公路监理《监理理论》：档案案卷构成及质量要求

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　　档案案卷构成及质量要求

 

　　一、术语

 

　　（一）案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。

 

　　（二）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。

 

　　（三）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。

 

　　（四）档号：由分类号和案卷号组成。

 

　　二、组卷及书写要求

 

　　（一）公路工程竣工文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。

 

　　组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性原则，分类科学，便于查找利用。

 

　　（二）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到完整、准确、系统。

 

　　（三）案卷内文件材料书写要工整，字迹、线条要清楚。

 

　　（四）案卷内文件材料的制作和书写材料，必须利于长期保存。书写材料必须用炭素墨水，禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡由易褪色书写材料制成的文件（如复写、传真件）应复印保存。

 

　　（五）资料文件用纸统一采用！" 型纸（210mm*279mm），图纸规格除外。

 

　　（六）案卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。

 

　　三、卷内文件的排列

 

　　（一）管理性文件按问题、重要程度排列。

 

　　（二）项目技术文件材料按本书有关章节的要求排列。

 

　　（三）设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和运行维修等材料排列。

 

　　（四）竣工图按里程、专业、图号排列。

 

　　（五）卷内文件一般文字材料在前，图样在后。