医院办公管理的规划及运用

[摘要]目的实现全院办公信息化、自动化。方法根据医院需要用 PHP 技术；数据库采 用 MYSQL 开源数据库。结果系统风格简洁明了，操作简单，便又不失个性化和亲和力， 逐步被职工接受和广泛使用。结论利用办公自动化系统，加快了医院信息化建设与发展的 步伐，提高医院管理者的信息管理与决策能力。 关键词：医院办公自动化设计与实现 面对日新月异的网络时代，各家医院都在实现医疗行政办公事务的信息化、自动化， 现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，管理水平和服务功能的强化使我们 可以方便地获取信息、共享信息和处理信息，实现文件传递、函件来往、资料交换等[12]。 1.医院办公自动化的现状 近年来，计算机在医院行政大楼管理部门中普及率非常高，许多机关处室几乎人手一 台电脑，而且都上了医院的内网，推出了一些网上办公的举措，对整个医院的数字化建设 起到了推动作用，经过一年多的发展，功能从简单的汉字录入及文件打印到采用领先的 B/ S（浏览器浏览器/服务器）结构，集成内部通讯平台、信息发布平台、日常办公、文件管理、会 议管理、档案管理、辅助办公等价值的功能模块，达到了迅速获取医院内部的、外部的信 息，形成无纸化的电子文书管理体系，并对医院行政管理、工作调度等起到辅助作用，大 大提高了工作效率。 2.系统设计思路与策略 2.1 网络建设采用了医院信息系统（浏览器HIS），运行了医院业务日常工作，包括财务管理、 病人信息管理、物资库管理，整个行政、机关办公楼都采用办公自动化系统（浏览器OA），处理 日常办公，例如院领导日常处理请示报告审批，院行政事务的通知，与临床医技部门的信 息交流等等，再有外网（浏览器Internet），用于向广大公众提供信息服务，宣传医院、专家信 息、网上业务等等 2.2 应用程序与数据库结合，体现系统服务功能。PHP 技术；PHP 是一种公开源代码， 运行在 WEB 服务顺端的 HTML 内嵌式的脚本语言，提供了简单、实用的动态主页解决主 案，PHP 的价值在于它将很多不同的技术组合为一个完整的套件，而且提供了编程环境与 接口。数据库采用 MYSQL 开源数据库，MYSQL 是一个精巧的 SQL 数据库，它的强大功 能、灵活性、丰富的应用编程接口（浏览器API）以及精巧的系统结构，受到了广大自由软件爱 好者甚至是商业软件用户的青睐。 2.3 确定办公自动化系统的模式 针对医院内部的管理流程，选择了 B/S（浏览器BROWOWSE/SERVER）结构模式，所有软 件都安装在服务器端，客户口端不需安装任何程序，只要有浏览器就能运行系统，减少了 维护人员的工作量，降低了系统的维持成本，极大地方便了工作。 3 系统的主要功能模块 3.1 内部通讯平台 电子邮件使用电子邮件可与医院内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、 阅读、回复等。 在线短信可以即时感知工作人员是否在线，可使用在线短信功能实时交流和留言。 可发送手机短信，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线工作人员手机中， 确保重要事件的及时通知。 3.2 信息发布平台 网上业务该栏目是为医院将来设置，如网上挂号、专家咨询、费用查询、网上招标， 目前还没有实施。 远程办公提供的移动办公、网上办公功能，即便医院领导出差在外地，也能像在办公 室一样高效率地处理事务。 院内通报可以发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的 公告系统。 个人论坛为职工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起 并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集 意见等。 信息查询对各种常规医疗政策、药品信息、医疗图书资料等查询如：医疗法规查询、 英汉字典、省厅网站链接、药品查询等实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物 编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发 布的各类刊物。 3.3 日常办公 网上审批网上办理医院内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办，部门 间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办 理和审批。 公文处理实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来 文的登记拟办、批办、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核 稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。 工作监控领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个职工工作的办理情况， 并可进行催办。 3.4 文件管理 文件管理文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进 行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。 文件库设置可根据医院的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量 和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理访问权限提供针对库、文件夹和文件的多 重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全 3.5 会议管理 提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括： 计划拟定，计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪 要文件管理与查询。 3.6 档案管理 办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统，并按档案管理规范进行管理和利 用，实现文档管理的一体化。 3.7 辅助办公 日程安排提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，这样能够更有效地安排自己的 工作时间。 活动安排提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。 人事管理提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和 报表输出。 物品管理提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用 申请与审批、物品发放与报损等功能 图书管理提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能 车辆管理提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与 司机调度等功能。 领导意见箱为领导和各部门工作人员之间增加一种方便的沟通方式，工作人员可以直 接向院长汇报工作，交流思想。 医院办公自动化系统建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程，近年来，在我院信 息化建设的过程中，随着计算机应用的普及，职能部门对计算机应用的需求也在不断的提 高。实施办公自动化的过程中，医院领导给予了高度重视，我院通过这一系统的应用，使 我院的计算机应用水平上升到了一个新阶段，使我院拥有一支掌握现代化办公软件应用技 术的文员队伍。我院的职能部门办公正在逐步实现无纸化办公和工作流程自动化，实现文 件管理制度化、标准化、规范化和网络化。现在办公自动化系统已经成为我院职能部门日 常办公中不可缺少的重要手段和工具。 参考文献 [1]曾凡医院网络自动化办公系统的开发与应用[J].].医疗设备信息，2005，20（浏览器1）； 25-26 [2]牛瑛，杨勇，余元龙，等，大规模集成化医院信息系统的建设，医院管理论坛， 2003，3：54-59。 摘要：资金是医院业务活动得以持续运行的基本保证,资金是医院财务管理的核心；目 前医院的资金主要有三个来源，一是政府的财政补助，二是药品的差价收入，三是医疗服 务收入；提出加强医院资金管理应拓宽筹资渠道，合理统筹安排资金，合理使用流动资金， 加强对固定基金的管理。 关键字：医院;资金;管理 资金是医院业务活动得以持续运行的基本保证,资金是医院财务管理的核心,医院运营 必须牢固树立以资金管理为核心的观念。医院对资金的运用能力已经成为评价医院整体竞 争能力、医院发展潜力、社会效益和经济效益评估的重要指标。现从医院资金的构成着手， 就以下几方面阐述如何加强医院资金管理。 1 拓宽筹资渠道 目前医院的资金主要有三个来源，一是政府的财政补助，二是药品的差价收入，三是 医疗服务收入。随着国家财政状况和医院分配关系的变化，医院资金的三个来源也正发生 深刻的变化。国家财政对医院的补偿占医院总收入的比例逐年下降，差额补助已经名存实 亡；药品销售的差价收入随着的国家政策的变更也将大幅度下调；只有提高医疗服务收费 标准，大型设备检查收入受政策影响下调 20%～30%左右，特别是提高医疗技术劳务收 费，这又受到社会与人民承受力的制约。三个方面情况使医院资金来源严重不足。如何筹 措资金支持医院的建设和发展已成为医院财务管理的重要内容。在卫生改革与医院外部环 境和条件发生深刻变化下，医院应结合本身实际情况，解放思想，更新观念，拓宽筹资渠 道，多形式、多办法去筹措资金，解决医院资金短缺的问题。 ●争取银行贷款是当前医院筹措资金的主要渠道。国家鼓励医院根据自身的经济实力、 资金结构、经济效益和发展前景来争取信贷资金的支持。 ●融资租赁是医院筹资的另一种途径。通过租赁引进医院急需的医疗设备，这种方式 手续简便，还款方式更具灵活性，为医院的经营活动提供了更大的弹性空间，有利于医院 诊治水平、医疗质量的提高，可产生一定的经济效益并减少医院资金投入风险。 ●医院合资合作经营、股份合作经营等形式的产生，外部资金的注入不但增强医院的 实力，解决医院资金紧张，更重要的是给医院的发展带来新的机遇。 2 合理统筹安排资金 医院的所有收入，只有在全面集中管理的基础上，才能做到统筹兼顾，合理安排。医 院资金由财务部门统一管理，有利于医院财务管理的规范化、制度化。严格医院银行户头 管理，只有一个基本账户，多户头容易使资金管理失控。对门诊、住院收费处及平时需要 现金周转的采购等部门，实行定额备用金制度，控制现金使用。财务部门对资金要改变过 去一边向银行贷款，一边将暂时不用的闲置资金存入银行活期账户成为死钱而增加利息开 支的状况，可以将部分闲置资金通过银行办理大额、定期的协定存款，使资金增值，又为 医院盘活了资金。如何合理筹划，用较小的投入取得较大的产出，用较少的消耗取得较好 的成效，使收支实现良性循环，是财务部门管好用好资金很重要的内容。因此，在安排医 院建设时，要确保医院发展有长劲和后劲，保证医院在任何情况下都有资金保障。 3 合理使用流动资金 保证资金的循环供给是加强资金管理的关键。货币资金、结算资金和储备资金应保持 一定的比例关系，使资金高效安全的周转。 3.1 足够的货币资金是资金运作的基础。货币资金是医院实力、偿债能力、信誉的表 现，但持有过量的货币资金会导致资金闲置，货币资金管理不严会导致医院资金周转延缓。 因此，医院正常经营活动所需的货币资金要控制在一定的范围内。 3.2 医院要严格控制结算资金的占用，及时清理和结算往来款项，防止不合理的资金 占用，以避免呆账、坏账的发生，减少资金流出，增加资金流入；对医疗应收款，要按月 定期向医疗保险单位核对、结账，避免拖欠。病人欠费要加强管理和催收工作，确实无法 收回的自费病人欠费，按有关审批程度批准核销。凡因清理不及时所造成的呆账、坏账损 失，要追究当事人的个人责任，并查明原因，分辨情况，报经有关领导批准后，适当进行 处理。 3.3 储备资金的占用要科学合理，储备是否在规定的限额内，避免盲目采购带来的资 金闲置，从而资金利用率低下。其中，药品管理要遵循“定额管理、合理使用、加速周转、 保证供应”的原则。医院库存物资管理必须既要保证医疗业务需要，又要防止积压，影响资 金周转，为提高库存物资的使用效益，必须做到库存物资的存量要适中、储备要适宜、适 用和库存物资的安全、完整。 4 固定资金的管理 固定资金的增减变动,反映固定资产的更新变化，也表明医院的规模发展和医疗技术手 段进步的速度。把握好固定资产的投向投量，在保证医疗服务水平不降低的情况下，提高 医疗设备的利用率就能提高全部固定资产收入，固定资产利用好，其社会效益和经济效益 就越大。对医院购置和更新大型、高精设备前，应对其设备的使用率、社会和经济效益等 作全面、充分的市场调研、预测分析、专家论证等可行性研究，再审批，公开招投标购置， 以免盲目、重复购置，闲置或半闲置设备，造成资金浪费。加强对固定资产的全过程的管 理，包括购进、使用、维修、保养和报废，让资产存量符合实际价值。定期和不定期进行 固定资产的清查或抽查，保证财产账实相符。 5 加强财务监督，建立健全资金管理机制 财务监督的主要目的就是提高资金的使用效益。充分发挥资金管理职能作用，做到事 前有预算、事中有控制、事后有考核。医院的财务监督存在着微观监督失控、宏观监督乏 力的现象。有些医院不顾财力可能，盲目搞基建，买设备，造成家底亏空。为此，要把财 务监督与管理有机地结合起来，坚持监督是手段，管理是目的，把以病人为中心贯穿到资 金管理的始终。 ●医院根据自身的具体情况，指定相应的规章制度、考核办法，明确各岗位的目标责 任制，明确奖惩，鼓励增收节支，充分发挥科室和职工的积极性、主动性，降低消耗，节 约资源，提高经济效益。 ●财务部门对资金管理的重点应放在资金的预算管理上，编制预算必须遵循“收支统管， 统筹兼顾，积极稳妥”的原则。必须充分考虑医院的实际情况，认真落实年度收支预算的审 查工作。 ●财务监督的方式主要有日常监督和专项监督两种。医院财务监督应以日常监督为主， 专项监督是对一些特殊项目的监督、考核。医院财务、审计、设备和专业管理人员在院领 导的直接统帅下，应对医院的基建项目、新购设备、维修工程等进行可行性论证，实行公 开招投标，并对合同的签订、付款、验货等环节进行监督把关，以保证资金运用能产生最 佳效果，提高财务监督效能。 ●针对医院卫生材料、物资采购量大、供应渠道多、价格波动大等特点，可以成立专 门的采购中心，配备专业财务人员，加强对物资的采购、验收和出入库管理，严格审批、 报销、结算等手续，保证资产的安全和完整。 加强医院资金管理，能为医院管理者提供全方位的医院信息，制定正确的管理决策， 使医院管理更加科学化、规范化。