常用公文示范讲解（下）

 

（三）请示

当撰写者自己的单位以及权限不足以做相应的决定，这个时候就需要进行请

示。请示这种商务文书在政府机关、私营企业以及外企也是广泛地被予以应用。

 

1.请示的特点请示的特点主要包括：

Æ 事前行文

事后行文叫报告，事前行文即为请示；也就是说，请示并不是先斩后奏的行为。

Æ 一事一请

即一个事情做一个请示，不要把不同的请示内容放在同一个请示文书之中；

否则，上级领导一方面容易遗漏其中的某一项内容，另一方面也难以做部分的批准。

Æ 需要批复

即强调请示都是需要批复的。

 

2.请示的写作格式请示的格式基本与前两种商务文书一样，但在 后结尾的时候需要注意：

Æ 加上“妥否，请批示”；

Æ 加上“以上如认为可行，请批准有关单位执行”；

Æ 在署名和时间部分必须要加盖印章。

 

【自检6-1】

请找出以下请示范例中存在的问题：

×河县税务局文件（2003）×税字第1号

×河县税务局关于转发×河面粉厂要求免税的请示

××市税务局：

据我们了解，该厂2003年计划利润40～50万元，如征税企业尚有一定盈利，是否还给予免税照顾，请市局权衡审定。

现将该面粉厂关于免征2003年国家税金的请示转发给市局。

该面粉厂2000年投入面粉生产以来到2002年底均享受免征工商税照顾，免征税款7.7万元。这个厂的广大干部和职工在2002年计划产量增长了30%，但全年计算尚亏损六万元。以上可否，请批示。 

                                               ×河县税务局

（公章）

二○○三年一月三日

____________________________________________ ____________________________________________

____________________________________________ 该请示存在问题的地方主要有：

（1）  内容模糊不清，应该表明一个明确的建议和意见，然后提请上级“妥否，请批示”；

（2）  在内容中颠倒了前后的说明顺序；

（3）  数字适用不规范。

 

（四）批复正如前文说提到的，批复是上级答复下级的请示的一种下行文。

 

1.批复的特点批复具有以下的特点：

Æ 指令性强

与主动发出的命令不同，批复是基于下级的请示而做出的被动的指示；因此，在做答复的过程中，实际上也就表明了上级机关的态度。

Æ 针对性强

正如前文所分析的，请示是一事一请的；因此，相应的批复也是根据所请示的事情而做出的一个指示。

Æ 态度鲜明

批复一定是态度鲜明的，不是同意就是不同意，不可能出现模棱两可的情况。

Æ 政策性强

上级在批复中所做出的不同意或者同意的决定，一定是非常正式的依据的，例如国家的某号条文。

 

2.批复的写作格式

在写作格式方面，除与前面提到的其它商务文书的一致要求以外，批复还有一些专有的要求：

Æ 在批复的正文中含有隐语，即是针对某一个请示而予以的批复；因此，

正文中应该包括“××号文收悉”或者“某年某月某日关于××事项的请示收悉”；

Æ 给出答复意见应该写“经研究答复如下”或者“特此批复”；

Æ 与请示一样，批复也必须要有公章。

 

（五）会议纪要

对于各种组织的会议而言， 为重要的就是要有议有决；那么，作为记录会议决议的商务文书——会议纪要自然也非常重要了。

 

1.会议纪要的作用和目的

会议纪要可以主要分为决定性的会议纪要和消息性的会议纪要，其作用在于：

Æ 传达会议精神；

Æ 记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。

 

2.会议纪要的写作格式

会议纪要的写作格式有如下比较特别的要求：

Æ 会议纪要的标题中没有发文机构；

Æ 将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；

Æ 会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见；

Æ 在会议纪要的 后要对未来进行展望。

 

（六）邀请信

在撰写邀请信的时候应该要注意以下的要点：

Æ 邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；

Æ 邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博

士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；

Æ 当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握 高称谓原则；

Æ 邀请信的用纸应该特别正式。

 

（七）总结

总结，是对经验教训的概括和梳理，其撰写过程应该要注意：

Æ 总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；

Æ 总结都是第一人称的；

Æ 依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；

Æ 总结的标题中一定要加入时间。