大数据环境下高校人事档案的管理与利用探究

 [摘 要] 随着社会的不断进步，科学技术的飞速发展，社会越来越信息化，改革和市场经济体制的大数据时代的到来，现代人事档案管理中存在的问题也逐渐显露出来，对于我国人事档案管理工作会有许多不利的影响。当今，高校已成为科技发展的主要代表，人才信息的主要来源，应充分应用现代科学办公工具，如计算机管理人事档案信息。人事档案的使用是高校人事档案的重要组成部分。由于高校的科目非常丰富，需要输入的人事档案非常庞大，包含各种形式，人事档案管理部门必须掌握大数据。在这个概念下，我们应该树立“大档案”的思想，提高人事档案管理工作的效率和质量，使之在高校教师人才评估培养和科研队伍建设等方面发挥作用，发挥人才信息资源的使用价值。本文从大数据环境下，高校人事档案管理的意义、不足，以及如何提高档案管理的效率改进策略来分析研究。 
　　[关键词] 信息化；人事档案管理；大数据；高校 
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 073 
　　[中图分类号] G647.23 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）13- 0163- 02 
　　0 引 言 
　　目前，我国正处于信息时代，信息化技术在各行各业广泛应用，随着建设步伐的加快，高等院校同样也在迅速发展，对于人才的需求和使用日益扩大，而其中人事档案利用服务在其中占据着非常重要的地位。随着人员的流动不断增加，各式各样的档案材料以及种类也逐步增多， 信息环境下高校人事档案管理面临着巨大的挑战和机遇。目前，国内各大高校采用的人事档案管理模式基本上都是收集、组织、保存起来的，但这些方式并没有真正地做到大数据时代对数据的要求――“让数据发声”。 高校人事信息的重要组成部分是高校人事档案，高校人事档案集中了高校人才的重要信息，因此，必须加强信息管理，提高信息技术的引进，有效地将信息技术和人事档案管理完美地结合，使人事档案更好地为高校服务，这已成为高校人事档案管理的大势所趋和一条主要途径。 
　　1 大数据下，高校人事档案管理与利用的意义 
　　1.1 大大提升信息检索的效率及信息准确性 
　　如今，在高端科技支撑下，大数据的概念被用于提高人事档案管理水平，创建实用高效的人事档案管理模式，这也给高校档案管理工作带来了新的机遇和挑战。高校人事制度的改革一直以来是一个非常巨大的工程，其中人员信息的需求量有多么庞大不得而知，人事档案是人才信息最基本、最主要的来源，对于个人来说，无论是学习、毕业后的就业，或者选择外出深造还是晋升，以及各种社会保险、离休退休手续办理，以及各种证明材料的出具等，档案资料都是必须存在的，且作为重要依据。但是，如果只依赖人工检查纸质文件，则会消耗大量的人力和工作量，而且效率不高。不能适应人事信息改革的需要，在大数据时代下，科学迅速发展，人事档案管理信息化，如今可以直接从计算机提取完整的人员信息，使用科学适用的人事档案信息管理系统对人员档案进行管理，能够全面准确地了解一个人的基本情况，包括工作和能力，所以将人员档案信息从传统的纸质载体模式转变为与电子档案同时管理的模式共存，大大提高了工作效率，将档案管理人员从重复、烦琐的手工操作中解脱出来，人事档案信息可以得以及时更新，档案信息更加完整、准确、省时，而且档案信息资源实现了共享，为有效利用人事档案信息创造了非常有利的前提条件。 
　　1.2 有助于高校为社会输送人才提供参考服务 
　　高校人事改革的目的就是要建立一个合理机制，在人才上做到最大限度的挖掘，对人才的使用更加合理，提高高校人才的信息化水平，以及高校人事档案管理人员能力。高校在人事档案管理中，人事档案管理信息系统作为人事档案信息管理的最具代表性的工具，它收集、整理、处理和存储人事档案信息，并通过一定的技术设备和技术手段实现人事档案信息的自动化管理，为社会选人用人提供参考以及服务。在高校内部人事档案中共享信息资源，使各部门能够快速访问人事档案信息，人事档案管理人员也可以将这些信息编印成册，提供给领导和决策机关，并可以为决策机构掌握各种信息而增强决策判断的能力，为领导决策提供重要的依据，从而扩大人们对档案信息资源的享有和开发利用领域，充分发挥人事档案作用。 
　　2 高校人事档案管理利用的不足之处 
　　2.1 档案管理人员的认知不够以及不重视 
　　在大数据时代，人们只将人事档案看作是记录员工个人事件、个人表现、绩效和诚信等的载体，并且只能由内部员工组织、收集、保存并提供给高校上层，使用来源单一，内容比较简单，使用也非常有限，一些领导对具体文件管理不了解，或者不重视文件信息管理平台的建设，导致管理不善，人事档案和人事档案管理人员的行为不符合法律规定，内部人事档案可以自由存放，甚至长时间无人值守，造成档案丢失、遗失或乱序等问题。人事档案是反映档案所有人成长历程和德能勤绩等各方面信息的重要资料，如果他们不是专业人员或负责人事管理的人员，他们往往不知道人事档案的重要性。人事档案工作意识有待加强，我们必须拒绝“说得很重要，忙起来就不要”的思想，不管是对单位领导还是人事档案工作者。 
　　2.2 档案管理的基础硬件设施落后 
　　当今在应用管理手段时，大部分管理人员都在进行传统的纸质数据管理，重点确保机密性，轻服务利用率，落后的人事档案管理硬件，缺乏定期培训，计算机管理应用水平较差，即使应用计算机对文件进行记录和分类，但其管理水平仍与发达国家的管理水平大不相同。主要体现在基础配置差，管理形式单一，软件配置低，特别是部分单位的人事档案管理和管理设施的老化，长期都得不到升级，资金投入不足，信息电子化进程缓慢，计算机使用容易出现各种故障，如存储限制、系统崩溃等。维护部门人员少，工作量大，维护难度大，还有一些文件管理人员学习知识的能力差，很难快速适应和应用新的升级软件，但纸张管理工作量大，执行的管理水平也差。另外，防火墙等软件安装的安全性较弱，易受病毒侵袭感染和黑客攻�簦�文件安全性受到非常严重的威胁，文件完整性，准确性，安全性，机密性难以得到保证。 　　2.3 高校档案管理人员管理效率不高 
　　高校人事档案管理之所以效率低下，还有一个主要的制约因素就是管理效率低下，人事档案信息管理水平不高，服务模式被动，人事档案的可用性窄。在实际管理工作中，由于管理人员计算机操作能力水平不高，专业水平差，工作量大，管理队伍整体能力有待提高，由于相关人员都不太懂先进的管理制度，给人事档案管理工作项目的顺利开展造成了一定的障碍，未能充分利用现代技术手段充分发挥计算机的功能。目前仍有不少用人单位还在开展人事档案管理工作，大大增加了工作量，一些单位的管理制度因系统本身的原因，只记录员工的个人基本信息，无法体现电子化信息管理系统的实用性和快速性，导致整体工作积极性下降和工作效率下降。 
　　3 提高高校档案管理效率的要点 
　　3.1 提高相关人员对档案管理的重要性认识 
　　对人事档案管理的重要性的认识必须在相关人员中全面落实，必须加强人事档案的管理。首先，要改变服务理念，做好工作，一件事情没有正确的指导思想，就很难做得更好。我们需要认识到文件管理的重要性，提高认识意识、责任意识和管理意识，树立主动服务意识，主动联系教职工和有关部门，了解他们对人事档案的需求，放弃“只重视管理”的策略。在高校发展过程中，领导层次的人员对人事档案管理工作的关注和支持需要得到加强，有必要知道高校人事档案的价值在于使用，是为学校服务的中心，为领导决策，服务于大学的师生。在一所大学里，人事档案工作的永恒主题和根本目的是在收集资料的基础上建立学校人事档案信息系统。尤其要建立反映教职员工工作绩效和工作能力的档案信息表，并制定科学的制度，保障和促进高校人事信息管理信息化建设，员工还应该更新服务理念，明确工作的意义和目的，树立新的服务理念，更好地为高校发展服务。 
　　3.2 构件完善的管理体系系统，保障人事档案的安全性以及准确性 
　　在高校人事档案管理中，网络化的应用已经成为时代的必然发展方向，高校的办公系统同时也适合在大数据时代下进行，在这个大数据背景下，实时性和时效性的要求是必然的，同时，一年一次更新人事档案的方法显而易见已经不合时宜，��现网络化管理可实现档案信息资源的共享，有利于人事档案的开发与利用和共享，人事档案和数据安全的有效保证，可提高人事档案信息的完整性和可靠性。档案信息资源数据库应建立在所有方面，包括参考字段名称，必须规范，如果文件可以提供的内容贫乏，必然给利用文件部门留下没什么重要性的印象。同时还要注重人事档案信息系统软件升级，如果兼容性差，它会导致信息的识别差别大。重视档案管理系统的建设，对管理人员的行为进行监督、奖励，提高员工的工作积极性，使员工能将自己的教学和研究、创作、社会服务和其他工作结果快速、及时、准确地输入到人事档案数据库中。 
　　总而言之，在大数据的时代，应该加强人事档案管理人员的培训，采用不同的训练方法，提高档案管理人员的专业水平，以及相应的管理水平的提高，充分意识到对人事档案管理的重要性，才能做好人事档案管理工作。 
　　主要参考文献 
　　[1]王莉娜，程鹏.大数据环境下高校人事档案的管理与利用[J].兰台世界，2017（3）：40-42. 
　　[2]曹方玲.大数据环境下高校人事档案的管理与利用[J].新西部，2017（13）：118. 
　　[3]李昭.基于.Net的人事信息管理系统的设计与实现[D].天津：南开大学，2014.