解放军文职招聘考试文书制度的建立

文书工作的机构建立

文书工作部门成为一个独立的工作机构是在西周时期。据《周礼.春官》记载：史官有大史、小史、内史、外史、御史等。大史掌国之六典，负责上下传达；小史掌邦国之志，并佐大史；内史掌书王命，地位最显要；外史掌书外令，负责发文；御史保管档案典籍，收受四方文书，此外，周王室还另设大宰，负责处理文书。周天子的命令由大宰颁下，下级单位的上行公文，也由大宰负责接受并协助周天子处理。

现代文书的工作部门：办公室、企划部、档案室，以及各部门文秘（内勤）岗位。

五、文书制度的建立

1.用印制度

春秋战国时施行用印制度。印章作信物，用于封官授权。古代用印文书称“玺书”。现代文书中用“公章”的称文件。

唐宋时期规定，印章盖在公文的落款处。这个制度一直沿用到现代。如有二纸以上连接，则盖在连接处。现代公文中出现这个制度最多的地方，是“合同文本”和“介绍信”，俗称“骑缝章”。

2.避讳和抬头制度

产生于秦汉时期。在文书中遇到皇帝的名字，必须避开，用其它同音或同义字代替，这就叫“避讳”。在文书中遇到“皇帝”等字眼，必须另起一行顶格书写，这就叫“抬头”。否则，视为违法犯纪，要受到惩罚。这种制度秦汉以后的各朝代都沿用了。在现代文书中仍然沿用抬头制度，但避讳制度通常已经很少用了，除了涉及保密等特殊情况，大都用代号形式出现。（如“××工程”、“X计划”、“3737行动”等）

3.请示和报告制度

*请示制度――秦律规定：“有事请殿，必以书，毋口请，毋羁留。”意思是说要以文书形式请示。这就是现代文书工作中的“请示”制度的由来。

*汇报制度――秦汉地方机关对治狱办案、郡县农作物生产或受灾情况等，都要书面呈报中央机关和皇帝。这就是现代文书工作中的“汇报”制度的由来。

4.严禁“犯令”“废令”

确立公文的权威性是在秦汉时期。封建皇帝是地主阶级的总首领，他的意旨是神圣不可违犯的。当时掌管文书的官员，被视为“出纳帝命之官”，帝王“喉舌之职”，下级官员必须无条件地服从。凡有犯废令者，都要予以重罚，甚至接受命书时态度不恭，也要予以处分。这个制度在现代文书中是以“贯彻落实”和“执行力”来体现的。

5.邮递制度

秦汉时期，根据文书的缓急程度，确定不同的邮递方式。如“檄文”，《说文解字》释：“若有急事则插鸡羽而遣之，故谓‘羽檄’，言如飞之急也”。所以檄文必须传递迅速不能有误。这种传递方式，犹如现代通信中的机要通信。

古代传递文书的驿骑有五种：“四马高足为置传，四马中足为驰传，四马下足为乘传，一马二马为轺传，急者乘一乘传。”相当于现代的“特快”和普邮之间分。

秦汉各驿站都有亭史、驿卒、马匹。对授受的文书数量、种类、来源、送向、何人封印、送出时间、经手人、邮递方式和速度等，都要进行详细的登记。如果“邮书失期”，或“邮书留进不中程（不符合规定）”，要受到惩罚。近似于现代邮政的给据邮件操作流程。

6.公文的一文一事制度

公文一词，最早见于《后汉书.刘陶传》：“但更相告语，莫肯公文。”三国以后，把文书称为“公文”日渐增多，一直到现在被人们普遍使用。

宋代开始，实行公文一文一事制度。这种制度实行的目的，是既可防止行文关系错乱，又便于文书处理，加速公文运转。此制度一直延续到现代。

7.公文的用纸制度

起源于唐宋时期，由于造纸技术的进步，纸的品种花色增多，对公文用纸作了明确规定。黄色纸张和绫纸为皇帝的专用文书用纸。现代公文延续和改进了这一制度，对公文的用纸的大小、厚度、字体、字号等都作了相应规定。

8.公文的拆叠制度

过去的公文是卷轴形式，不易携带和保存。唐宋时期制定了公文的拆叠规定，方便了公文的阅读和保管。这个制度一直沿用到现代。

9.公文的拟制和誊写制度

唐宋时期对公文的拟制、阅读、修改、誊写等十分重视。凡呈请皇帝审阅，经过皇帝“画行”（现代公文处理中的领导审批和签字）的诏令文书，如果发现又误，必须再行“奏改”（重新起草送批签字）。誊写时不得擅自做任何修改，否则，要受到处分。

宋代规定，公文有脱误（笔误）需要改动者，一定要在改动处加盖公章，以示负责。这个制度一直延续到今天。

10.公文的引黄和贴黄制度

*引黄制度――就是将章奏文书的主要内容，及日月书写于封皮或文书之全前。现代公文中的文号、发文时间、以及档案管理索引等制度都是从这里发展而来的。

*贴黄制度――古代文书是用黄纸书写的，如有需要更改之处，就用黄纸贴上，然后再改写。现代文书中已经不沿用此制度，不过在草拟送审文稿时，还会有此现象出现，如修正液的使用。

11.签押和判署制度

*签押――产生于唐宋时期，公文由主管官员签署，以示负责。该制度一直沿用到现代。

*判署――也叫画行。即指主管部门长官在文书上签署同意。判署只能由主管部门长官行驶，他人不能代行判署，否则要受到处分。该制度一直沿用至今。

12.公文的封装和编号制度

起源于唐宋时期，分为实封与通封两种。凡属要切机密公文均用实封，其余一般公文用通封。

公文编号制度也是起源于唐宋时期。用于实封公文，号数分别写在文件和封皮上，以便收文机关拆封查对。该制度在现代公文中已经进行了功能剥离，封皮上的公文编号功能如今是由给据邮件号码替代完成；文件编号功能一直沿用至今。

13.公文的收发登记和催办制度

唐宋时期各机关收到和发出的公文都要进行登记。目的不只是统计文件数量，主要是为了“发付勾检，纠其违失而督其淹缓。”

公文收发登记与催办有密切关系。古代公文催办是用登记簿、传递回报单来进行的。加速督促办理，提高办文效率，防止拖拉推诿，公文积压的现象。

14.公文移交归档制度

起源于唐宋时期。收藏文书的地方，唐朝称甲库或简称库，宋朝称架阁库。类似现在的档案室和档案馆。各机关在公文办理完毕之后，要移交归档。

15.文书的保密制度

 

起源于唐朝。唐律规定了许多保密法律条文，如有违者，将要受到处罚。现代文书工作中制定了若干保密规定。