解放军文职招聘考试会议管理办法

 第一章            会议管理办法

1．职责/权限：

行政人事部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会议室的日常清洁。

行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。

部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。

2．会议的组织：

2.1      公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。

2.2      部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。

2.3      会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。

2.4      拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。

2.5      确定参会者。

2.6      决定会议方式。

2.7      选择开会时间、地点。

2.8      拟定议事日程。

2.9      会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。

2.10    会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、议程、注意事项等等。

2.11    会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。

2.12    会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。

2.13    会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。

2.14    会议记录。

2.15    会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。

3．会议室使用：

会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。

4．会议纪律：

4.1      实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。

4.2      按时到会，不准迟到和早退。

4.3      会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。

4.4      会议室内严禁大声喧哗与来回走动。

5．会议要领：

要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

6．注意事项：

6.1  发言内容不得偏离议题。

6.2  发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。

6.3  个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。

6.4  不可取用不正确的资料。

6.5  不要尽谈些期待性的预测。

6.6  发言不可不懂装懂，胡言乱语。

6.7  尽量不要谈到抽象论或观念论。

6.8  发言的内容应该朝着结论推进。

6.9  主持人应当引导在预定时间内做出结论。

6.10讨论会议发言者不可过于集中于某些人。

6.11小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。

6.12全体会议人员都应专心聆听发言。

6.13不可打断他人的发言。

6.14不可对发言者吹毛求疵。

6.15在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

6.16应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

6.17应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

7．其他：

主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。

参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。

会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。