中职学籍档案管理的问题分析及对策

 　学籍档案是学生从入学到毕业期间在校学习过程的原始记录，每份学籍档案都记载了学生的很多个人信息。加强学籍档案管理，完善学籍档案管理制度，提高学籍档案管理人员的素质，进而提高学籍档案管理水平，是中职学校教学工作中的一项重要内容。基于此，本文就中职学籍档案管理问题及对策进行了分析和探讨，相信能为中职学籍档案管理工作提供一定的帮助。 
　　1  产生问题的原因 
　　1.1  学生思想不稳定 
　　中职学校主要是通过新生入学后军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，针对新生由初中进入中职学校后的学习方法、如何与人相处、心理健康和思想政治工作等方面进行入学教育。但目前普遍存在入学教育不到位的问题，致使新生入学后很难适应新的生活、学习，容易产生退学念头，学习、生活不稳定，在入学不到半年就出现了退学现象，其他人则往往需要很长时间才能进入正常的中职学习生活中。这无疑会对中职院校的学籍档案管理工作造成影响。 
　　1.2  学籍管理手段比较落后 
　　中职学籍档案管理采用的仍是多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，不仅增加了许多工作，而且信息也无法实现共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，满足不了新时期中职学校教育教学发展的需要。 
　　1.3  重视度不够 
　　由于开学时的学籍注册工作的制度支撑不够，致使职能部门和学生都不重视学籍注册工作，在填写相关信息时不认真、仔细，使得上级领导需要学籍档案数据时查阅不到相关数据信息。 
　　2  如何提高档案管理水平 
　　为贯彻落实《中华人民共和国教育法》《档案法》，严格执行《云南省中等职业学校学籍管理暂行规定》，中职学校要认真做好学籍档案的管理工作。 
　　2.1  学校领导要重视 
　　切实加强对档案工作的领导，将档案工作纳入目标管理，提高档案工作在中职学校的地位，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力问题。按照《档案法》要求，保障档案事业科学化、规范化、制度化建设。加大财力投入，配置档案密集架、计算机、空调、复印机、除湿器、灭火器等重要设施。开展档案行政执法，这样既可以宣传档案工作，又可以加大档案行政执法的力度。 
　　2.2  规范管理 
　　根据《档案法》及档案管理规定，建立健全管理制度，这是做好学籍档案管理工作的基础。学籍管理应以各学生管理处为主，实行过程管理。随着中职学校招生规模的不断扩大和学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，例如招生、就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育、心理健康等，树立服务于教育教学的观念，进一步增强服务功能。 
　　2.3  建立信息化的学籍档案管理平台 
　　现代化管理手段是建立高效、公正、准确、科学、规范的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生人数的不断扩大，校校合作、校企合作日益增多，传统的档案管理再也无法保证这些工作的顺利进行，因此，应使用计算机进行信息化学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立中职学生学籍管理档案库，以随时调用和统计分析。根据用户权限的设置，各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。 
　　2.4  制订严格的日常管理和借阅制度 
　　中职学校必须设立专门的学籍资料管理人员，负责学籍资料的整理、归类和电脑输入，进行数据处理，并成立独立的学籍资料档案室。该档案室是储存各种学籍资料文件、各年级学生学籍档案的重要场所，任何人未经部门领导或学籍资料管理员允许，不得翻阅各种文件和资料，以确保文件和资料的保密性。所有学籍档案文件、资料的入档、保管、借出必须由管理人员负责，每学期必须进行一次全面的清查，需要借阅的文件、资料，应由主管领导批准后，办理借阅手续并按时归还。各类学籍档案管理文件、资料应按类合理放置，做到整齐、易查找。如果丢失，应及时报告，并补回。加强管理，切实做好防火、防盗、防水、防虫等安全管理工作。 
　　2.5  提高学籍档案管理人员的素质 
　　中职学校对学籍档案管理人员素质的要求越来越高，因此，应加强学籍档案管理人员自身素质的建设，包括职业道德和专业水平的提高。应定期对档案管理人员进行在职培训或脱产培训，及时学习新的教育政策、档案法规和文件，了解、掌握现代化管理技术、方法和新形势下的学籍档案管理特点，加强专业理论知识和计算机应用等知识的学习，增强实际运用和操作能力，逐步提高中职学校学籍档案管理队伍的整体素质水平。