充分认识档案管理的重要性，做好档案管理工作

 　摘要：档案是从原始记录转化而来，所以具有极为重要的意义，然而，现实生活中，档案管理工作还存在许多问题，做为档案管理工作者应该面对现实，充分认识档案管理的重要意义，做好档案管理工作，为新时代社会主义建设做出档案管理工作者应有的贡献。 
　　关键词：档案；管理；重要性 
　　所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。因为档案是从原始记录转化而来，所以具有极为重要的意义，然而，现实生活中，档案管理工作还存在许多问题，做为档案管理工作者应该面对现实，充分认识档案管理的重要意义，做好档案管理工作，为新时代社会主义建设做出档案管理工作者应有的贡献。 
　　一、档案管理工作中存在的问题 
　　由于认识上的原因和管理上的原因，在档案管理工作中存在着很多共性问题和个性问题，具体表现在：一是不重视档案。很多管理者包括部分领导认为档案无非是些记录和抄写材料，需要整理和保管，不能给单位创造什么效益，档案管理者不丢失，守好摊，能够查阅档案，应付各级各类检查就可以了；二是档案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。在配备档案管理工作人员时，不是选配专业人员，而是安排一些老弱病残，这些人对档案的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉，加上对档案投入精力有限，造成档案管理混乱；三是不重视档案室硬件建设。档案室建设没有按照档案法标准建设，把档案室放在狭小偏僻的空间，档案室“六防”设备不配套，以至于档案受潮、霉变或虫蛀；四是档案制作不规范。由于档案管理人员配备不够专业，领导要求不严，档案制作五花八门，随意性很大，用纸、装订不符合要求。除以上问题外还有很多问题，不一一例举，这些问题的存在严重影响单位的科学管理，甚至会给革命工作造成不可估量的损失，因此，应该充分认识档案管理的意义，做好档案管理工作。 
　　二、档案管理工作的重要意义 
　　首先，由于档案是一切人事、活动的原始记录，是一个单位工作所留下的痕迹，因此，一个单位建立完整规范的各种档案能够确保在有需要的时候做到有据可依、有证可查。今天，我们在进行着一项全世界瞩目的伟大事业――新时代中国特色社会主义，经济高速发展，职工流动率高、变动频繁是单位普遍存在的现象，为规范管理，各单位的上级主管部门经常会通过查阅档案督查工作，在这种新的形势下，规范科学的档案管理会成为一座坚固的桥梁，为单位工作正常有序开展打下坚实的基础。 
　　其次，由于档案是工作的原始记录，能够为我们提供真实的历史数据，我们能够通过对档案历史数据的统计分析，对某一项工作的发展做出趋势线判断，或者通过数据分析的结果，判断我们所做的决策是否正确，需要进行怎样的调整，为今后更好更有效的开展工作奠定了基础。 
　　最后，档案也是一个单位的成长记录，也是一个单位不可或缺的文化因素，档案既是一个单位的文化沉淀，更是一个单位的�群�及外在形象体现。 
　　正因为档案有着如此重要的地位和意义，我们要努力做好档案管理工作，充分发挥档案的作用，利用档案为我们的事业做贡献。 
　　三、档案管理工作策略和档案作用的发挥 
　　首先注意文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，单位档案应该实行集中管理。一个单位，有很多不同种类的档案，如人事档案、文书档案、财务档案以及与专业工作相关的专业档案等，如果单位具备条件，最好能由专业人员采取专业的设备技术实现集中管理。集中管理有很多优势，如能引起管理层的关注、能更好的实施各项工作制度、能减少管理及维护成本、能节约管理场地的建设、能充分采用先进技术设备进行现代化管理、能减少档案的安全管理难度等保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量的整体性，分类的合理性还有是不是经常使用。 
　　其次是注意档案的维护。让档案美观、直观易于操作。在日常工作中，对档案管理最起码的基本要求是要对档案的完整性、真实性、时效性以及规范性进行维护。完整而又有效规范的档案才能为档案工作提供必要的物质基础。全面完整性主要指以下三个方面，第一是数量的完整，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。第二是质量意义上的完整，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在档案的保管和利用过程中，因各种理化因素或有害生物对各种档案制成材料产生不同程度的损害，一旦发生这些情况，为了使这些破损档案恢复原貌，继续发挥作用，必须由专业人员对破损档案进行及时修复。 
　　第三，现在是计算机信息化时代，一定不要纯粹使用手工管理，而应该选择一款适合本单位的档案管理软件，比如量子伟业、万能档案、易度等。 
　　第四，档案的安全防护。档案的安全防护主要有以下两方面，一是力求档案不受损坏，切实做好防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全；二是要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。档案室管理所用的电脑及数字档案需进行加密处理，档案室内需安装360度无死角摄像头，同时还需做到人离锁落、定期对档案室进行检查清点等。 
　　第五，关于档案的利用。档案能够对历史数据进行统计分析，用以总结过去，为未来的发展提供有利的判断或建议。如统计单位人员流失率以及对辞职原因的分析，既能够让管理者对目前单位人员管理过程进行反思，是薪酬待遇不足、福利不好还是企业文化有所欠缺等，从而进行调整。通过对辞职人员的流向调查分析所形成的档案还能够从侧面了解同行业中竞争对手的实力。所以说，档案，一定要充分利用才能体现其价值，只有重视档案的管理，单位的发展才更有可能蒸蒸日上。 
　　总之，现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。