解放军文职招聘考试公务文书的特点和作用

 公务文书的特点和作用

文书工作者只有对每一种公文的概念、特点、用途、结构、撰写的方法等有了认识。同时对不同类型的公文的基本特征、体式、要求等也熟悉掌握，运用自如，这样我们才能提高公文的撰写质量。

一、公务文书的特点

1.公文是由法定的作者制成和发布的

所谓的“法定的作者”――主要是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务

的组织。说得通俗一点，就是指发文的名义。

2.公文具有法定的权威和效力

公文是为了实现特定工作和为了完成特定的现实任务而作的。这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效。公文的时效长短不等，没有统一的固定期限。

3.公文具有特定体式的处理流程

正是因为公文代表了制发机关的法定权威，所以制发公文是一件非常严肃的工作。为了维护公文的严肃性和处理公文的便利，规定了统一的文种格式。

二、公务文书的作用

1.法规作用  2.指挥作用  3.沟通商洽作用  4.宣传教育作用  5.凭证依据作用

第三节  从事公务文书工作的原则和组织形式及起源

一、原则

1.及时    2.准确    3.安全

二、组织形式

1.集中形式    2.分散形式     3.混合形式

以苏州邮政局公文为例，主要是混合形式。如：会议通知、法律文本、对外（对上）相关文书、协商函、介绍信、月度工作任务书、局规局纪、各类文档（技术、财务会计）档案管理等是属于集中形式，由局（职能科室）以局文件字头编号下发。如：业务通知、业务通报、部门操作流程制定、部门规章制度等是属于分散形式，由各专业局（科室）以部门文件字头编号下发。

三、文书工作的起源

在我国文书和文书工作是同步产生的。从现在所掌握的资料分析来看，殷商时代的文书已经具有一定的格式，文书工作也有较细的程序，并建立了一些文书制度。

1.文书的形式：经历了以甲骨文书、简册文书、石刻文书、金文文书、到现代的纸质文书、电子文书。

2.文书内容：最早的文书内容：主要有王命、盟约、版图、会计统计等。现代的文书内容：函、通知、信息、方案、请示、报告、调查报告、经验材料、法律文本等。

3.文书的种类：古代有檄文、移书、书、盟书、制书、诏书等。现代文书种类有：令、咨、呈、示、状、函、信息、通知、报告、合同、文件、方案、工作任务计划书、经验材料、数据图表、电子文档等。

4.文书的演变：文书是随着政权的更替和社会进步，同步演变，以适应所处时代的政治需要。

下面列举部分中国古今文书演变，以便掌握它们之间的历史渊源。

檄文――即征召讨伐出师前的文告，是一种军事文书。古代凡遇有征战之时，或号召士兵，或颁布军纪，或表明出征目的，或揭露对方之罪行，皆用檄文。现在由通知、文件、方案、工作任务计划书等替代。

移书――古代国与国之间的一种公务往来的文书。移书类似现代公文中的函、介绍信等，是一种平行公文。目前，我国在外交上仍使用，叫国书。

书――即臣下对上有所陈述奏谏时用的一种公文。是一种上行公文。在现代公文中其表现形式主要有请示报告、汇报材料（上报经验材料、上报检查书、上报调查报告）等。

盟书――古代在兼并掠夺战争中，常常举行由霸主召集的盟会，盟会时订立的某种共同遵守的决定，称为“盟誓”，写成文书则称为“盟书”。在现代公文中主要有便条、收据、合同、决定、纪要、合作协议书等。

到了秦代，秦始皇改命为“制”，令为“诏”。又出现了“制书”和“诏书”两种公文文种。

制书――黄帝颁布重大制度所使用的一种命令文书。它也用于告谕和责让官吏。

诏书――黄帝颁下的命令性文告。用途较广，如诏告群臣什么事情，答复群臣的奏请，皇帝去世或即位，以及其它需要诏告天下的事情等。

现代文书中的令、咨、呈、示、状五种新文体，是民国时期（1921年民国元年）颁布的公文程式条例，即《内务部颁发公文程式咨各部文》。

令――下行文，用于公布法规，任免官吏。

咨――平行文，平行机关往复公文，也称咨文。

呈――上行文，下级机关对上级机关的请示、报告文书，也称呈文。

示――俗称告示，即布告，是政府机关公开性的文件。

状――即人民群众对各级政府机关陈述和申述之文。