、妇联、党史办等

2、三级分类法：即“年度--机构（问题--保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“机构”，即使用“年度—机构--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。例如：人力资源与社会保障局、农牧局、住建局等

二、制定分类方案：

1、二级分类方案：

XXXX年—-永久

           30年

           10年

2、三级分类方案：

要在分类方法确定的基础上制定相适应的分类方案，而且要在一定阶段保持稳定不变。

XXXX年—-办公室—-永久、30年、10年

人事科---永久、30年、10年

法规科---永久、30年、10年

 

三、文件实体分类：

应依据制定的分类方案和选定的分类方法，对已经装订的文件材料进行分类。

1、分年度：按照文件形成的时间，将不同时间形成的文件材料按照年度分开。严禁将不同年度的归档文件混在一起。分年度时要注意以下几种情况：

第一、按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度；

第二、跨年度召开的会议文件，应归入闭会年度；

第三、跨年度处理的案件文件，应归入结案年度；

第四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档；

第五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度；

第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的年度。

2、分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。

第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中；

第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中；

第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；

第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；

第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。

3、分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。