解放军文职招聘考试如何使文章生动有效（下）

 增加可信度

商务文书写作的第五个技巧是增加可信度。所谓“可信度”，就是让自己的文书在目标读者那里看起来非常的值得相信；而要做到这一点，就必须在商务文书的撰写过程中做到言之有物，将撰写者自己实际经历的东西表达出来。

例如，“我们在努力的爱护环境”这句话是比较空洞的；而如果将爱护环境的具体行动增加进去则会极大地增加其可信度：“我们通过回收塑料、玻璃、铝材和纸张的方式，尽最大努力地去爱护环境”。

 

【自检4-1】

请对以下的内容进行修改以增加其可信度：

“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展”

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（六）做到行文简洁

商务文书写作的第六个技巧就是尽量做到行文简洁。正如我们在前文中所分析的那样，在日常商务环境中，目标读者并一定总是有时间来阅读并分析商务文书；因此，商务文书的撰写在意思鲜明的基础上，一定要做到尽量简单，不要罗嗦冗长。

 

【案例1】

如何让大块的文章得到有效地阅读

尽管作为商务文书的撰写者应该要尽力做到行文简洁，但在实际工作中，我们还是会经常遇到需要部门的每个人都了解但是内容却又非常多的“大块文章”；对于这种文章，大多数人很多时候都不愿意阅读，因此也就无法发挥沟通的效果。

在这种情况下，可以按照以下的方法来进行处理：首先让秘书把这个文章打印出来，而后附上一个记录着部门需要浏览者姓名的表格，并要求每个人在读完之后签字予以确认。通过这种处理方式，可以强制性地要求目标读者进行阅读并形成有效反馈，从而使得从上至下的沟通更加顺畅。

 

要做到行文简洁可以采用以下的方式：

 

1.采用电报文体

要使商务文书短小精干，可以采用电报文体。所谓的“电报文体”，就是在这种文体中一个字就有很多的意义，这就需要撰写者对文章中的每一个字都要进行斟酌，做到惜字如金。

 

2.另加附件

如果在商务文书中实在有太多需要说明的内容，那么为了达到行文简洁的目的，则可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。

 

3.词句力求简单精炼

商务文书写作的目的并不是为了难倒别人或者进行语言功底的考试，因此，在商务文书中应该尽量选用简单的词，避免采用比较晦涩的词；与此同时，还应该做到“一式一文主旨明确”，即用简单的一句话表达一个意思即可，不要试图用一个句子表达多个意思。

 

【案例2】

复合句向单句的转化

有这样一句话：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置，定在离河最远的地方，或者如果这个位置不能够为大家所接受，那么我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点”。

可以很明显地看到，这句话从“或者如果”那个地方开始形成了一个意思的转成，因此是个复合句。但这种复合句在商务文书中是不应该出现的，应该将其转变为以下两个独立句：“考虑了景观和工程因素之后，我们将建筑位置定了在离河最远的地方。如果这个位置不能够为大家所接受，我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点”。

 

另外，商务文书只是说明一个情况，而不是让撰写者发表某种感慨；因此，在其中应该少用描写性的词汇而尽量使用陈述性的词汇。

 

4.多用主动语式

在英文的文章中，被动语式的应用很多；但是在中文的语言环境中，主动语式更加符合读者的阅读习惯。因此，商务文书写作也应该尽量采用主动语式。

 

5.适当运用缩略语

在日常工作和生活中，有各种各样的缩略语，例如“三个代表”、“八荣八耻”等；在商务文书中适当地运用缩略语可以使整个文章显得简洁流畅。但是值得注意的是，对缩略语的使用应该把握适当的原则，即不能将没有通用性的、自创的缩略语运用与商务文书之中；否则，很容易引起不必要的歧异。