减少文山会海，严格控制规格和数量。我们有很多单位到年终总结的时候，经常会把今年开了多少会，发了多少个文件，作为一年工作成绩。实际上是不对的。机关考核特别要注重按照你的职能要求，解决了什么问题，这是考核的重点。而不在于开了多会，发了多少文，用比较少的会议和比较少的文件，解决了比较多的问题，这叫做效率高，工作有效。而不是说在解决过程当中开会越多越好，发文越多越好，这是我们考核的导向。在公文管理上，党中央国务院这些年来关于减少文山会海发了若干个文件。
减少文山会海从两个方面入手。
一方面就是控制规格。能够在低规格层次解决问题的，就不要用高规格层次；在部门可以解决的，就不要报到政府；能够由办公部门解决的，就不要由决策机构去发布；能够不用文件解决的，就不要发文，比如这个事情可能打个电话，下去调研检查就能解决问题了，就不要发文。不是文件越多越好，而是越好越好。
另一方面就是控制数量。印数能够少印就不要多印，能够有其他形成代替的就减少纸制的数量。
我当秘书处长的时候碰到一个事情，年底的时候要销毁废旧文件，就发现整麻袋倒出来都是整捆的新文件，没有开封。最后就查这个事情，为什么这个文件要印这么多，说这就是会议文件。一般我们发送的文件有抬头的，有一个范围，这个数量是好把握的，再多印了也没有。会议文件有时候就不太好控制，究竟有多少人参加会议，可能有变数，没有参加会议的人需要用会议文件的，这种情况也比较多，往往容易多印。机器一个流程走下来，一多可能就几百份，这就造成极大的浪费。在管理上，包括会议文件，要有一个精确的数字，到底多少人，需要多少，防止造成浪费。另外，数量多了以后也不便于管理。
减少文山会海还有一个方面，能够以非文件方式处理的不要按照文件，防止文牍主义。
我们所讲的公文是指对外行使职能发布的文书。当然也有一些特例，比如内部的职务任命，必须要有正式的文件，将来存档、处分、奖励，这些统称叫行政类的指令性公文，这些是要按照公文格式的。但是我们内部日常工作当中，有大量的文书，可以不按照正式的公文去对待。比如过节了搞福利，一个职工分五斤鸡蛋、二斤白糖，这种东西再发公文的话就有一点罗嗦了。比如内部一些讨论过程中间的成批件，这个可以作为一种文献存档，但是它没有形成公文，也不要每张纸都去盖章。一般来说，一些不下发的会议纪要，就内部议事，这是存档比较要有。当然会议纪要也是公文的一种，但是没必要每一个会议纪要都搞一个下发通知。工作简报、内部会议的通知，如果一个局里面有七八个局长召集处长们开会，打个电话，甚至招呼一声，这就没有必要搞一个会议通知，盖上章，发到每一个处长手里，这些环节尽量减少。内部管理事务通告、计划总结，没有形成一个文件之前，这些都不必按照公文的要求去走。一个单位当中，如果事事都走公文，工作就会大大折扣。
造成内部公文过多的问题，就是一个单位内部只能有公文系统。比如一个局相对来说它是独立的，财务上有一个账号，它就是一个公文系统。什么叫公文系统？就是说我们这个公文办理、处理这个过程，从收文、办文、发文到存档是一个系统，一个单位只能有一个系统。我们有很多单位，在这个事上搞的过于繁杂，一个局有一个局长办公会纪要，这个局里面有八个处，每一个处还有一个处长办公会纪要，一个处总共有3个人，再搞一个处长办公会纪要，这就罗嗦了。一个单位只是一个系统，不要在处里设一个收发文存档系统，一个单位只有一个档案管理，不能每一个小单位都有一个档案管理，这样的话档案最后就分散了，流失了，也很难成系统，所以说不可以出现多个系统。是一个独立的单位就有一套，不是独立的单位，另外没有办公室，没有这一套职能，就不要搞这一套东西。这也是减少文件很重要的一个方面。
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