常用公文示范讲解（上）

 

课程进行到这里，一直都是围绕通用的商务文书来展开的讲解和阐述，所提出的步骤、方法和要点无论是对于邮件、便签或者别的文体都是普遍适用的；接下来，则要将分析的重点转移到常用的、具有固定格式的商务文书上来。这类商务文书主要包括以下七类：

 

（一）通知

“通知”是每个人从小就逐渐开始熟悉的一种商务文书，对于通知我们应该掌握以下的内容：

 

1.通知的适用范围

通知是适用范围 为广泛的一种固定格式的商务文书，在日常的工作中，既

有给下级发的通知，即所谓“下行文”；也有给上级发的通知，即所谓“上行文”；另外，给同属于一个系统的，但不相关也不相隶属的单位（即平级关系）也可以发通知，即所谓的“平行文”。

 

2.通知的适应性

分析完其适用范围，再来看看通知在主体方面的适应性。通知的适用性也是相当广泛的，企业单位、事业单位、党政机关，甚至学校都可以发通知。

 

3.通知的种类

一般情况下，通知可以分为以下六种类型，其应该关注的重点和关键各不相同：

Æ 会议通知

撰写会议通知的时候，应该注意的内容包括：会议的时间、地点、目的、要求，安排以及外地的人员到会的方式等。

Æ 指示性通知

所谓“指示性通知”，就是用于上级传达给下级机关去予以办理的通知。

Æ 批准性通知

所谓的“批准性通知”，就是在下级有某一个请示呈递上来，经上级批准之后再转发出去予以遵照执行的通知。

Æ 发布性通知

所谓的“发布性通知”，主要用于某种规章制度的发布。需要特别提请注意

的是，这种通知实际上是应该附带有文件附件的。例如从2007年1月1日开始，我国开始实施新的会计准则；那么围绕这个主题所下发的通知就应该将《新会计准则》作为一个附件与该通知同时下发。

Æ 知照性通知

所谓“知照性通知”，通常用于上级给所属的下级机关通报某些事务的情形之中，下级机关知道了解情况即可。例如关于上级单位中任免与聘用的通知。

Æ 周知性通知

与知照性通知相类似的，还有一种通知叫做“周知性通知”；这种通知的作用在于让目标读者知道事情的情况而无需他们采取任何的措施和行动，纯属于告知性的。

 

4.通知的写作格式作为正式的通知，应该注意以下的格式要求：

Æ 标题

通知的标题应该包括发文机关、事由以及文种等三块内容，例如“国务院关于预防禽流感的通知”。

Æ 送与对象

通知与其它任何一种商务文书一样，应该且只能有一个主送单位，但抄送单位可以有多个，主送单位一定要顶格来写。

Æ 正文

通知的正文主要由撰写通知的理由、事情的经过以及具体的要求等内容构成。

Æ 署名

通知的署名包括发文机构和日期即可。

Æ 附件

正如前文所提到的，批准性的通知，例如有关××法律法规的通知、总经理办公室关于新的财务报销制度的通知等，应该将法律法规或者新的财务报销制度作为附件与通知一同下发。

 

【自检5-2】

请找出以下通知范例中存在的问题：

酒店办公室通知

各部门经理：

经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。

参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得

大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。

会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。

2003年12月16日

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该通知存在问题的地方主要有：

（1）通知名称错误；

（2）主送单位或对象与正文中的不一致；

（3）正文中缺少具体的会议时间和行程安排；

（4）计量单位不符合规范；

（5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范；

（6）缺少对具体出发以及报道地点的说明。

 

 

（二）报告

我们进行具体分析的第二个具有固定格式的商务文书是“报告”。在日常的工作中，绝大多数人都撰写过报告，在西方无论是报告还是总结都可以统称为 “report”；而在我国的环境中，报告是特指是一种由下往上的、下级对上级汇报阶段工作、反映问题、提出建议或者就某个问题进行答复的“上行文”。

报告这种商务文书具有单向性和叙述性（切忌辞藻的堆砌）的特点。

 

1.报告的种类依据具体内容，报告可以分为以下四种类型：

Æ 工作报告

即下级对上级进行的汇报。

Æ 情况报告 即关于某个重大事件的经过的汇报，其重点在于事情的时间、地点、人物、起因、经过、结果、事件分析、经验教训以及处理情况等内容。

Æ 答复报告

所谓“答复报告”，就是针对上级对自己的一个询问所予以的答复；这种报告具有被动行文的特征，要求实事求是、针对具体问题来进行回答。

Æ 建议报告

所谓“建议报告”，就是下级主动的向上级提出建议或者希望的报告，其特点与请示相类似。

 

2.报告的写作格式

报告的写作格式基本与通知一样，但以下几点需要特别注意：

Æ 报告的名称同样可以包含三个部分，但其中的发文机关可以省略；

Æ 报告的开头应该首先写“关于××事情现做如下报告”；

Æ 报告的内容中有一些套话必须的，例如在报告的结尾应该说“以上报告请审阅”或者“报告如无不妥，请批转执行”等与开头相互呼应。