2014物业管理师《管理实务》第十三章：物业管理档案的建立

来源：互联网 2017-03-01 01:27中

档案的建立应具有系统性及完整性。针对档案性质的不同，对档案进行收集、整理、利用和保存。做到分类明确、便于查找、专人管理。物业管理档案的建立是物业信息管理的重要组成部分，也是物业管理中的基础管理工作，充分发挥物业管理档案资料的作用，并有效地加以利用，可提高物业管理的工作效率和质量。
物业管理档案的收集一般是按照物业管理的流程分类进行，通常包括物业承接查验期档案、物业入住期档案和物业日常管理期档案等的收集。
物业承接查验期物业管理档案收集的特点。
①收集期间较集中，一般集中在物业承接查验阶段，并与承接查验同步进行。
例如，建筑的验收涉及土建设计、施工等方面，中央空调、电梯等附属设施设备涉及机械制造、制冷、电机、微电子和电脑等各个技术领域，对相关技术人才和管理人才的要求较高。
物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。承接查验期所需收集资料档案的主要内容可参见表13—1。

2．物业人住期档案的收集
物业人住期的物业管理档案收集工作重点集中在物业业主、物业使用人，即未来的主要服务对象，档案资料收集的范围是业主档案资料和相关档案资料的收集。其主要特点是：
②本阶段的档案资料收集范围是物业业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料等。因涉及业主、物业使用人的个人资料，其收集的范围和使用范围以及业主、物业使用人个人资料的管理应向业主有明确说明，避免出现因业主、物业使用人个人资料泄漏导致不必要的法律纠纷。
物业人住期的资料档案收集与人住期物业管理工作密切相关，同步进行。在组织接待业主、物业使用人人住期问，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作：
②专责工作小组分为业主权属资料，业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。
个人资料一般包括：身份证和户口本复印件、联系方式等。
3．日常物业管理期档案的收集

收集范围。
①物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。
③物业服务记录档案的收集范围包括：小区及共用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。
收集时间。
物业管理档案的整理
1．物业管理档案整理的基本内容
2．物业管理档案整理工作的要求
3．物业管理档案整理的基本方法
以件为单位整理。以件为单位整理要以计算机管理为前提条件。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
物业管理档案通常有纸介质和电子媒体形式两大类，检索利用与保存应区分介质不同、特点差异，采取针对性措施并使用处理。
纸介质档案检索。
电子媒体档案检索。
各类软件的检索查询设计各不相同，并无统一的检索利用形式。故其检索与纸介质档案的检索相同。
①物业管理档案检索利用的步骤。
②物业管理档案检索利用的方式。
2．物业管理档案的检索利用的基本要求
提供有效的手工或计算机检索手段，帮助员工进行检索；
对物业管理档案信息进行分类汇总，形成专题汇编；
物业管理档案必须进行分类编码、著录、标引和标识，建立一个有效的物业管理档案检索体系，以利物业管理档案的检索和利用。
所有文档必须妥善保存，定期检查，确保长期可读；
文件的分发由专人集中管理，按照管理的要求，根据文件的密级采用标准分发与非标准分发相结合的方式进行，保证有关工作人员能及时使用最新版本的文件；
开展以档案实体为核心的延缓性保护工作；
开展特种介质档案长期永久保存研究及相关工作。