浅析医院基建档案管理中的问题及对策

 　【摘要】基建档案是医院档案中的重要组成部分，因其收集难度较大、收集时限较长、内容复杂而成为困扰档案管理人员的难题之一。随着医院的新建、扩建、改建项目增加，基建档案数量有增无减，其在医院管理中的重要作用日益突现。为此，医院综合档案室必须采取措施，以保证基建档案归档的及时性、资料的完整性和准确性。 
　　【关键词】医院；基建档案 
　　随着人民群众对健康的重视，对就医环境和就医条件的需求不断提升，从本世纪开始，扩建、新建、迁建的医院逐年增加，医院基建档案数量也随之大幅度增加。尤其是迁建医院既有新院区，又有老院区，医院为整合、拓展业务范围，对老房进行改建、重新装修，对新房局部功能进行改造，即有新建项目，又有改建项目，还有重新装修项目，种类繁多，这些项目因不在同一院区，且项目性质不同，可能会由不同部门执行，给基建资料的收集造成了较大难度。因此，加强基建档案管理显得尤为重要。 
　　一、基建档案在医院管理中的重要性 
　　基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容。基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程。它具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的基建档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如医院需要工程管线的具体位置，就需调阅查询相关工程竣工图，这时档案就体现出非常高的再利用价值。 
　　二、基建档案管理中存在的问题 
　　（一）各级领导对档案工作重视不够。基建项目在建设过程中，尤其是作为政府的重点工程项目，工程质量、工期和资金使用控制成为医院领导关注的重点，对档案资料的收集、管理方面往往只是口头要求基建管理部门完成，未要求医院档案人员提前介入、跟踪。而医院基建部门内设的资料管理员也非档案工作人员，缺乏基建档案管理意识和档案管理专业知识，同时依赖于工程总承包方收集、汇总资料，鲜少与档案人员进行沟通，使基建档案的收集、整理和归档不及时、欠规范。 
　　（二）基建档案管理制度执行不到位。国家及地方档案行政管理部门制订有档案管理实施办法及相应管理制度，但在执行过程中往往不能落到实处。如“四同步”中要求工程竣工验收时档案人员同时参加，但许多医院不管是新建工程还是改扩建工程，均未通知档案人员到场。 
　　（三）档案工作人员自身档案知识缺乏。医院档案管理人员大多非档案专业人员且兼职居多，只是通过短期业务培训，有的甚至未经过专业培训。由于对档案�Ｒ抵�识缺乏或不足，对综合档案室各类资料的分类、整理也只能做到基本完成，无法对基建部门进行专业指导和培训，更无法对基建资料的日常收集形成有效监督。 
　　三、对策 
　　（一）加强内部宣传和指导，得到领导支持。积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证。基建档案形成涉及基建办、设计单位、施工单位、监理单位等众多单位，单凭医院档案人员是无法完成的。要多学习，多宣传，多讲解，主动作为，争取得到医院领导和基建办的支持，同时与建设项目相关单位多联系、多沟通，取得他们的配合，将档案管理制度切实落到实处。 
　　（二）加强业务培训，熟悉业务。档案人员要熟悉档案管理相关法律、法规，尤其要熟悉基建档案管理知识和国家档案局颁布的《建设项目（工程）档案验收办法》，知晓验收标准，还要了解基建工程建设程序和基建专业知识，并组织各参建单位档案人员共同学习档案业务知识，掌握档案整理立卷规范操作方法，从而保证了基建档案的质量。 
　　（三）完善管理制度、流程，明确责任。工程项目的建设涵盖了立项、勘察、测绘、初步设计、施工、竣工验收、评优选优等阶段，各阶段的资料收集部门均不相同，因此档案人员不仅要知晓工程的进度，熟悉工程的建设流程，而且对各阶段应收集的资料也要做到心中有数。档案室要提前完善管理流程，细化各阶段应收集的资料目录和各类资料应达到的具体要求，以保证基建档案的完整。在工程实施前，医院作为建设单位，首先应制订相应制度，以制度做保障。其次明确各参建单位、各部门在基建档案收集、整理中的责任，即医院档案人员对基建档案的管理、指导、监督责任，基建部门的协调责任，各参建单位的收集、整理、组卷、编目、保管、利用责任。第三，在工程进入施工阶段后，及早与各参建单位资料收集人员对接，随时了解基建档案管理动态，对基建档案形成过程进行有效监管。 
　　（四）纳入考核体系，确保落实。光有制度作保证，还远远不够，还需与档案人员及参建单位档案员的个人利益挂钩，才能使制度落地，流程畅通。将基建档案的管理、指导责任纳入医院档案员个人绩效考核指标，将参建单位的档案收集、管理等责任纳入基建项目考核，同时要求参建单位对档案员进行考核。