浅析纸质和电子档案并存背景下的档案工作策略

 　【摘要】纸质档案是电子档案发展的前提，而电子�n案则是纸质档案的延伸，所以两者是可以并存的，即可以在实际档案工作中实现纸质档案与电子档案的集成化管理，以提高档案工作的效率，同时，促进档案管理水平的提高。对此，笔者根据自己对纸质档案及电子档案的了解，浅析了纸质档案和电子档案并存背景下的档案工作策略，希望能够对实际档案工作起到积极作用。 
　　【关键词】纸质档案；电子档案；并存；档案工作策略 
　　一、纸质档案的简单概述 
　　（一）纸质档案的含义。纸质档案实质上就是以纸张作为载体，然后在上面进行信息记录的一种档案形式，最后都会存储到指定的地方，以方便查阅和使用。纸质档案种类繁多，主要包括公文、图纸、信札、户籍、账册、契约、证书、书稿、日记、笔记和家谱等，这些纸质档案都可作为原始档案使用，并能够应用于各大领域。纸张是我国古代的四大发明之一，对我国文化事业发展起着不可代替作用，所以纸质档案在纸张发明时就已经存在，具有很长历史，是我国最重要和最原始的档案形式，在档案体系中占主要地位。 
　　（二）纸质档案的特点。纸质档案的特点主要包括易损坏、无法再生和需要保密等，具体如下：第一，易损性。纸质档案与电子档案不同，纸质档案由纸张制作而成，而纸张本身容易撕碎或被外界力量所破坏，所以如果不进行有效管理、保存和保养，很容易发生破损，影响档案的使用。第二，无法再生。很多纸质档案记录的是最原始的信息，而且部分档案具有属实性，即必须是某人的字迹才具有有效性，例如地契、日记和信札等，所以一旦损坏就不可再制造出来，因为字迹是很难模仿的，在法律上也不允许模仿。第三，需要保密。纸质档案一般都是最原始的档案记录，能够提供最原始的证据，不管什么时候都能够当作证据使用，所以是各大企业或政府部门等重点关注的对象，也是他们进行管理的重要依据，所以要对其进行保密。 
　　二、电子档案的简单概述 
　　（一）电子档案概念。电子档案简单而言就是以计算机磁盘等电子设备为载体，将需要备案的信息及数据记录其中的一种档案形式，主要是通过电子图像及文件集合成电子档案，通常以案卷为单位。 
　　（二）电子档案特点。第一，信息的非人工识读性。即档案中的很多信息不需要人工去识别和读取，而是由电子设备进行。第二，信息存储的高密度性。电子档案很多都有专门的电子设备存储和管理，并且电子档案都进行了密码封锁，即对记录档案的电子数码进行加密，没有权限的人是不能读取档案的。第三，信息与载体之间的可分离性。因为档案信息是通过人工录入到电子设备云存储系统中的，而设备的存储系统是可移动和拆除的，可以通过网络及数据线等将存储系统中的档案信息转移到其他存在空间，也可以直接打印成纸质版档案，所以信息与载体是可以分离的。第四，多种信息媒体的继承性。多数电子设备能够进行网络及多媒体操作，所以电子档案也能够实现多媒体操作，因此具有多种信息媒体的继承性。第五，系统依赖性。虽然信息与载体能够分离，但也需要存储到另一个电子系统中。 
　　（三）电子档案类型。第一，文本文件。主要以文本形式保存的电子档案。第二，命令文件。需要执行命令才能打开的电子档案。第三，图像文件。以图像形式保存的电子档案。第四，数据文件。主要以数据形式记录的电子档案。 
　　（四）电子档案的用途及应用要点。1.用途。虚拟档案用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节等方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。2.应用要点。第一，应该构建一个公共的，独立与应用的档案管理信息化平台，以支撑各类业务所涉及的实体和虚拟的档案信息化管理。第二，电子档案涉及的“档案源”。包括：电子化的实体档案，例如照片、扫描件、影像等，档案化的电子信息，结构化的数据库等。第三，电子信息必须具备档案的属性。“直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。第四，电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件，这个过程主要是将每件电子信息，封装成为以卷为单位的档案基本单位。 
　　三、纸质档案与电子档案的比较 
　　（一）归档的时限不同。电子档案一般在办理结案后就需要及时归档，最晚也要在一周期统一归档，以防止文件漏归等问题发生，从而提高电子档案的归档率及完整性，另外及时归档也是促进电子档案发展的重要突进，符合电子档案自身特点，使电子档案利用效率得到提高。传统纸质档案在使用时则需要消耗大量的人力及物力，所以在档案归档时间上没有电子档案快，降低了档案归档效率。 
　　（二）存储空间比较。纸质档案能够提供最为原始的信息，但信息容量却很小，加之容易损坏和不可再生等，导致纸质档案的存储时间及空间受到极大的限制。而电子档案则只需要一个存储系统便能存储很多的信息，其信息容量远高于纸质档案，例如多媒体电脑、扫描仪等，都可以利用光盘、移动硬盘等进行海量信息存储，在需要时也可以移动到更大的存储系统中。 
　　（三）完整性问题比较。纸质档案因文件形式简单，所以在信息方面可以保证其原始性，但在完整性方面却很难保证，因为在使用和归档中，会受到时间及空间的限制，部分纸质档案会出现丢失，导致纸质档案不完整。电子档案存储与电子设备硬盘或专门的存储系统，很少出现档案丢失，但如果电子设备出现故障、网络出现漏洞等，就会造成电子设备所有数据丢失，存储在其中的档案也会全部丢失，所以一般都需要进行备份。 
　　（四）利用方式不同。传统的纸质档案利用方式比较趋向于服务型，一般都被利用到档案阅览、档案外借、档案展览与陈列服务、档案副本制发、档案证明制发、档案目录信息服务等。而电子档案则比较趋向于实用型，但使用时需要满足一定条件，例如需要注册和登录才能在电子系统中查阅自己想要的档案信息，如果所查信息不在自己权限范围内，还需要提高自己的权限。