2014物业管理师《管理实务》第十三章：物业常用应用文书

来源：互联网 2017-03-01 01:27中

行政性公文
1．通告
通告的分类。
①制约性通告：用于要求一定范围的对象普遍遵守的某些事项。
通告的格式与写法。
通告的标题有两种写法：一种是由发文单位名称、事由和文种组成，如“ 物业项目关于的通告”；另一种是省略事由部分，只写发文单位名称和文种或只写“通告”两字，这种情况适用于对外张贴或在报纸上发表。
通告的正文，一般包括缘由、通告事项、执行通告事项的要求等内容。通告的缘由，位于正文开端，主要介绍通告的根据、原因和宗旨；接下来的内容写通告事项，如事项较多，可采用条款式写法，把具体的规定和要求，用简明通俗的语言概括出来，表述上要求有纲有目，明确具体。通告结尾部分，依惯例，写上“特此通告”等字样。
以“通告”作标题时，应写明发布通告的单位名称及成文时间，并加盖发文单位印章。如发布通告的单位名称在标题中已出现，则可省略单位名称，只标注成文时间，并加盖印章。
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知大体上可分为三类：
②周知性通知：用于发布需要下级单位及有关单位周知的情况。常见的如任免人员，设置或撤销、合并机构，扩展、缩小或终止有关组织、机构的某些职权，启用或更换印章、地址，召开会议等发布的通知均属周知性通知。
③转发性通知：用于转发上级单位及不相隶属单位的来文。
①标题。
②正文。
引据。先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，为什么要发该通知，然后通过承启用语，转入下文。
结语。通知的结尾用语也因内容而异，需根据通知的不同内容采用与之相应的不同结语。
发文单位印章和成文日期。
明确行文的目的。首先要明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，然后确定怎么写；其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题。
结构严谨、层次清晰。通知的结构或采用自然段形式，或采用条文式，都须条文清晰，排列有序，段落与条文之间应杜绝出现内容交叉、重复现象。
适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
报告的种类较多，按其内容不同，大体上可分为五类：
②情况报告：用于向上级单位汇报某种特定或紧急情况。
④回复报告：用于对上级单位查询、查办、催办的事项做出专门答复。
报告的格式与写法。
一般由发文单位名称、事由和文种组成。如“x 公司关于 X的报告”。
报告的正文分三部分：
主体。即报告事项部分，也是正文的核心，要叙述报告的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。对于工作报告，应将各方面工作的主要情况并列分段地一一加以表述，即阐明各方面工作的进展情况、主要做法、取得的效果等，再写明存在的主要问题和下一步工作意见，然后概括出基本经验。要以数字和事实说话，内容既翔实又概括。对于问题报告，侧重写明问题状况及其来龙去脉，分析问题产生的原因，说明其后果，并提出解决问题的方法和措施。对于答复报告，则应强调针对性，紧紧围绕上级单位的询问和要求，写清问题，表明态度，提出意见。
③落款。
4．请示
请示的分类。
请示的格式与写法。
通常由发文单位名称、事由和文种组成。如“ 公司关于成立基金托管部的请示”、“ 公司关于处理调整工资中几个问题的请示”、“ 公司关于开办外汇业务的请示”，使人一看就能大体了解请示的问题。
正文可分三部分：
主体。写明请示事项，即“请示什么问题”，也就是要求给予指示、批准的具体问题和事情，必须叙述清楚，讲清问题和事情的基本情况，遇到什么困难，有什么问题，要直陈其事，简洁明了。内容较简单的可全文一气呵成，一贯到底；内容复杂的则应分段表述。如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自身的意见或处理办法；如果有两种以上的方案或意见，则应表明自身的倾向性意见，以便上级单位做出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。
③落款。
5．意见
意见的分类。
①建议性意见：用于上级单位对下级单位提出工作建议。如《 x集团党委关于对公司党委领导班子的意见》。
③指导性意见：用于上级单位对下级单位进行工作指导。针对工作中的某些薄弱环节或出现的问题，上级单位用意见向下行文，阐明指导思想、工作原则，提出工作思路和措施，给下级单位以及时的指导，从而促进下级单位工作的健康开展。如《公司关于开展业务宣传工作的指导意见》。
意见的格式与写法。
作为上行文和平行文时，标题由发文单位名称、事由和文种组成；作为下行文时，标题由事由和文种组成。
意见的正文由引据、主体、结语组成。
主体。主要是对有关问题或某项工作提出本单位的见解、建议或规范性的解决办法。
③落款。
6．函
函的分类。
从函的内容和具体作用上看，可分为以下几种：
②商洽函：主要是用于请求协助、商洽解决办理有关事项。
④答复函：主要是用于答复有关问题或事项。
函的格式与写法。
①标题。
②正文。
引据。先述致函起因，即发函的原因、背景和依据，说清楚为什么要发函，围绕需要商洽、询问、答复和请求批准的事项，提出有关理由或依据。
结语。函的结尾用语也较多样化。去函告知对方的，多用“特此函告”、“特此函达”；去函要求对方回复的，可用“请研究函复”、“以上意见，请予函复”、“盼复”、“希见复为盼”、“特此函达，请复”等；也有的函用“为要”、“为盼”、“为荷”等惯用语；上行或平行复函，可用“特此函复”，下行复函可用“此复”。也可以不用惯用语。
发文单位印章和成文日期。
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
纪要因会而异，种类较多，可以从形式、性质、内容等方面进行划分：
②从性质上可以分为决议型会议纪要、情况型会议纪要和消息型会议纪要。
会议纪要的格式与写法。
一般由会议名称加文种组成。名称要写会议全称或规范化的简称，在尾部写上“纪要”两字。
正文通常包括三个层次：
主体。会议纪要的主体部分要根据会议的原始材料，经过认真分析整理、提炼加工，相对具体地把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况、精神、成果表述出来。主体部分一般有两种常用的表述方法：概述法。把会议的发言、讨论的情况综合到一起，围绕会议的中心，分自然段概括地表述出来，这种写法多用于小型会议或讨论的问题比较集中、意见比较一致的会议。
会议纪要无论采取哪一种写法，都可用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议同意”、“会议决定”、“与会者认为”、“大家一致认为”等语引出与会者一致的观点和意见。
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