解放军文职招聘考试如何使文章生动有效（中）

 （二）努力做到“读者为尊”

在提出情感指数的基础上，接下来进一步提出“读者为尊”这个技巧。

 

1.“读者为尊”的内涵

实际上，所谓的“读者为尊”是运用情感指数、提升对读者的关注程度的观念的一种延伸；其核心意思就是要求从对方的角度来表述问题。如果说情感指数是倡导在表达方式上要注意能够多提及目标读者，那么“读者为尊”就是在强调商务文书撰写者应该要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。

以下是两种不同的表述，可以很明显地看出其中的区别：

Æ 一般的表述：“我很高兴的宣布，我们公司在2005年度超过了预期的目标，完成任务了”；

Æ “读者为尊”的表述：“非常感谢在座各位的努力，由于你们的努力，我们公司在2005年超过了我们预期的目标”。

 

2.“最先提及读者而非自己”的原则

在“读者为尊”的理念中，还有一条所谓“最先提及读者而非自己”的原则。与情感指数是计算在商务文书中谈到读者的次数多还是提及撰写者自己的次数多不同，这个原则主要是强调应该在表述的时候首先提到目标读者，而后再继续其它的内容。

 

【案例3】

张良的推荐信

以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐信的部分内容：

“……我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。……”

如果按照“最先提及读者而非自己”的原则，这个内容应该修改为以下的形式：

“……贵方从张良的加入可以获得有形和无形的好处，有形的好处是其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，而其乐观向上的个性也会给团队带来无形的好处。……”

 

（三）进行有效的反馈

商务文书写作的第三个技巧是进行有效的反馈。在商务文书中，不同的反馈会收到不同的效果，具体有以下几种类型：

 

1.正面反馈

所谓“正面反馈”，就是指对别人的一种认可。美国心理学家威廉·詹姆斯的研究结果表明，人类本质中最深远的驱动力就是希望具有重要性；换而言之，也就是说人们最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。例如，在小孩子的培养方面就应该经常地予以鼓励和引导，而不能只是一味地简单批评。

在商务文书写作方面也是一样，在文书中撰写者应该有意识地多用一些正面的反馈去称赞目标读者做得好的地方，多给与对方一些关怀。

 

2.修正性反馈

所谓“修正性反馈”，就是指当目标对象出现了一些问题的时候，撰写者应该在商务文书中给与其一个反馈，但这种反馈是以一开始的称赞为前提的。修正性反馈可以在向目标读者提出相应问题及其建议的同时，最大限度地给与目标读者体贴温暖的感觉。

尽管在日常工作中由于意见分歧而导致的指责是不可避免的，但如果能够将修正性反馈予以有效的运用，则可以使自己的人际关系获得很大的攀升。

 

3.负面反馈和没有反馈

负面反馈就是与正面反馈相对应的一种反馈形式，而“没有反馈”则更加可以从字面上来予以理解。相比负面反馈容易导致工作中的矛盾升级而言，没有反馈则更加不利于工作的顺利展开和人际关系的改善与巩固；这是因为没有反馈一方面会使得实际问题得不到解决，另一方面也会使得团队的向心力减弱。因此，在商务文书的写作中，一定要注意就目标读者的良好表现进行正面反馈，对其的缺点和不足予以修正性反馈或者负面反馈，但千万不能听之任之而没有反馈。

 

（四）增加商务文书的紧迫性

商务文书写作的第四个技巧是增加其时间上的紧迫性。

 

1.增加紧迫性的作用

在日常工作中，大家都有这样的经验，即希望自己的所发出的商务文书在目标读者那里能够被第一时间阅读，从而使自己的沟通目的能够尽快达成。那么，要做到这一点就必须增加商务文书的时间紧迫性，激发目标读者能够在最短的时间内采取我们所希望的行动。

 

2.增加紧迫性的方法

在商务文书中增加紧迫性的方法其实很简单，主要就是在文书中加入体现时间敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。在增加时间敏感性的过程中，应该要注意以下三个方面的问题：

Æ 时间的规范性

首先，应该注意时间的规范性问题。这主要是指应该要避免使用昨天、今天、明天、今年等时间约束不明确的时间代词，这样的表述并没有太大的实际意义。

Æ 时间的精确性

其次，在会议记录或者电报等商务文书中则更加要把握时间的精确性，应该在其中注明几月、几日、几时、几分甚至还有几秒等精确的时间，并且越精确越好。

Æ 时间的通用性

最后，就是要特别注意时间使用的通用性，具体的要求范例包括：

① 商务文书中一律要使用公元的全称，例如2003年不能缩写为03年，也不要称之为民国92年；

② 在商务文书落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；

③ 尽量不要用农历；

④ 注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则，不能出现“腊月15”以及“星期3”等错误情况。