2014江苏省军转干考试公文常识：函

 函是公文中唯一的平行文，行政公文和党的机关公文都把函列为主要文种。《国家行政机关公文处理办法》对函的功能作如下表述:适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。《中国共产党机关公文处理条例》对函所下的定义与之相似:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准。

一、函的特点和结构

(1)函的特点。函属于不相隶属机关之间相互往来的正式公文,其主要特点是:第一,不受作者职权范围与级别高低的制约,也不受内容繁简轻重的严格限制,灵活简便。内容也较单纯,一般一函一事。第二,由于函灵活简便,可以广泛的应用于公务联系的各个领域、各个级别层次的机关,所以在公文中函的使用频率高。第三,公函是正式公文的一种,具有法定的效用,无论是商洽公务、询问与答复问题、向有关部门请求批准,都代表着法定作者的意志与权威,传达了发文机关的决策与意图,对受文者的行为有强制性影响。

(2)函的结构。第一,标题。发文机关,事由与文种(函或复函)。第二,主送机关。第三,正文。要写明制发的根据或理由、商洽或询问(答复)及请求批准的具体事项。结尾表达行文目的、行文要求或致意的公文用语,如"特此函告"、"请即函复"等。第四,制发机关与成文日期。

二、函的撰写要求

(1)行文郑重。撰写公函,必须使用正式公函用纸,具备正式公文的规范格式,拟定标题,编制发文字号,结构要完整,用语要准确,体现出正式公文的严肃性、完整性。

(2)以简要文字,将需要商洽、询问、答复、申请、知照的事项明确、具体地交代清楚。

(3)用语谦和,讲究礼节。函,应用于平行或其他不相隶属机关之间相互协商、配合与互通信息。因此,用语要讲究礼节,语气应委婉得体,必要时还要使用尊称与致意性词语,忌用命令性、告诫性的词语,目的在于创造机关之间的和谐、友好、协作的氛围。

三、各类函的撰写要点

(1)商洽公务的函。发函。应在正文中写明制发函的根据或理由,即为什么发函,而后陈述需要商洽的具体事项,要求观点明确,意见具体,词语得体、清楚,方便对方理解与答复,结尾处可以提出予以复函或予以尽快办理的具体要求。

复函。应针对来函的要求给予确切答复。明确表明是否同意的意见并说明理由或提出具体的处理办法。要求用语准确、简要,以"此复"或"特此函意"结尾。

(2)询问和答复问题的函。询问问题的函,要求内容集中,只询问一个问题,以方便对方尽快答复。所询问的问题应是无据可查,确属本机关难以解决(回答)的问题,而不要不经认真调查或思考,随意向对方提出问题,徒增对方负担;复函,则应有问有答,针对所提问题及时予以明确回复。

(3)请求批准的函。用于向不相隶属的主管机关请求批准有关经费、人员调配、税收、营业执照、招生、专业增减、物资调拨等有关事项。撰写这种函,要求理由充分,请求批准的事项明确、具体、合理,一文一事,用语简明得体,在结尾处除表明行文目的外还可使用一些致意性词语,态度诚恳、尊重,力求征得对方的支持。