加强审计机关档案管理的几点思考

 　 办公室是一个单位的中枢，承担着承上启下、参与政务、管理事务、协调服务的重任，地位举足轻重，工作繁杂多样、点多面广，起着对外构筑部门形象，对内提高管理效能至关重要作用。文件档案的管理工作也是办公室工作的一项重要组成部分。加强文件档案的规范化管理，开发和利用文件档案的信息资源，充分发挥档案在实际工作中的作用，也是办公室的一项工作任务。 
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　　 随着我县OA系统的全面启动，随之就会产生大量的电子档案，电子档案和纸质档案的共存，对审计局办公室的文件档案管理提出了更高的要求。对于办公室文件的管理工作，笔者做了几点浅显的思考。 
　　 一、纸质文件的管理 
　　 虽然电子政务和办公自动化的不断发展，电子文件资料越来越普遍，但是纸质文件在目前看来仍然是不能够被完全取代的，在目前依然有着许多存在的优势和必要。做好纸质文件档案的管理工作，有几个方面应该注意。 
　　 1.文件的管理人员 
　　 一是人员的必备。文件的管理是一项细致繁琐的工作，需要给管理人员充足的时间和精力进行规范的整理，应该配备专门的工作人员，明确工作职责。避免工作人员因为工作时间没有保障而造成的文件管理连贯性、完整性的缺乏和责任的不明确。 
　　 二是提高管理人员素质。大量的纸质文件需要分门别类的保存，对于吉安县审计局来说，资料种类繁多，而且业务性比较强，为了便于今后快速地能找到资料，因此，文件的管理人员应该具备一定的专业素质，可以多参加一些培训和学习，掌握科学的、先进的工作方法。 
　　 三是人员的责任心培养。几乎所有文件的收发、印制都会经过办公室，对于审计部门来说工作的保密性就更强。所以在平时应该更多的对文件管理人员进行保密知识教育和警示教育，树立高度的责任心，积极收集需归档的材料，确保档案内容的完整和准确。也应该对各股室加强宣传教育，取得各股室对文件档案规范管理的支持。 
　　 2.文件的管理制度 
　　 建立健全文件资料管理的各项规章制度，是做好文件管理工作的关键，也是开展工作的行为准则。有了制度，更需要严格执行，才能够取得效果。办公室的文件管理工作制度，笔者觉得有以下几个方面比较重要。 
　　 一是文件的流转流程制度。作为办公室应该制定收文、发文、文件传递工作程序，明确处理纪律，所有来文由办公室文件管理人员统一接收、拆封、登记。建立统一的发文、收文专用登记薄，标明收发文时间和传递情况，方便查询文件处理进度。对于处理时间较长的文件，主办科室应使用复印件，将原件及时返回办公室。 
　　 二是文件的限时办结制度。根据文件类别制定时限要求。办公室须在收文后规定的工作日内审核完毕并进行流转，主办科室也应按规定时限内将文件退回办公室。阅知类文件也应该规定阅览时限，各科室在规定时限内将文件资料退回办公室，避免文件长时间停留在某个科室手中，影响其他科室对文件的阅知。密级文件更应该规定严格的传阅范围和时限，避免因人为、意外造成的泄密事件。 
　　 三是文件的保管制度。文件的保管制度对保证文件的完整和安全也很重要。对传阅后、办理完的文件，应及时核对清点，并分门别类保管存放。文件借阅时，必须符合阅知范围，并办理登记手续，规定归还时限。如遇特殊情况需要携带文件外出时，须经单位主管领导批准签字、登记，并采取必要的保密措施。涉密文件和内部重要资料，尤其要注意保密。 
　　 四是文件的清退、销毁制度。文件清退和销毁也应该严格履行登记手续，并定期开展文件的清退和销毁工作。对没有保存价值的文件资料，按照保存时限及时进行销毁，避免文件的大量积压，增加工作量。 
　　 二、电子文件资料的管理 
　　 尽管目前“无纸化办公”还只是在探索试行阶段，但是电子文件资料方便快捷的优势日益显现，我们存储的各种电子信息资料也越来越多。也正是由于电子文件资料的非人工识读性、对系统的依赖性、与特定记录载体之间的可分离性、可变性、存储的高密度性等特殊属性，使电子资料较纸质资料而言，虽能有效的提高办公效率，但也有许多的不安全因素。对于电子文件资料的管理，确保安全性尤为重要。 
　　 1.增强人员的安全防护意识。保障安全，人始终是第一要素。网络和电子文件信息的安全维护，不仅仅是某个档案人员或系统管理人员的职责，更是需要所有的工作人员都参与其中。因为每个人都有可能在不经意间、以不同的方式造成电子文件资料的泄露、损坏。所有的工作人员都应该进行经常化的安全教育，具备一些基本的安全防护技能，如：对秘密信息实施加密保护、定期清理计算机、灵活运用查毒软件和防火墙、养成良好的上网习惯、注意对电子文件资料存储载体的安全防护等。 
　　 2.加强对物的管理。确保信息的安全就需要通过采取一些措施来保障信息存储载体的安全。虽然许多光盘号称可以使用几十年，但实际使用起来，根本没有那么长寿命，有的甚至只有几年的寿命。对于移动硬盘、光盘等用来储存和转换的储存介质在购买时都应该选择质量过硬的产品。而且对重要的信息资料应该每隔一段时间就对原载体上的数据进行重新的拷贝、转换，防止信息内容的丢失，以及因产品更新换代而造成的信息无法读取。 
　　 3.加强安全性技术手段的应用。电子文件资料的出现本身就是源于信息技术的发展和应用，因此及时将新的防卫技术应用到日常的工作之中，有利于确保电子文件信息在存储、传输等过程中的安全，能够有效的对抗计算机病毒和系统遭受恶意攻击，保证电子文件资料的完整准确。 
　　 在现代化的发展中，档案管理工作受到了越来越多人员的重视。只有在实际的文件档案管理工作中把握关键、留心重点，才能够实现文书档案管理工作现代化的跨越，才能够更好地服务于办公室的各项工作，才能够促进审计局事业的长久发展。